Instandhaltungsstrategien: Reaktiv, präventiv, zustandsbasiert & vorausschauend
Viele Instandhaltungsteams arbeiten im „Feuerwehrmodus". Das bestätigt auch der remberg Instandhaltungsreport 2025: 46 % aller Instandhaltungsaufgaben sind reaktiv, und zahlreiche Betriebe kämpfen wöchentlich mit 5 bis 20 Notfalleinsätzen. Störungen werden auf Zuruf gemeldet, Ausfälle müssen sofort behoben werden, wichtige Inspektionen und Wartungen bleiben liegen. Wartungsrückstände werden zum Risiko – und führen häufig zu neuen Störungen. Im Instandhaltungsreport wird auch deutlich, nur 25 % der Betriebe erfassen aktuell überhaupt die Kosten ihrer Stillstände – was es schwer macht, eine klare Strategie zu priorisieren und die richtigen Maßnahmen zu wählen.
Die Lösung: Eine klare, durchdachte Instandhaltungsstrategie auf Basis eines modernen datengetriebenen CMMS, die dich aus reaktiven Abläufen herausführt und den Weg hin zu vorbeugenden oder vorausschauenden Maßnahmen ebnet.
In diesem Beitrag erfährst du:
- welche Instandhaltungsstrategien es gibt
- wie sie funktionieren
- welche Vor- und Nachteile sie haben
- wie du die passende Strategie für deinen Betrieb auswählst
- und wie moderne Instandhaltungssoftware (CMMS) dich unterstützt
Was sind Instandhaltungsstrategien?
Instandhaltungsstrategien legen fest, wann und wie Instandhaltungsmaßnahmen ausgeführt werden. Ziel ist es, Ausfälle zu minimieren, die Lebensdauer von Maschinen zu verlängern und Kosten zu reduzieren.
Für unterschiedliche Anlagen und Einsatzszenarien eignen sich unterschiedliche Strategien.
Die 5 wichtigsten Instandhaltungsstrategien im Überblick
Es gibt fünf verschiedene Instandhaltungsstrategien, die Unternehmen je nach ihren individuellen Anforderungen und Zielen einsetzen können.
Reifegradmodelle für Instandhaltungsstrategien
Häufig wird ein Reifegradmodell genutzt, um Instandhaltungsstrategien darzustellen. Dieses Modell hilft in jedem Fall, die Optimierung der Wartungsprozesse zu visualisieren. Doch nicht alle Anlagen oder Maschinen müssen den höchsten Reifegrad erreichen – manche, wenn nicht sogar ein Großteil – werden nie vorausschauende Instandhaltung benötigen. Es ist oft effektiver und kostengünstiger, für bestimmte Maschinen bei präventiver oder zustandsbasierter Wartung zu bleiben.
Werfen wir einen Blick auf die Strategien im Detail:
Reaktive Instandhaltung
Bei der reaktiven Instandhaltung, auch "Feuerwehrstrategie" genannt, wird erst dann eingegriffen, wenn eine Anlage oder Maschine bereits ausgefallen ist. Ziel dieser Methode ist es, die Lebensdauer der Komponenten maximal auszunutzen, ohne vorher Instandhaltungsmaßnahmen zu ergreifen.
Als Beispiel kannst du dir ein Unternehmen vorstellen, das eine Produktionsanlage betreibt, in der Maschinen erst dann repariert werden, wenn sie ausgefallen sind. Das bedeutet, dass ein Techniker erst dann gerufen wird, wenn die Maschine bereits steht und die Produktion unterbrochen ist.
Reaktive Instandhaltung ist für Unternehmen geeignet, die über einfache und kostengünstig zu reparierende Maschinen verfügen oder bei denen Ausfallzeiten keine gravierenden Auswirkungen auf den Betrieb haben.
Reaktive Instandhaltung: Zusammenfassung
Diese Strategie kann kurzfristig zu Kosteneinsparungen führen, da keine regelmäßige Wartung durchgeführt wird. Unvorhergesehene Ausfälle führen in der Regel jedoch zu längeren Stillstandszeiten und höheren Reparaturkosten.
Vorbeugende Instandhaltung
Die vorbeugende Instandhaltung basiert auf einem geplanten Wartungsansatz, bei dem regelmäßige Inspektionen und Wartungen durchgeführt werden, um Ausfälle zu vermeiden. Diese Methode basiert auf festen Wartungsintervallen, unabhängig vom aktuellen Zustand der Maschine.
So kann z.B. ein Unternehmen alle drei Monate eine komplette Inspektion und Wartung wichtiger Produktionsmaschinen durchführen. Dies beinhaltet den Austausch von Verschleißteilen und eine gründliche Inspektion aller mechanischen Komponenten.
Vorbeugende Instandhaltung eignet sich für Unternehmen, die eine hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit ihrer Maschinen sicherstellen müssen, insbesondere wenn Ausfallzeiten erhebliche Kosten oder Produktionsverzögerungen verursachen.
Vorbeugende Instandhaltung: Zusammenfassung
Durch regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen können unerwartete Ausfälle und teure Reparaturen minimiert und die Lebensdauer und Zuverlässigkeit von Maschinen, Anlagen & Equipment verbessert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass so gut wie jedes Asset von einer vorbeugenden Instandhaltungsstrategie profitieren kann. Allerdings sind die initialen Kosten für Wartung und Inspektionen etwas höher.
Zustandsbasierte Instandhaltung
Die zustandsbasierte Instandhaltung basiert auf der kontinuierlichen Überwachung und Analyse der Betriebsbedingungen von Maschinen und Anlagen. Wartungsarbeiten werden nur dann durchgeführt, wenn Sensoren und deren Daten eine Abweichung vom normalen Betriebszustand anzeigen. Dies ermöglicht ein gezieltes und bedarfsorientiertes Eingreifen.
In der Praxis kann ein Unternehmen Sensoren an seinen Maschinen installieren, die Temperatur, Vibration und andere Betriebsparameter in Echtzeit überwachen. Wenn die Sensoren Abweichungen von den Normwerten feststellen, wird eine Wartung veranlasst, bevor ein größerer Schaden entsteht.
Diese Strategie ist ideal für Unternehmen, die eine präzise, bedarfsorientierte Instandhaltung bevorzugen und in IT- und Datenanalysetechnologien investieren können. Sie eignet sich besonders für kritische und teure Anlagen, bei denen ungeplante Ausfälle erhebliche Auswirkungen haben.
Zustandsbasierte Instandhaltung: Zusammenfassung
Zustandsbasierte Instandhaltung optimiert die Lebensdauer von Maschinen und reduziert unnötige Wartung. Die Umsetzung erfordert jedoch Investitionen in Überwachungstechnologie und Fachwissen zur Dateninterpretation.
Vorausschauende Instandhaltung
Vorausschauende Instandhaltung, auch bekannt als Predictive Maintenance, nutzt fortschrittliche Datenanalysen und maschinelles Lernen, um den optimalen Zeitpunkt für Wartungsmaßnahmen vorherzusagen. Ziel ist es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu Ausfällen führen.
Vor allen Dingen verwenden größere Unternehmen mit kritischen Anlagen und Maschinen Sensoren, um Daten über Vibrationen, Temperatur und andere Betriebsparameter der Maschinen zu sammeln. Diese Daten werden zusammen mit historischen Wartungs- und Betriebsdaten analysiert. Mit Hilfe von Algorithmen wird vorhergesagt, wann ein Maschinenteil wahrscheinlich ausfallen wird. So kann die Wartung genau geplant und durchgeführt werden, bevor es zu einem Ausfall kommt.
Vorausschauende Instandhaltung eignet sich besonders für Unternehmen mit sehr komplexen und teuren Anlagen, bei denen ungeplante Ausfälle erhebliche Kosten verursachen können. Diese Strategie ist ideal für Branchen, in denen eine hohe Maschinenverfügbarkeit entscheidend ist und Investitionen in fortschrittliche Technologien und Fachwissen in spezieller Predictive Maintenance Software gerechtfertigt sind: So kombiniert Siemens derzeit Predictive Maintenance Technologien mit Generativer KI um neue Anwendungsfälle zu ermöglichen.
Vorausschauende Instandhaltung: Zusammenfassung
Diese Strategie bietet maximale Verfügbarkeit und minimiert die vormals sehr hohen Reparatur- und Instandhaltungskosten durch gezielte Maßnahmen. Sie erfordert jedoch hohe Anfangsinvestitionen in Technologie und spezialisiertes Personal für IT-Infrastruktur und Datenanalyse.
Weitere Strategien und Konzepte rund um Instandhaltungsstrategien
Neben den oben genannten Instandhaltungsstrategien gibt es noch weitere erwähnenswerte Konzepte:
Total Productive Maintenance (TPM):
TPM verfolgt das Ziel, die Anlagenverfügbarkeit zu maximieren, indem alle Mitarbeitenden aktiv in den Instandhaltungsprozess eingebunden werden.
Autonome Instandhaltung:
Ein Bestandteil von TPM: Maschinenverantwortliche führen grundlegende Wartungsaufgaben wie Reinigen, Schmieren und einfache Inspektionen selbst durch. Das reduziert Ausfallzeiten, fördert Verantwortungsbewusstsein und steigert die Effizienz.
KI-Copilot / Industrial Copilot:
KI-Copiloten unterstützen Teams durch automatische Auswertung von Sensordaten und Wartungshistorien. Sie schlagen Lösungen vor, erstellen Wartungspläne und liefern Schritt-für-Schritt-Anleitungen. So lassen sich Ausfälle frühzeitig verhindern und Wartungsprozesse optimieren.
Welche Instandhaltungsstrategie passt zu deinem Betrieb?
Die Wahl der richtigen Instandhaltungsstrategie hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B.:
- Unternehmensziele: Will dein Unternehmen Kosten sparen, die Anlagenverfügbarkeit erhöhen, die Produktsicherheit verbessern oder Compliance mit Standards und Normen in der Instandhaltung herstellen?
- Komplexität der Anlagen und Maschinen: Je komplexer und kritischer die Anlagen und Maschinen sind, desto eher eignet sich eine zustandsorientierte oder vorausschauende Instandhaltungsstrategie.
- Vorhandenen Ressourcen und dem Know-how: Verfügt dein Unternehmen über das nötige Fachwissen und die technischen Voraussetzungen für die Umsetzung einer bestimmten Instandhaltungsstrategie?
- Gesetzlichen Anforderungen: In einigen Branchen gibt es strenge gesetzliche Vorgaben für die Instandhaltung von Anlagen und Maschinen, die eingehalten werden müssen.
Typische Herausforderungen bei der Wahl der richtigen Instandhaltungsstrategie
Bei der Wahl der richtigen Instandhaltungsstrategie kann es zu folgenden, typischen Herausforderungen kommen:
- Fehlender Überblick über Anlagen & Historie
- Komplexe Fertigungsketten
- Manuelle oder lückenhafte Dokumentation
- Ineffiziente, selbst entwickelte Prozesse
- Fehlende Akzeptanz im Team
- Mangelndes Ersatzteilmanagement
- Kostendruck
Wie Instandhaltungssoftware deine Instandhaltungsstrategie unterstützt
Instandhaltungssoftware (auch CMMS Software oder Wartungsmanagement-Software) spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung einer effizienten Strategie. Sie bietet zahlreiche Funktionen und Vorteile, die den gesamten Wartungs- und Reparaturprozess optimieren.
Mit Instandhaltungssoftware zentralisierst du alle relevanten Daten zu Anlagen, Maschinen und deren Wartungshistorie an einem Ort. Das ermöglicht einen schnellen und einfachen Überblick über den aktuellen Zustand und vergangene Instandhaltungsmaßnahmen.
Automatisierte Planung und Terminierung
Moderne Software unterstützt dich bei der Wartungsplanung. So erhältst du automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen, wenn Wartungsintervalle anstehen, was die Einhaltung präventiver Wartungspläne erleichtert.
Echtzeitüberwachung und -analyse
Moderne Instandhaltungssoftware kann Daten von Sensoren und IoT-Geräten in Echtzeit überwachen und analysieren. Dies ist besonders nützlich für zustandsbasierte und vorausschauende Instandhaltungsstrategien, da potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Effizientes Ersatzteilmanagement
Software hilft beim Ersatzteilmanagement, indem sie den Bedarf an Ersatzteilen verfolgt und rechtzeitig Bestellungen auslöst. So wird sichergestellt, dass die notwendigen Teile für geplante Wartungsarbeiten immer zur Verfügung stehen.
Verbesserte Dokumentation und Berichterstattung
Eine umfassende und mobile Dokumentation aller Instandhaltungsaktivitäten mit Hilfe von digitalen Berichten und Checklisten, wie z.B. in Wartungsprotokollen ist unerlässlich. Instandhaltungssoftware ermöglicht eine lückenlose Protokollierung und erstellt Berichte, die helfen, Trends zu analysieren und Instandhaltungsstrategien zu optimieren.
Effizienzsteigerung und Kostensenkung
Durch die Automatisierung und Optimierung der Instandhaltungsprozesse trägt die Software dazu bei, Ausfallzeiten zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Dies führt letztlich zu geringeren Instandhaltungskosten und einer längeren Lebensdauer von Anlagen und Maschinen.
Instandhaltungssoftware fördert außerdem die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Sie ermöglicht eine klare Kommunikation und Koordination von Aufgaben, was zu einer reibungsloseren Umsetzung der Instandhaltungsstrategie führt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Instandhaltungssoftware ein wesentliches Element für den Übergang von einem reaktiven zu einem proaktiven Instandhaltungsansatz ist und den Weg für noch fortschrittlichere Technologien ebnet.
Einkaufsführer Instandhaltungssoftware
Du suchst eine Instandhaltungssoftware, die wirklich zu deinem Team passt? Dieser kompakte Guide hilft dir dabei, Klarheit zu gewinnen. Finde die richtige Software – in nur 30 Minuten.
Erfolgsmessung: Welche KPIs zeigen, ob deine Instandhaltungsstrategie funktioniert?
Erfolgsmessungen einer Instandhaltungsstrategie sind enorm wichtig und erfolgen durch die Analyse von Kennzahlen wie Maschinenverfügbarkeit, Ausfallzeiten, Wartungskosten und der durchschnittlichen Reparaturzeit.
Geplante vs. ungeplante Instandhaltungsmaßnahmen
Ein wichtiger Indikator für den Erfolg einer Instandhaltungsstrategie ist das Verhältnis zwischen geplanten und ungeplanten Instandhaltungsmaßnahmen.
- Geplante Instandhaltungsmaßnahmen: Diese Maßnahmen werden im Voraus geplant und durchgeführt, um Ausfälle zu verhindern.
- Ungeplante Instandhaltungsmaßnahmen: Darunter fallen Reparaturen, um einen unerwarteten Fehler zu beheben.
Ein hoher Anteil an geplanten Instandhaltungsmaßnahmen deutet darauf hin, dass die Instandhaltungsstrategie effektiv ist und Ausfälle erfolgreich verhindert werden.
Kosten
Die Kosten für die Instandhaltung sind ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Erfolgsmessung einer Instandhaltungsstrategie zu berücksichtigen ist. Dazu gehören
- Personalkosten (Technik- & Instandhaltungsteams)
- Materialkosten (Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien)
- Fremdleistungen (externe Servicepartner)
- Ausfallkosten (Produktionsunterbrechungen, Lieferverzögerungen)
Dashboards & Analysen: Erfolg sichtbar machen
Dashboard & Analysen sind wichtig, um wichtige Kennzahlen für die Instandhaltung visualisiert darzustellen. Dazu können z.B. folgende Kennzahlen gehören:
- Anteil geplante vs. ungeplante Instandhaltung
- MTTR (Mean Time to Repair)
- MTBF (Mean Time Between Failures)
- Wartungskosten pro Anlage oder Maschine
- Anlagen- und Maschinenverfügbarkeit
- Anzahl der Ausfälle
Ein Dashboard kann helfen, den Erfolg der Instandhaltungsstrategie zu verfolgen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren, beispielsweise wann man eine Anlage oder Maschine modernisieren oder austauschen sollte.
Praxisbeispiel: Knuspr kombiniert vorbeugende Maßnahmen mit blitzschneller Störfallreaktion
Der Online-Lebensmittelhändler Knuspr nutzt Automatisierung und vorbeugende Instandhaltung, um seine automatisierten Lager- und Bereitstellungssysteme stets betriebsbereit zu halten. Mit dem Einsatz der remberg Instandhaltungssoftware werden Störfälle sofort erfasst, priorisiert und den Technikteams zugewiesen. Durch die Digitalisierung und Verwendung von QR-Codes zur schnellen Problemmeldung werde Stillstandszeiten und Ausfälle erheblich reduziert, was die Effizienz steigert.
Weitere Details findest du in der vollständigen Fallstudie.
Der Online-Lebensmittelhändler Knuspr setzt auf einen hybriden Instandhaltungsansatz und realisiert diesen mit remberg.
Fazit: Von der reaktiven zur proaktiven Instandhaltung – Schritt für Schritt
Mit der richtigen Instandhaltungsstrategie, klaren Prozessen und einer passenden Instandhaltungssoftware kannst du Ausfälle reduzieren, Kosten senken und die Anlagenverfügbarkeit steigern.