Verfahrensanweisung: Definition und Beispiele
Die Anforderungen an Instandhaltung, Service und Wartung steigen stetig. Es wird immer komplexer, die Prozesse rund um Service und Instandhaltung zu managen. Gut dokumentierte und einheitliche Prozesse sind daher von großer Bedeutung. Auch im Rahmen von Audits spielen Prozessdokumentationen eine entscheidende Rolle. Verfahrensanweisungen sind dabei ein elementarer Bestandteil, um qualitativ hochwertige Prozesse im Betrieb zu etablieren.
In diesem Artikel beschreiben wir, was Verfahrensanweisungen auszeichnet. Wir zeigen, wie sie strukturiert sein sollten und wie man sie am besten gestaltet und einsetzt. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf den Einsatz von modernen Softwarelösungen. Diese vereinfachen nicht nur die Erstellung und Handhabung von Verfahrensanweisungen, sondern revolutionieren auch die Art und Weise, wie Teams in Service und Wartungen in Zukunft arbeiten.
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Was ist eine Verfahrensanweisung
Verfahrensanweisungen sind im Wesentlichen strukturierte Anweisungen und formelle Dokumente für die Abläufe in einem Unternehmen. Sie beschreiben detailliert, wie verschiedene Ressourcen - Menschen, Maschinen und Materialien - systematisch zusammenarbeiten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, sei es ein Produkt oder ein Dienstleistungsergebnis. Darüber hinaus werden Verfahrensanweisungen eingesetzt, um Prozesse effizienter zu gestalten, sie zu standardisieren und sie zu dokumentieren:
Hohe Prozesssicherheit
Verfahrensanweisungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer hohen Prozesssicherheit. Durch die genaue Dokumentation jedes einzelnen Schrittes wird das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten minimiert. Dies ist besonders wichtig in Bereichen, in denen es auf Präzision und Zuverlässigkeit ankommt. Wenn jeder Prozessschritt klar definiert ist, können Unternehmen sicherstellen, dass die Prozesse auch unter wechselnden Bedingungen oder bei wechselnden Teammitgliedern konstant bleiben. Das führt zu einer verbesserten Qualität der Endprodukte oder Dienstleistungen und stärkt das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern.
Einheitliche Standards
Ein weiterer entscheidender Vorteil von Verfahrensanweisungen ist die Schaffung und Aufrechterhaltung einheitlicher Standards. Dies ist unerlässlich, um eine konsistente Leistungserbringung über verschiedene Teams und Standorte hinweg zu gewährleisten. In der Automobilindustrie unterstützen Verfahrensanweisungen beispielsweise die Einhaltung der IATF-Norm 16949, einem weltweit anerkannten Standard für Qualitätssicherungssysteme in der Automobilindustrie. Durch die Festlegung einheitlicher Arbeitsverfahren wird die Kompatibilität von Teilen und Prozessen sichergestellt, was für die globale Lieferkette von entscheidender Bedeutung ist.
Auditierbarkeit
Schließlich ermöglichen Verfahrensanweisungen eine effektive Auditierbarkeit, die Einhaltung von Industriestandards und erlaubt es Verantwortlichen nachzuweisen, dass Prozesse gemäß der Vorgaben abgewickelt wurden. So sind zum Beispiel bei der Prüfung von Energieanlagen oder in der Lebensmittelindustrie mit Standards wie IFS Version 7 sind detaillierte Verfahrensanweisungen unerlässlich, um die Einhaltung der strengen regulatorischen Anforderungen zu gewährleisten. Im Facility Management, insbesondere im Rahmen der Betreiberpflichten, sind Verfahrensanweisungen entscheidend, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen erfüllt werden. Sie dienen als Nachweis, dass alle notwendigen Maßnahmen zur Risikominimierung getroffen wurden.
Was gehört in eine Verfahrensanweisung?
Eine wirksame Verfahrensanweisung ist mehr als eine Liste von Aufgaben. Sie ist ein umfassendes Dokument, das verschiedene Schlüsselelemente enthält, um ihre Wirksamkeit und Relevanz sicherzustellen. Hier die wichtigsten Elemente, die auch in dem Blog von SMCT-Management sehr gut beschrieben werden:
Zweck der Verfahrensanweisung: Jede Verfahrensanweisung beginnt mit einer klaren Definition ihres Zwecks. In diesem Abschnitt wird erläutert, warum die Verfahrensanweisung erstellt wurde und welches Ziel sie verfolgt. Dies kann von der Verbesserung der Prozesseffizienz bis zur Sicherstellung der Konformität mit bestimmten Industriestandards reichen.
Anwendungsbereich: Der Geltungsbereich legt fest, wo und wann die Verfahrensanweisung angewendet wird. Er legt fest, welche Abteilungen, Prozesse oder Standorte betroffen sind. Diese Klarheit ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Verfahrensanweisung im richtigen Kontext verwendet wird.
Ergänzende Dokumente: In diesem Abschnitt werden alle zusätzlichen Dokumente aufgeführt, die für das Verständnis und die Umsetzung der Verfahrensanweisung relevant sind. Dies können z.B. Arbeitsanweisungen, Ablaufdiagramme, Sicherheitsrichtlinien oder Betriebsanleitungen sein.
Thema: Das Thema gibt einen Überblick über den Inhalt und die Schwerpunkte der Verfahrensanweisung. Es hilft den Mitarbeitern, die Relevanz der Verfahrensanweisung für ihre spezifischen Aufgaben schnell zu erkennen.
Änderungshistorie: Um die Entwicklung und Aktualisierung der Verfahrensanweisung nachvollziehen zu können, ist eine Änderungshistorie unerlässlich. Sie dokumentiert, wann und warum Änderungen vorgenommen wurden, was insbesondere für die Qualitätssicherung und bei Audits wichtig ist.
Beispiele von Verfahrensanweisungen
Werfen wir einen Blick darauf, wo Verfahrensanweisungen zum Einsatz kommen:
Vorbeugende Instandhaltung: Diese Anleitung enthält detaillierte Schritte für die regelmäßige Inspektion und Wartung von Maschinen, um Ausfallzeiten zu minimieren. Sie enthält Checklisten für die Überprüfung von Verschleißteilen, Schmiersystemen und Sicherheitseinrichtungen sowie Anleitungen für kleinere Reparaturen.
Maßnahmen beim Störfall: Hier wird festgelegt, wie auf unerwartete Maschinenausfälle zu reagieren ist, einschließlich der Schritte zur schnellen Fehlerdiagnose, der Kommunikation mit relevanten Abteilungen und der Koordination von Reparaturarbeiten.
Kundendienst für Maschinen und Anlagen: Hier können Verfahrensanweisung den Prozess der Kundenbetreuung bei Problemen beschreiben, einschließlich wie Kundenanfragen protokolliert und priorisiert wird, wie Fachkräfte zu den Einsätzen zugewiesen werden und natürlich wie der Störfall beim Kunden behoben, protokolliert und abgerechnet wird.
Bearbeitung von Gewährleistungsansprüchen: Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Schritte zur Bearbeitung und Prüfung von Gewährleistungsansprüchen von Kunden, einschließlich der erforderlichen Dokumentation und der Entscheidungsfindung über Reparatur oder Ersatz.
Installation von Industrieanlagen: Diese Anweisung enthält detaillierte Schritte für die Installation von Equipment, Maschinen und Anlagen, einschließlich der Vorbereitung des Standorts, der Montage, der elektrischen Verkabelung, der Kalibrierung und der Inbetriebnahmeprüfung.
Jährliche Wartung von Heizungs- und Klimaanlagen in gewerblich genutzten Gebäuden: Diese Verfahrensanweisungen beschreiben die Schritte zur Inspektion und Wartung von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, um deren effizienten und sicheren Betrieb zu gewährleisten.
Unterschiede Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung und Prozessbeschreibungen
Prozessdokumentationen wie Verfahrensanweisungen werden an verschiedenen Stellen einer Organisation eingesetzt.
Im Rahmen des Prozessmanagements ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen zu verstehen, da sie unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Prozessbeschreibungen geben einen Überblick über den gesamten Prozess innerhalb eines Unternehmens. Sie sind auf einer höheren Ebene angesiedelt und beschreiben, wie verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten zusammenwirken, um ein bestimmtes Unternehmensziel zu erreichen. Prozessbeschreibungen konzentrieren sich auf den Gesamtablauf und die Interaktionen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Funktionen und stellen das „Was“ und „Warum“ eines Prozesses in den Vordergrund.
Verfahrensanweisungen sind detaillierter und beschreiben das „Wie“ eines bestimmten Teils eines Prozesses. Sie legen fest, wie bestimmte Aufgaben innerhalb des Gesamtprozesses auszuführen sind, um Konsistenz und Qualität zu gewährleisten. Verfahrensanweisungen sind oft branchenspezifisch und können Richtlinien zur Einhaltung von Normen und gesetzlichen Vorschriften enthalten. Sie sind besonders wichtig, wenn es um die Standardisierung von Prozessen und die Schulung von Mitarbeitern geht.
Arbeitsanweisungen sind noch spezifischer und detaillierter als Verfahrensanweisungen. Sie beziehen sich auf einzelne Aufgaben oder Tätigkeiten und geben genaue Anweisungen, wie diese auszuführen sind. Arbeitsanweisungen sind oft sehr praxisorientiert und können Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. Checklisten, Diagramme oder Bilder enthalten. Sie sind besonders nützlich für Mitarbeiter, die eine bestimmte Tätigkeit zum ersten Mal ausführen oder spezifische Details zu einer Aufgabe benötigen.
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9 Tipps für das Schreiben effektiver Verfahrensanweisungen
Für welche Prozesse solltest du Verfahrensanweisungen schreiben und für welche nicht? In erster Linie solltest du darauf achten, dass Prozesse komplex genug sind, damit sich die Erstellung einer Verfahrensanweisung auch lohnt.
Hier sind 9 Tipps, mit denen du gute Verfahrensanweisungen erstellst:
- Bestimme die Zielgruppe: Überlege genau, wer die Verfahrensanweisung nutzen wird. Die Kenntnisse und Erfahrungen derjenigen, die damit arbeiten werden, bestimmen den Detailgrad deiner Anweisungen. Für erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kannst du womöglich sehr technische Begriffe verwenden, während Verfahrensanweisungen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfacher aufgebaut sein sollten.
- Logische Strukturierung des Prozesses: Gehe den Prozess Schritt für Schritt durch und ordne die Schritte logisch an. Achte darauf, keine wichtigen Informationen oder Aktionen auszulassen.
- Klarheit und Prägnanz: Vermeide Zweideutigkeiten und nutze eine klare, einfache Sprache. Schreibe im Aktiv und beginne die Anweisungen mit Verben, z.B. "Reinigen Sie die Maschine nach jedem Gebrauch".
- Ziehe deine Mitarbeitende mit ein: Sprich mit den Fachkräften, die den Prozess regelmäßig durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Anweisungen alle notwendigen Schritte umfassen und praxisgerecht sind.
- Entwickle eine Vorlage, die du wiederverwenden kannst: Erstelle eine einheitliche Vorlage für deine Verfahrensanweisungen. Dies kann ein Flussdiagramm, eine Checkliste oder ein formeller Bericht sein. Wähle das Format, das für deinen Zweck und deine Mitarbeitenden am besten geeignet ist.
- Digitale Verfahrensanweisungen: Nutze moderne Technologien, um deine Verfahrensanweisungen effizient zu erstellen und zu verteilen. Eine App oder eine digitale Software wie das remberg XRM ermöglichen deinem Team den Zugriff auf Dokumente über mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets.
- Verwende Bildmaterial: Ergänze deine Anweisungen mit Illustrationen, Diagrammen oder Fotos. Visuelle Hilfsmittel machen komplexe Arbeitsschritte verständlicher.
- Führe Probeläufe durch: Teste deine Verfahrensanweisungen, indem du sie von erfahrenen Mitarbeitern durchlaufen lässt. Anschließend sollten auch Personen, die mit dem Prozess weniger vertraut sind, die Anweisungen testen, um ihre Verständlichkeit zu überprüfen.
- Regelmäßige Aktualisierung: Prozesse und Verfahren ändern sich ständig, daher ist es wichtig, deine Verfahrensanweisungen regelmäßig zu aktualisieren.
Vorteile von digitalen Verfahrensanweisungen
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Verfahrensanweisungen und digitalisieren ihre Prozesse. Das bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der papierbasierten Form, denn sie sind...
...immer auf dem neuesten Stand
Digitale Verfahrensanweisungen sind stets aktuell. Änderungen können schnell umgesetzt und allen Mitarbeitenden sofort zugänglich gemacht werden. Damit stellst du sicher, dass jederzeit mit der neuesten Version gearbeitet wird, was Fehler durch veraltete Informationen minimiert.
...von überall aus zugänglich
Ob beim Kunden oder an einem anderen Standort - dank der Cloud sind digitale Verfahrensanweisungen über Smartphones und Tablets von überall aus zugänglich. Diese Flexibilität ist besonders für Teams wichtig, die außerhalb arbeiten, wie beispielsweise Servicetechniker im Außendienst.
...nur einen QR-Code-Scan entfernt
Eine innovative Funktion digitaler Verfahrensanweisungen ist die Verknüpfung mit QR-Codes, die an Maschinen, Anlagen und Equipment angebracht sind. Technik-Teams können den QR-Code scannen und erhalten sofortigen Zugriff auf die zugehörigen Anweisungen, was die Effizienz vor Ort erheblich steigert.
...automatisch archiviert und abgelegt
Digitale Verfahrensanweisungen werden zentral in der Cloud gespeichert, und du sparst dir die Ablage in Aktenschränken. Das erleichtert die Verwaltung und sorgt für Ordnung und Übersichtlichkeit.
...perfekt für Audits
Digitale Verfahrensanweisungen bieten eine erhöhte Sicherheit und vereinfachen Audits. Da alle Dokumente digital und zentral abgelegt sind, kannst du sie bei Bedarf schnell und unkompliziert für Überprüfungen und Audits bereitstellen.
...aussagekräftig und ermöglichen eine datengetriebene, kontinuierliche Verbesserung
Ein weiterer bedeutender Vorteil ist es, Prozesse anhand von gesammelten Daten auszuwerten. Mit Hilfe der Dashboards im remberg XRM kannst du wichtige Einblicke gewinnen, wie etwa die Dauer bestimmter Prozesse, wer sie durchgeführt hat und wo eventuell Optimierungsbedarf besteht.
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Die effiziente Gestaltung und Umsetzung von Verfahrensanweisungen kann dein Unternehmen oder deine Organisation in den Bereichen Wartung, Service und Instandhaltung entscheidend voranbringen.
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