Wartungsbuch: So dokumentierst du Wartungen

Stell dir vor, du bist Techniker*in in einem Betrieb und verantwortlich für die Wartung dutzender Maschinen. Eine Anlage fällt plötzlich aus – und genau in diesem Moment merkst du, dass die letzte Wartung irgendwo in einer Excel-Liste stand, die niemand mehr findet. Ersatzteile sind nicht dokumentiert, Störungsursachen fehlen und das Wissen darüber, was zuletzt gemacht wurde, steckt im Kopf eines Kollegen, der heute frei hat.

Dieses Szenario ist kein Einzelfall. Der aktuelle remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt, dass 46 % aller Instandhaltungsaufgaben in Deutschland immer noch reaktiv ausgeführt werden – also erst, wenn etwas bereits kaputt ist. Gleichzeitig geben fast 40 % der Befragten an, dass das kritische Wissen über Anlagen nicht ausreichend dokumentiert ist. Das führt dazu, dass Teams wertvolle Zeit verlieren, Maschinen ungeplant stillstehen und wichtige Informationen im Alltag untergehen.

Schon kleine Dokumentationslücken haben große Folgen: Viele Unternehmen berichten von 5 bis 20 Notfalleinsätzen pro Woche, oft genau dann, wenn Wartungsinformationen fehlen oder unübersichtlich verteilt sind – auf Papier, in Excel oder in verschiedenen Ordnern.

Damit solche Situationen gar nicht erst entstehen, brauchst du eine strukturierte, nachvollziehbare und zentrale Dokumentation: ein Wartungsbuch, das alle Maßnahmen, Prüfungen und Informationen an einem Ort bündelt. Im Folgenden zeigen wir dir, wie du ein solches Wartungsbuch richtig führst – und welche digitalen Alternativen dir langfristig viel Zeit, Stress und Ausfälle ersparen.

Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.

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Zweck und Bedeutung eines Wartungsbuchs

Ein Wartungsbuch ist mehr als nur ein Formular - es ist ein zentrales Dokument, das alle Wartungsaktivitäten und -informationen für deine Maschinen festhält. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• ‍Nachvollziehbarkeit: Man hat einen klaren Überblick über durchgeführte Wartungen und anstehende Arbeiten.‍
• Rechtssicherheit: Bei notwendigen Audits oder Prüfungen sind alle relevanten Daten sofort verfügbar.‍
• Effiziente Fehlerbehebung: Im Falle einer Störung kannst du zur Störfallbehebung und zum Troubleshooting schnell auf die Wartungshistorie zugreifen und mögliche Ursachen identifizieren.  

Ein strukturiertes Wartungsbuch erleichtert nicht nur den täglichen Betrieb, sondern schafft auch Sicherheit bei Audits und Prüfungen. Wenn alle Vorgänge sauber dokumentiert und jederzeit abrufbar sind, verlieren selbst anspruchsvolle Nachweispflichten ihren Schrecken. Ein Beispiel dafür liefert Jonas Kölblin, Teamleiter Gebäudemanagement bei JobRad:

‍„Seit der Einführung der Software sind alle Vorgänge sauber dokumentiert – Audit-Terminen blicken wir jetzt entspannt entgegen.“

Inhalt eines Wartungsbuchs

Ein Wartungsbuch bündelt alle wichtigen Informationen zu einer Maschine an einem zentralen Ort und sorgt für Transparenz, Rechtssicherheit und schnelle Fehlerbehebung. Es enthält grundlegende Stammdaten (Hersteller, Seriennummer, Standort), technische Dokumente wie Bedienungsanleitungen, alle Wartungs- und Prüfpläne sowie eine lückenlose Dokumentation jeder Maßnahme: Was wurde wann gemacht? Von wem? Mit welchen Ersatzteilen? Ergänzt wird dies durch Störungsmeldungen, Reparaturhistorien, Messwerte, Fotos und Hinweise für zukünftige Wartungen.

Typische Inhalte eines Wartungsbuchs:

• Stammdaten & technische Dokumente
• Wartungs- und Prüfpläne
• Dokumentation aller Wartungsaktivitäten
• Störfälle & Reparaturen
• Ersatzteile & Verbrauch
• Messwerte, Fotos, Checklisten
• Historie & Auswertungen

‍Herausforderung beim Führen eines Wartungsbuchs 

Obwohl ein Wartungsbuch viele Vorteile bietet, kann seine Verwaltung komplex sein. Techniker*innen und Führungskräfte stehen häufig vor folgenden Problemen:

Unstrukturierte Infos: In vielen Unternehmen werden Wartungsinformationen in verschiedenen Systemen oder handschriftlich festgehalten. Dies macht es extrem schwer, relevante Informationen und Daten schnell zu finden.

Fehlende Dokumentationsstandards: Ohne einheitliche Richtlinien zur Wartungsdokumentation entstehen Lücken. Diese können nicht nur den Betriebsablauf stören, sondern auch rechtliche Probleme bei Audits nach sich ziehen.

Zeitmangel: Der hektische Arbeitsalltag lässt oft keine Zeit für die gründliche Pflege des Wartungsbuchs. Daher wird die Dokumentation häufig vernachlässigt oder unsystematisch durchgeführt.

So dokumentierst du Wartungen richtig

Hier sind einige Schritte, wie du ein effektives Wartungsbuch führen kannst:

Standardisiere die Dokumentation

Erstelle klare Richtlinien für den Dokumentationsprozess. Digitalisierung macht die Dokumentation nicht nur einfacher, sondern auch effizienter. Mit Tools wie den digitalen Formularen, Protokollen und Checklisten erstellst, verwaltest und standardisierst du jede deiner Dokumentationen, stellst sie mobil für Smartphone und Tablet zur Verfügung und verknüpfst sie automatisch mit der jeweiligen digitalen Lebenslaufakte der Maschine oder Anlage.

Schaffe Anreize für dein Team 

Integriere das Wartungsbuch als Teil deines täglichen Arbeitsablaufs. Mache allen klar, wie wichtig die Dokumentation ist und welche Vorteile sie für das gesamte Team bietet.

Wähle die richtige Software

Eine moderne Wartungsmanagement-Software kann dir viel Arbeit abnehmen. Mit der richtigen Lösung hast du alles an einem Ort und ersparst dir die Umwege.

Tipp: In unserem Einkaufsführer erfährst du, worauf du bei der Softwareauswahl achten sollst. Oder nutze unseren CMMS & Instandhaltungssoftware Anbieter Vergleich.

CMMS Anbieter im Überblick

Du willst wissen, welche CMMS Anbieter wirklich überzeugen? Dann wirf einen Blick auf unseren großen Instandhaltungssoftware & CMMS Vergleich 2025.

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Wartungsbuch einfach einführen

Das Führen eines umfassenden Wartungsbuchs ist essenziell, um den Überblick über alle Instandhaltungsmaßnahmen und deren Historie zu behalten. Mit einer  effizienten Wartungsdokumentation sicherst du nicht nur dein tägliches Arbeitsumfeld, sondern schaffst auch eine solide Grundlage für zukünftige Wartungen. Die beschriebenen Methoden und Tools bieten dir klare Lösungsansätze, um die Herausforderung der Dokumentation zu meistern.

Verpasse nicht die Gelegenheit, die Vorteile einer digitalen Lebenslaufakte für deine Wartungsprozesse zu entdecken. remberg bietet dir als Instandhaltungssoftware Zugriff auf umfangreiche Funktionen, mit denen du deine Instandhaltung effizienter und transparenter gestalten kannst. Lerne alle Funktionalität bei einer persönlichen Produkttour kennen.