Instandhaltungssoftware Anforderungen 2025
Ohne eine klar definierte Instandhaltungssoftware Anforderungen kann die Suche nach einer passenden Lösung, um Wartungs- und Instandhaltungsprozesse zu digitalisieren, ins Leere laufen.
„Wir haben uns etliche Tools angesehen, waren aber nie sicher, ob sie wirklich all unsere Anforderungen abdecken“, berichtet ein Instandhaltungsleiter aus der Metallverarbeitung. Solche Unsicherheit ist keine Seltenheit, denn oft fehlt eine strukturierte Checkliste mit den wichtigen Must-have-Features.
Eine solche Checkliste verschafft dir nicht nur Überblick, sondern bewahrt dich auch vor bösen Überraschungen: Fehlt etwa die Möglichkeit, Wartungsintervalle automatisch zu erstellen, musst du später nachrüsten – was oft mit Mehrkosten verbunden ist.
Hier stellen wir dir die zentralen Anforderungen an eine moderne Instandhaltungssoftware vor. So kannst du gezielt prüfen, welches System zu dir passt und welche Funktionen in Zukunft unverzichtbar sind.
Instandhaltungssoftware Anforderungen: Um diese Punkte geht es
- Arbeitsaufträge: Von manueller Erfassung bis automatisierter Wartungsplanung
- Assetverwaltung: Strukturierte Übersicht von Anlagen, Gebäuden & Historien
- Mobile Instandhaltung: QR-Code-Scanning, Dokumentenbereitstellung & Offline-Funktion
- Dokumentation & Datenbanken: TÜV-Prüfungen, Betriebsanleitungen und Vertragsmanagement
- Schnittstellen: ERP-Systeme (z. B. SAP) und Condition Monitoring
- Kennzahlen & Auswertungen: Störungsanalysen, Schwachstellenidentifikation und MTTR
- Zukunftssicherheit: KI-Integration, Cloud-Ansätze und offene Schnittstellen
Arbeitsaufträge: Mehr als nur Störmeldungen
In einer modernen Instandhaltungssoftware geht es längst nicht nur darum, spontane Störfälle zu erfassen. Stattdessen sollten manuelle und automatisierte Auftragsprozesse nahtlos ineinandergreifen.
Manuelle und automatisierte Auftragserfassung
- Manuelle Eingabe: Ob per Telefon, E-Mail oder einfach direkt in der Software – du musst Störmeldungen schnell erfassen können, vor allem wenn keine Sensorik verfügbar ist.
- Automatisiertes Condition Monitoring: Vernetzte Maschinen melden dir rechtzeitig kritische Zustände. So lösen sich Arbeitsaufträge „on the fly“ aus, ohne dass erst jemand am Schaltschrank rütteln muss.
Termin- und Ressourcenplanung
Sobald ein Auftrag eingegangen ist, brauchst du im Idealfall alles in einem System: Personalverfügbarkeit, Material- und Werkzeugbestände, externe Dienstleister – all das lässt sich in einer professionellen Lösung hinterlegen. So vermeidest du Doppelbuchungen und sparst dir endlose Abstimmungsschleifen per Mail oder Telefon.
Automatisierte Wartungen
Ein großer Vorteil einer Instandhaltungssoftware besteht in der automatischen Auslösung von zyklischen Wartungsmaßnahmen. Hast du deine Intervalle hinterlegt, generiert die Software rechtzeitig entsprechende Aufträge. Du reduzierst „vergessene“ Wartungen auf ein Minimum – und erhöhst gleichzeitig die Anlagenverfügbarkeit.
Digitale Arbeitsaufträge
Moderne Arbeitsaufträge sollten mehr umfassen als nur „Bitte Getriebe austauschen“. Dank digitaler Checklisten, Sicherheits- und Gefährdungsbeurteilungen, Bauteilanweisungen und Dokumenten kannst du alle relevanten Infos direkt im System hinterlegen. So weiß der oder die Techniker*in vor Ort exakt, was zu tun ist – ohne erst in Aktenordnern zu blättern oder endlos Rückfragen zu stellen.
Dashboard oder Board für Aufgaben
Um den Überblick zu behalten, lohnt sich ein Kanban-ähnliches Board oder ein Ampelsystem, in dem alle Aufträge nach Status geordnet sind: Offen, Aktiv, Wartend, Abgeschlossen. Führungskräfte sehen auf einen Blick, wo Engpässe auftreten, während die Techniker*innen immer genau wissen, welche Jobs priorisiert werden müssen. Das fördert Transparenz und spart dir gleichzeitig viel Koordinationsaufwand.
Assetverwaltung: Struktur und Historie im Griff
Eine durchdachte Assetverwaltung bildet das Rückgrat jeder Instandhaltungssoftware. Du willst nicht nur wissen, wo deine Maschinen stehen, sondern auch, was an welchen Anlagen passiert ist – und zwar detailliert und revisionssicher.
Maschinen- und Anlagenstrukturen
Moderne Systeme erlauben dir ein hierarchisches Abbild deiner Produktionsumgebung: von Standort über Halle und Linie bis hin zum einzelnen Aggregat. So findest du dich selbst in großen Werkeinheiten oder übergreifenden Strukturen mit mehreren Werken schnell zurecht. Im Idealfall navigierst du dich per Mausklick durch die Ebenen, um beispielsweise von der Fertigungshalle direkt zur entsprechenden Maschine zu gelangen.
Gebäude und Facility Management
In vielen Betrieben geht es nicht nur um rein produktionsnahe Maschinen. Auch Gebäude, Räume, Klimaanlagen oder andere Infrastruktureinheiten können Assets sein, die regelmäßig gewartet werden. Gute Softwarelösungen ermöglichen es dir, all diese Facility-Elemente genauso zu erfassen und zu verwalten, als würdest du mit klassischen Produktionsmitteln arbeiten.
Digitale Lebenslaufakte
Jede Anlage sammelt mit der Zeit eine Fülle von Daten: Störungen, Reparaturen, Wartungsintervalle – alles wandert in eine digitale Lebenslaufakte. So hast du den kompletten Lebenszyklus auf einen Blick. Ein Mitarbeiter aus der Automobilindustrie formulierte es einmal so: „Ich kann für jedes einzelne Werkzeug sofort sehen, wann es das letzte Mal überholt wurde und welchen Fehlercode es damals angezeigt hat.“ Dadurch gewinnst du wertvolle Erkenntnisse über Ausfallhäufigkeiten und erkennst Schwachstellen schneller.
Audit-Unterstützung
Für viele Branchen sind ISO-Zertifizierungen wie ISO 9001, TÜV-Prüfungen oder andere Audits an der Tagesordnung. Eine gute Instandhaltungssoftware bietet dafür revisionssichere Nachweise: Jede Wartung, jeder Austausch und jede Sicherheitsüberprüfung wird lückenlos dokumentiert. So bist du auf externe Prüfungen stets gut vorbereitet – ohne erst in Akten oder Excel-Sheets kramen zu müssen.
Mobile Instandhaltung: Arbeiten, wo die Maschine steht
Gerade in weitläufigen Produktionshallen oder an schwer zugänglichen Anlagen ist eine mobile Lösung unverzichtbar. Schließlich willst du Störungen direkt vor Ort erfassen und nicht erst den Umweg über den Büro-PC nehmen.
Anlagenidentifikation per QR-Code
An der Anlage ankommen, QR-Code scannen – schon öffnet sich die vollständige Stammdaten- und Wartungshistorie. Ein Techniker eines mittelständischen Metallverarbeiters fasst es so zusammen:
„Früher musste ich mit Notizblock durch die Halle rennen und später alles im System nachtragen. Jetzt scanne ich den Code und habe direkt alle Infos zur Hand.“
Dokumentenbereitstellung unterwegs
Explosionszeichnungen, Checklisten oder Sicherheitsanweisungen liegen oft in umfangreichen Ordnern. Mit einer mobilen App hast du alle relevanten Dokumente sofort griffbereit – auf Tablet oder Smartphone. So kannst du beispielsweise direkt vor Ort prüfen, wie ein defektes Bauteil ausgetauscht werden muss.
Mobile Auftragserfassung
Warum zum Schreibtisch zurücklaufen, um eine Störung zu melden? Erstelle Arbeitsaufträge einfach unterwegs: Du sparst Zeit und stellst sicher, dass keine Details vergessen werden. Ein kurzer Kommentar, optional ein Foto oder Video – und schon ist die Meldung im System.
Online-Support
Wenn doch mal Unklarheiten auftauchen, helfen integrierte Hilfetexte, FAQs oder Chatfunktionen weiter. Du bleibst unabhängig von Bürozeiten oder Service-Hotlines und kannst in Echtzeit nachschauen, welche Lösungsvorschläge es für einen bestimmten Fehlercode gibt.
Datenbanken & Dokumentation: Ordnung ist das halbe Leben
Damit deine Instandhaltung revisionssicher und effizient bleibt, muss jede Information exakt dort abrufbar sein, wo du sie brauchst. Von Sicherheitsprüfungen über Betriebsanleitungen bis hin zu Serviceverträgen: Eine gute Instandhaltungssoftware lässt dich nicht erst in Ordnern und Excel-Tabellen wühlen.
Wiederkehrende Prüfungen
TÜV-Termine, Arbeitssicherheit, CE-Konformität: All diese gesetzlich vorgeschriebenen oder freiwilligen Prüfungen müssen lückenlos dokumentiert werden.
„Wir hatten früher schon mal eine anstehende Prüfung beim TÜV vergessen. Das war nicht nur peinlich, sondern kostete uns auch eine Menge Zeit und Geld,“ erzählt ein Verantwortlicher aus der Kunststoffbranche.
Mit Terminüberwachung in deiner Software umgehst du solche Patzer und bleibst stets audit-bereit.
Inbetriebnahme- und Prüfprotokolle
Zentral abgelegte Prüfprotokolle pder ähnliche Berichte und Checklisten helfen nicht nur bei Audits oder internen Qualitätsprüfungen. Sie dienen auch als Nachschlagewerk, wenn du zum Beispiel wissen willst, wer wann welches Bauteil ausgetauscht hat – und ob dabei irgendwelche Probleme aufgetreten sind.
Betriebsanleitungen und technische Dokumentationen
Ob Schaltplan, R&I-Schema oder Explosionszeichnung – all diese Informationen sollten jederzeit griffbereit sein. Ein guter Dokumentenmanager verknüpft diese Daten direkt mit dem entsprechenden Asset. So kannst du bei einer Störung schnell herausfinden, wie du an eine verbaute Komponente gelangst, ohne erst verschiedene Ordner durchforsten zu müssen.
Serviceverträge und Garantien
Auch in puncto Vertragsmanagement kann eine Instandhaltungssoftware wertvolle Dienste leisten. Wann laufen Serviceverträge aus, welche Gewährleistungsfristen gelten? Mit einem zentralen Überblick vermeidest du, dass vertraglich zugesicherte Leistungen verfallen oder du dringend benötigte Ersatzteile selbst bezahlen musst, obwohl noch Garantie besteht.
Schnittstellen: ERP- und Condition-Monitoring-Anbindung
Selbst die beste Instandhaltungssoftware entfaltet ihr volles Potenzial erst, wenn sie reibungslos mit deinen anderen Systemen zusammenarbeitet. Genau hier kommen Schnittstellen ins Spiel – von ERP-Systemen (etwa SAP) über MES-Lösungen bis hin zu Condition-Monitoring-Plattformen.
ERP-Schnittstellen (z. B. SAP)
Wer kennt es nicht: Bestellprozesse, Materialbuchungen, Produktionsplanung – all das läuft bei vielen Unternehmen via SAP oder einem anderen ERP. Damit du nicht doppelte Daten pflegen musst, sollte deine Instandhaltungssoftware eine nahtlose Anbindung bieten.
Echtzeit-Daten für Condition Monitoring
Je nach gewählter Instandhaltungsstrategie ist die Kopplung an Sensorik und Condition-Monitoring-Systeme wichtig. So fließen z. B. Schwingungs- oder Temperaturdaten einer Anlage sofort in deine Instandhaltungssoftware ein. Überschreiten die Messwerte definierte Grenzbereiche, löst das System automatisch einen Wartungs- oder Störauftrag aus. Das beschleunigt nicht nur deine Reaktionszeiten, sondern ermöglicht dir auch präventive Wartungsmaßnahmen, bevor ein Ausfall überhaupt entsteht.
Auswertung & Kennzahlen: Mach deine Instandhaltung messbar
Instandhaltungsdaten sind mehr als nur Zahlen – richtig ausgewertet helfen sie dir, Ursachen für Ausfälle, MTTR oder MTBF klar zu identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. So verwandelst du deine Instandhaltung von einer reaktiven in eine datengetriebene Disziplin.
Störungs-/Fehlerverursacher-Analyse
Deine Software sollte auf Knopfdruck zeigen, welche Anlagen oder Komponenten besonders häufig Störungen melden.
Schwachstellenanalyse
Im nächsten Schritt geht es darum, wiederkehrende Probleme zu erkennen. Tritt der gleiche Fehlercode immer wieder auf oder gibt es bestimmte Bauteile, die überdurchschnittlich oft ausfallen? Eine gute Software unterstützt dich dabei, Muster zu erkennen und rasch geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Ob das ein verbessertes Ersatzteil, häufigere Inspektionen oder ein neues Setup ist – du triffst deine Entscheidungen auf Grundlage solider, historischer Daten statt aus dem Bauch heraus.
Zukunftssicherheit & KI: Mach dich bereit für Industrial AI
Die Instandhaltung der Zukunft denkt weiter als den nächsten Wartungsplan: KI-basierte Analyse und Predictive Maintenance sind längst keine reinen Buzzwords mehr, sondern in vielen Unternehmen schon Realität. Hier entscheidet sich, wie gut du für kommende Instandhaltungssoftware Anforderungen gerüstet bist.
KI-basierte Analyse / Diagnose
Egal ob du auf Predictive Maintenance, Asset Copilot oder andere KI-gestützte Technologien setzt – entscheidend ist, dass deine Instandhaltungssoftware solche Anwendungen integrieren kann. Das System muss in der Lage sein, verschiedenste Datenquellen zu verarbeiten und so prognostische Erkenntnisse abzuleiten.
„Wir wollten eine Lösung, die in ein paar Jahren nicht schon wieder veraltet ist – KI-Optionen und skalierbare IT-Strukturen waren daher von Anfang an ein Muss.“ – Innovationsmanager aus der Automobilbranche.
Damit stellst du sicher, dass du bei Bedarf neue KI-Funktionen einfach hinzubuchen oder freischalten kannst, ohne ein komplettes System-Remake zu brauchen.
Mit dem remberg Asset Copilot kannst du Störfälle schneller lösen.
Moderne Datenhaltung (Cloud, offene Schnittstellen)
Daten sind der Rohstoff deiner Instandhaltung. Nutzt du eine cloudbasierte Lösung, profitierst du oft von automatischen Updates, höherer Flexibilität und einfacher Standortübergreifender Zusammenarbeit. Offene Schnittstellen (APIs) ermöglichen es, auch externe Tools oder neue KI-Modelle anzudocken, ohne in monatelange Integrationsprojekte zu verfallen. So bleibst du skalierbar und kannst deine Instandhaltung bedarfsgerecht ausbauen – von ersten Condition-Monitoring-Ansätzen bis hin zu automatisierten Predictive-Maintenance-Szenarien.
Mit der richtigen Checkliste zur passenden Instandhaltungssoftware
Eine zeitgemäße Instandhaltungssoftware sollte mehr abdecken, als nur eine Wartungsplanung. Von der Auftragserfassung über die Assetverwaltung bis hin zu KI-Funktionen: All diese Bereiche müssen ineinandergreifen, damit du deine Wartungsprozesse auf das nächste Level heben kannst.
Unser Tipp: Lege dir eine eigene Muss-/Soll-/Kann-Liste mit unserer Vorlage an. So stellst du sicher, dass du alle Features im Blick hast und keine Funktion übersehen wird, die später teuer nachgerüstet werden müsste.