28 Auswahlkriterien für Field Service Software

Egal ob du bereits mit Field Service Software gearbeitet hast oder bisher noch nichts digitalisiert war – in diesem Artikel haben wir 28 Auswahlkriterien für Field Service Software zusammengestellt, die dir helfen, die passende, moderne Field Service Software für dein Unternehmen auszuwählen.

Denn viele Unternehmen haben den Sprung auf ein digitales Serviceangebot noch nicht vollzogen - wie auch ein Teilnehmer der Umfrage zu Digitalisierung im KVD Trendreport 2023 beschreibt: „Ohne eine Digitalisierungsoffensive, die nicht nur so heißt, sondern in den Unternehmen auch erfolgreich umgesetzt ist, sehe ich hier noch Herausforderungen.“

Anforderungen an eine Field Service Software

Eine moderne Field Service Software muss viele Anforderungen erfüllen, um deinen Außendienst optimal zu unterstützen. Im folgenden Abschnitt findest du eine Übersicht der wichtigsten Funktionen und Kriterien, die du bei der Auswahl einer passenden Lösung berücksichtigen solltest.

Übersicht von Assets und der installierten Basis

Benötigst du einen klaren Überblick über alle deine Anlagen und Geräte, um die installierte Basis optimal zu verwalten? Eine moderne Field Service Software sollte dir helfen, wichtige Informationen zu deinen Assets zentral zu erfassen und den Zustand jederzeit nachvollziehen zu können.

Wartungsplanung

Musst du regelmäßige Wartungspläne für deine Assets erstellen, zum Beispiel für geplante Wartungen oder Inspektionen? Die Software sollte dir dabei helfen, wartungs- oder zeitbasierte Pläne zu erstellen, die automatisch Arbeitsaufträge auslösen.

Einsatzplanung und Disposition

Wie koordinierst du aktuell deine Außendienstmitarbeiter? Benötigst du eine effizientere Lösung, die basierend auf Fähigkeiten und Verfügbarkeit automatisch Aufträge zuteilt? Eine gute Software sollte dir helfen, deine Ressourcen optimal zu nutzen und die richtige Person zur richtigen Zeit zum richtigen Ort zu schicken.

Mobile Zugänglichkeit

Willst du die Software auf mobilen Geräten in Form einer Field Service App nutzen, damit deine Techniker*innen jederzeit Zugriff auf Echtzeit-Informationen haben? Ist es möglich, Daten direkt vor Ort zu erfassen und zu aktualisieren, um papierlose Prozesse zu gewährleisten?

Field Service Software: Das sind die wichtigsten Anforderungen

Digitale Formulare und Checklisten

Braucht dein Team anpassbare digitale Formulare, um Prozesse zu standardisieren und Informationen papierlos zu erfassen? Eine moderne Lösung sollte es ermöglichen, Checklisten individuell zu erstellen und effizient zu nutzen.

Digitale Signaturen

Möchtest du rechtssichere elektronische Unterschriften nutzen, um die Dokumentation zu erleichtern und den Papierverbrauch zu reduzieren?Auftragsmanagement

Wie verwaltest du aktuell Serviceaufträge und Tickets? Soll die Software dir helfen, Aufträge zentral zu organisieren und deren Status in Echtzeit zu verfolgen, um Transparenz und Effizienz zu steigern?

Inventar- und Ersatzteilverwaltung

Hast du einen genauen Überblick über Ersatzteile und Materialien? Soll die Software dir helfen, Bestände zu verwalten und Nachbestellungen zu automatisieren, um Engpässe zu vermeiden?

Kundenmanagement

Wie organisierst du die Informationen deiner Kunden? Benötigst du eine zentrale Datenbank, die alle relevanten Kundendaten sowie die gesamte Servicehistorie dokumentiert, um die Kundenbeziehungen zu verbessern?

Berichtswesen und Analyse

Brauchst du umfassende Reporting-Funktionen, um die Leistung deines Teams zu überwachen? Wie wichtig sind dir anpassbare Dashboards, die auf die spezifischen Informationsbedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten sind?

Offline-Funktionalität

Arbeiten deine Techniker*innen manchmal in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung? Soll die Software auch ohne Internetverbindung funktionieren und die Daten später synchronisieren?

Benutzerfreundlichkeit

Wie intuitiv sollte die Software für deine Mitarbeitenden sein? Ist eine benutzerfreundliche Oberfläche wichtig, um den Schulungsaufwand zu minimieren und die Akzeptanz zu erhöhen?

Sicherheit und Datenschutz

Wie wichtig ist dir die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, wie zum Beispiel der DSGVO? Benötigst du eine Lösung, die sensible Daten verschlüsselt und Zugriffsrechte klar definiert?

Automatisierung

Möchtest du wiederkehrende Aufgaben wie Terminvereinbarungen automatisieren? Soll die Software Workflows automatisieren, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren?

Kundenportal

Möchtest du deinen Kunden ermöglichen, Serviceanfragen selbst zu stellen und Termine zu vereinbaren? Ist es wichtig, dass deine Kunden den Status ihrer Aufträge jederzeit nachvollziehen können?

Flexibilität, Skalierbarkeit und Integration mit bestehenden Systemen

Soll die Software an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anpassbar sein? Muss sie mit dem Wachstum deines Unternehmens problemlos skalieren können? Ist es außerdem notwendig, dass die Software nahtlos mit deinem CRM-, ERP- oder anderen Unternehmenssystemen verbunden wird, um den Datenfluss zu verbessern und bestehende Prozesse zu optimieren?

Kostenkontrolle

Wie detailliert musst du Kosten im Zusammenhang mit Serviceaufträgen nachverfolgen? Benötigst du eine Lösung, die Reisekosten und Arbeitszeiten transparent erfasst?

Echtzeit-Kommunikation

Benötigst du integrierte Kommunikationswerkzeuge wie Chat oder Push-Benachrichtigungen, um die Abstimmung zwischen Technikern und der Zentrale zu erleichtern?

Wissensdatenbank und Dokumentenmanagement

Benötigst du zentralen Zugriff auf technische Dokumentationen und frühere Serviceberichte? Soll die Software Techniker*innen bei der Fehlerbehebung durch gesammelte Informationen unterstützen?

KI-gestützte Diagnose und Asset Copilot

Soll die Software künstliche Intelligenz nutzen, um Diagnosen zu unterstützen und automatische Lösungsvorschläge für bekannte Probleme zu liefern? Moderne Tools wie der remberg Asset Copilot helfen dir außerdem, beim Troubleshooting schneller die richtigen Entscheidungen zu treffen, um Störungen effizient zu beheben.

Kollaborationswerkzeuge

Wie wichtig ist dir die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern? Benötigst du Funktionen wie gemeinsame Notizen oder interne Kommunikationswerkzeuge?

Regulatorische Compliance und Sicherheitsstandards

Musst du gesetzliche Vorschriften einhalten? Soll die Software bei der Dokumentation von durchgeführten Arbeiten gemäß Sicherheitsstandards unterstützen?

Schulungs- und Zertifizierungsmanagement

Benötigst du eine Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiterqualifikationen und Schulungsbedarf? Ist es wichtig, Zertifizierungen zu überwachen und deren Ablaufdaten im Blick zu behalten?

Augmented Reality (AR) Unterstützung

Wäre eine visuelle Unterstützung durch AR hilfreich bei komplexen Reparaturen oder Installationen? Wie könnte die Nutzung von AR-Technologien die Qualität deiner Serviceleistungen verbessern?

Sprachsteuerung und -eingabe

Soll die Software per Sprachbefehl bedienbar sein, um freihändiges Arbeiten zu ermöglichen? Wäre dies hilfreich, um die Effizienz bei Tätigkeiten zu steigern, bei denen beide Hände gebraucht werden?

Multi-Plattform-Unterstützung

Soll die Software auf verschiedenen Betriebssystemen und Geräten (z.B. Android, iOS) laufen? Ist die Kompatibilität mit vorhandener Hardware für dich von Bedeutung?

Feedback- und Bewertungssystem

Möchtest du Feedback von Kunden zur Servicequalität einholen? Ist die Analyse der Kundenzufriedenheit (z.B. in Form eines Net Promoter Score) wichtig, um deine Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern?

Datenschutzkonforme Gestaltung

Legst du Wert auf Funktionen zum Datenschutz und zur Datenminimierung, um die Privatsphäre von Mitarbeitenden und Kunden zu respektieren?

IoT-Integration

Ist die Verbindung zu IoT-Geräten für Echtzeit-Monitoring wichtig? Soll die Software automatisierte Arbeitsaufträge auslösen, basierend auf Maschinendaten?

Auswahlkriterien für die richtige Software

Um die richtige Field Service Software auszuwählen, ist eine gründliche Bedarfsanalyse unerlässlich. Identifiziere die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens und beziehe alle Mitarbeitende in den Prozess ein. Entwickle ein Lastenheft, um die benötigten Funktionen zu ermitteln und priorisiere die Anforderungen entsprechend den Unternehmenszielen.

Vergleiche Anbieter, indem du den Funktionsumfang der verschiedenen Softwarelösungen, Supportangebote sowie Schulungsmöglichkeiten und Referenzen berücksichtigst. Prüfe außerdem die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Compliance, und führe eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um den erwarteten Nutzen gegen die Investitionskosten abzuwägen.

remberg als Field Service Software

Die remberg Asset Plattform ist die perfekte Lösung für alle, die Serviceprozesse mit Field Service Software auf ein neues Level heben wollen. Mit intuitiven Funktionen wie digitaler Einsatzplanung, mobiler Field Service App und dem Asset Copilot, der deine Techniker*innen beim Troubleshooting tatkräftig unterstützt, machst du deinen Außendienst effizienter und deine Kunden zufriedener. Stell dir vor, deine Techniker sind jederzeit bestens vorbereitet und alle Wartungsinformationen sind nur einen Klick entfernt – genau das ermöglicht dir remberg. So wird Field Service Management zum Kinderspiel und du hast mehr Zeit für das, was wirklich zählt: deine Kunden!

Mehr als 100 Unternehmen setzen bereits auf die remberg Asset Plattform, um ihre Serviceprozesse zu optimieren. Hier sind nur einige der Kundenreferenzen:

Ladestationsbetreiber: eliso GmbH, Stadtwerke Olching

Maschinen- & Anlagenbau: Hans WEBER Maschinenfabrik GmbH, Stöckel Werkzeugmaschinen GmbH

Fahrzeuge & Mobile Assets: DOLL Fahrzeugbau GmbH

Abschließende Empfehlungen

• Beginne mit einer gründlichen Bedarfsanalyse unter Einbeziehung des gesamten Teams
• Setze Prioritäten basierend auf den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens
• Wähle eine Software, die flexibel ist und mit deinem Unternehmen wachsen kann
• Achte auf Datenschutz und rechtliche Konformität, um Risiken zu minimieren
• Investiere in Schulungen und Change Management für eine erfolgreiche Implementierung

Entdecke jetzt die remberg Asset Plattform in der interaktiven Produkttour und mach dir selbst ein Bild!