Troubleshooting optimieren - von Störungsannahme bis Problemlösung

Troubleshooting ist zu einer unverzichtbaren Fähigkeit in der Instandhaltung geworden. Ob in der Informationstechnologie oder bei Maschinen, Anlagen und  Geräten in der Industrie: Durch die ständig steigende Komplexität der Systeme ist es unvermeidlich, dass diese ausfallen oder nicht so funktionieren, wie sie sollen.

Bei der Fehlersuche und -behebung verschwimmen manchmal die Welten von Kunst und Wissenschaft. Erfahrene Techniker*innen, die die Eigenheiten und  Tücken ihrer Maschinen über Jahre hinweg kennengelernt haben, sind oft in der Lage, Probleme schnell und effizient zu beheben - aber ohne eine gute Dokumentation ihrer Vorgehensweisen bleibt dieses Wissen ungenutzt, wenn sie das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen.

Wie man aus dem individuellen "Troubleshooting-Talent" einiger weniger Mitarbeitenden mit Hilfe moderner Instandhaltungssoftware eine unternehmensweite Kompetenz macht, erfährst du hier.

Troubleshooting - was ist das eigentlich?

"Troubleshooting" kommt aus dem Englischen und wird auf Deutsch mit verschiedenen Begriffen übersetzt, die teilweise Synonym verwendet werden:

 
• Störungsbehebung, Störungsbeseitigung, Störfallmanagement
 
• Fehlersuche, Fehlerdiagnose, Fehlerbehebung
 
• Problemlösung

Kurz gesagt: Troubleshooting ist das Finden und Beseitigen von Problemen. Dabei beschränkt sich der Begriff nicht nur auf den  Bereich der Informationstechnologie wie bei Computern, Netzwerken oder Softwaren, sondern findet vor allem auch bei Maschinen, Anlagen, Geräten und Equipment Anwendung. 

In der Regel folgt das Troubleshooting einem mehrstufigen und zielgerichteten Prozess, bei dem zunächst nach der Ursache des Problems gesucht wird, diese im besten Fall zügig gefunden und anschließend die bestmögliche Lösung zur Behebung des Problems gewählt wird. Dabei muss es sich nicht um den kompletten Ausfall einer Maschine oder Anlage handeln: Troubleshooting wird auch eingesetzt, um Leistungsminderungen oder kleinere Betriebsstörungen  zu beheben.

Maschinen und Anlagen, die richtig bedient und regelmäßig gewartet werden, sind weniger anfällig für Ausfälle. Trotzdem ist die Wahrscheinlichkeit einer Störung nie gleich null - wenn eine Maschine oder Anlage genutzt wird, muss sie früher oder später einmal repariert werden.

Wann und warum ist Troubleshooting notwendig?

Prinzipiell lassen sich drei unterschiedliche Situationen beschreiben, in denen ein Troubleshooting an einer Maschine, Anlage oder einem Equipment notwendig wird:

 
• Wenn sie nicht wie vorhergesehen läuft
 
• Wenn sie komplett ausfällt
 
• Wenn andere Anomalien auftreten

Störungen können durch vielfältige Wechselwirkungen zwischen Mensch, Maschine und Umgebung entstehen.

Ausfälle

Komplettausfälle oder “nicht planbare Störungen” an Maschinen und Anlagen stellen für jeden und jede Instandhalter*in eine erhebliche Herausforderung dar. Oftmals erfolgt die Problemanalyse und Störungsbeseitigung unter starkem Zeitdruck. Es wird improvisiert, Betriebsanweisungen werden ignoriert und das Unfallrisiko steigt.

Im remberg Instandhaltungsreport 2025 wurde erfasst, wie konsequent Stillstände erfasst und analysiert werden. Nur 14 % der Befragten, messen die Downtime sowohl in Stunden als auch in Euro. KPI-Reviews finden bei 11 % der befragten Betriebe wöchentlich, 32 % monatlich und 26 % vierteljährlich statt.

Abweichungen

Wenn eine Maschine oder Anlage nicht innerhalb der gewünschten Toleranzen arbeitet, spricht man von einer Abweichung. Toleranzen sind definiert als der zulässige Bereich, in dem ein Parameter von seinem vorgegebenen Wert abweichen darf. Diese Parameter können physikalisch messbare Größen sein, wie z. B. Temperatur, Feuchte, Geräuschpegel, Belastung usw. Die Toleranz legt die zulässigen Grenzwerte eines Parameters fest. Werden diese Grenzwerte überschritten, kann eine Fehlerbehebung erforderlich sein.

Andere Anomalien

Es kann vorkommen, dass eine Maschine oder Anlage wie erwartet funktioniert, aber jemand stellt eine Anomalie wie z.B. ungewöhnliche Geräusche, Rauch oder Verunreinigungen fest. Auch solche Auffälligkeiten sollten dokumentiert und so schnell wie möglich untersucht werden, da sie sonst negative Auswirkungen haben.

Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.

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Was beim Troubleshooting an Maschinen und Anlagen zu beachten ist

Bei der Störungsbeseitigung an Maschinen und Anlagen ist es entscheidend, systematisch vorzugehen und den Prozess zu dokumentieren. Das gilt umso mehr, als dass die Komplexität variieren kann.

 
1. Strukturiertes Vorgehen: Improvisation kann zwar kurzfristig Abhilfe schaffen, aber ohne systematisches Vorgehen und Dokumentation entstehen Risiken für den Betrieb und bei der Arbeitssicherheit. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft, den Überblick zu behalten und bei wiederkehrenden Problemen schnell und effizient zu reagieren  
 
2. Dokumentation: Man sollte jeden Schritt der Störungsbeseitigung dokumentieren. Das erscheint zunächst zeitaufwendig, spart aber langfristig Aufwand und Kosten, da man bei einer erneuten Störung direkt auf die Reparaturhistorie zurückgreifen kann. Die digitale Lebenslaufakte in remberg ist dafür der ideale Ort, da Techniker*innen einfach den QR-Code einer Maschine via Smartphone oder Tablet einscannen und darüber die Wartungs- und Reparaturhistorie einsehen können.
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3. Sicherheit: Die Komplexität des Troubleshootings und der Störungsbeseitigung an Anlagen und Maschinen kann stark variierenund erfordert unterschiedliche Ansätze, die du aus Kostengründen und im Rahmen der Arbeitssicherheit schon im Vorfeld definieren solltest.  

Ungeplante Ausfälle können eine ganze Produktion zum Stillstand bringen und damit richtig ins Geld gehen. Ein CMMS wie remberg stellt eine vorbeugende Wartungsplanung sicher, so dass es gar nicht erst zu größeren Ausfällen kommt. Im Störungsfall bietet remberg Zugriff auf Checklisten zur Fehlerbehebung, die direkt vom Maschinenbedienenden via Smartphone oder Tablet abgerufen werden können.

Die Vorteile von Troubleshooting

Troubleshooting ist nicht nur ein systematischer und damit wiederholbarer Prozess zur Fehlerbehebung, sondern bringt auch eine Reihe von Vorteilen  mit sich, die man oft übersieht.

Weniger Ausfälle

‍Ausfallzeiten sind der Feind jeder Produktion oder jedes Betriebs. Sie bedeuten nicht nur verlorene Zeit,  sondern auch verlorenen Umsatz und Produktivität. Gutes Troubleshooting hilft, Ausfallzeiten zu minimieren, indem Probleme schnell und effizient  behoben werden, was die Betriebskontinuität sicherstellt und somit die Produktivität steigert.

Zuverlässigkeit und Reputation

In einer Welt, in der langfristige Kundenbeziehungen und der Ruf eines Unternehmens entscheidend sind, spielt Zuverlässigkeit eine wichtige Rolle. Ein Unternehmen, das für schnelle und effektive Problemlösungen bekannt ist, schafft  Vertrauen und einen guten Ruf. Dies wirkt sich langfristig positiv auf die Kundenbindung und das Image des Unternehmens aus.

Ohne effizientem Troubleshooting besteht die Gefahr, dass sich Störungen häufen: Man vernachlässigt Regelwartungen oder überspringt diese, und die Instandhaltung gerät in einen Wartungsrückstand, da sie von einem Auftrag zum nächsten hetzt. Dies führt schließlich dazu, dass  Instandhaltungsaufträge gänzlich ausbleiben, was wiederum zu einer weiteren Zunahme von Störungen führt.

Neuanschaffung oder Reparatur: Daten als Entscheidungsgrundlage

Manchmal stellt sich im Rahmen einer Störungsbehebung heraus, dass eine Neuanschaffung einer Maschine wesentlich wirtschaftlicher ist, als sie zum  X-ten Mal zu reparieren. Da die Anschaffungskosten aber um ein Vielfaches höher sind, solltest du hier eine vernünftige Datenbasis als Entscheidungsgrundlage schaffen - und hier scheitern die meisten, weil sie die Störfälle und Lösungen nicht ordentlich oder analog dokumentieren,  was eine nachträgliche Auswertung erschwert. 

Durch die Erfassung aller Instandhaltungsaktivitäten sowie Reparaturkosten erhält man ein aussagekräftiges Reporting, das wiederum eine starke Argumentationshilfe gegenüber dem Management ist. Moderne Instandhaltungssoftware erleichtert die Datenerfassung, Dokumentation und Auswertung. Erfahre in unserem Einkaufsführer Instandhaltungssoftware, worauf bei der Auswahl zu achten ist.

In remberg sind nicht nur alle Daten zentralisiert und digital, sondern du erstellst auch benutzerdefinierte Berichte, die genau aufzeigen, welche Maschinen überdurchschnittlich häufig ausfallen und wo es daher Sinn macht, sie zu  ersetzen.

Das typische Profil eines Troubleshooters

Auch in Zeiten moderner Instandhaltungslösungen und Maintenance 4.0 verlassen sich viele Betriebe noch auf den klassischen "Troubleshooter". Dessen typisches Profil ist geprägt von einer Kombination aus Fachwissen, analytischen Fähigkeiten und flexiblen Problemlösungsstrategien:

Tiefe Fachkenntnisse: Ein erfahrener Troubleshooter verfügt oft über jahrelange, manchmal sogar jahrzehntelange Erfahrung mit spezifischen Maschinen, Anlagen und Equipment. Diese Fachexpertise ermöglicht es ihnen, die Funktionsweise und potenzielle Schwachstellen der Systeme genau zu verstehen.

Schnelles Transferwissen: Ein wesentliches Merkmal eines guten Troubleshooters ist die Fähigkeit, Ursachen zu erkennen, indem sie Parallelen zu ähnlichen Fällen ziehen, mit denen sie bereits zu tun hatten. Dieses Transferwissen ermöglicht es ihnen, schnell Verbindungen herzustellen und effizient Lösungen zu finden.

 Je komplexer die Störungsbeseitigung ist, desto qualifizierter muss das Personal sein. Kleinere Störungen sollten die Maschinenbediener*innen selbst lösen können.

Intelligente Suchstrategien: Bereits in der Berufsausbildung lernen Techniker*innen verschiedene Strategien zur Fehlersuche. Zielloses Herumstochern ist selten erfolgreich. Bewährte Methoden wie die Split-Half-Methode oder fallbasiertes Denken helfen, systematisch und  zielgerichtet vorzugehen.

Gesunder Opportunismus: Troubleshooter agieren opportunistisch. Sie passen ihre Aktivitäten innerhalb einer gewählten  Strategie flexibel an, ändern ihre Taktiken als Reaktion auf neu gewonnene Informationen und Ideen. Diese Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, um  auf unvorhergesehene Herausforderungen schnell und effektiv reagieren zu können.

Kommunikation und Teamplay: Troubleshooter müssen oft komplexe technische Probleme in verständliche Sprache übersetzen, um  mit anderen Teammitgliedern, Abteilungen oder externen Partnern zusammenzuarbeiten. Ihre Fähigkeit, sowohl zuzuhören als auch klar und präzise zu  kommunizieren, ist entscheidend, um Informationen zu sammeln, Lösungsansätze zu diskutieren und letztendlich das Problem effizient zu lösen. 

Man hat das Profil eines typischen "Troubleshooters" vor Augen: ein oder eine Senior-Instandhalter*in, der oder die mit den Macken und typischen Eigenheiten einer Maschine vertraut ist. Was aber, wenn dieser oder dieses Teammitglied bald in den Ruhestand geht? Auch ist die autonome Instandhaltung ein immer wiederkehrendes Thema: Es muss nicht immer der oder die hochqualifizierte/r (und teure) Spezialist*in sein - kleinere Ausfälle sollen auch von Mitarbeitenden ohne besondere  Zusatzqualifikation behoben werden können. 

Um die gesamte Organisation zu einem besseren Störfallmanagement zu befähigen, ist ein sauberes Wissensmanagement sowie eine nachvollziehbare und  leicht auffindbare Dokumentation das A und O. Relevante Informationen, die man für ein Troubleshooting benötigt (z.B. Arbeitsaufträge, Wartungsprotokolle, Checklisten, Handbücher uvm.) befinden sich in remberg in der digitalen Lebenslaufakte und sind für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich. Damit wird verhindert, dass sich das Wissen über einen Störfall nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeitenden befindet - und du  beschleunigst die zukünftige Störungsbehebung.

5 Schritte zum Troubleshooting

Troubleshooting ist ein systematischer Prozess, der in verschiedene Schritte unterteilt ist.

Schritt 1: Problem definieren

Zu Beginn ist es wichtig, das vorliegende Problem genau zu identifizieren. Was genau funktioniert nicht wie vorgesehen? Ist die Maschine ausgefallen, oder gibt es ungewöhnliche Betriebsgeräusche? Notiere alle Auffälligkeiten und Symptome, um das Problem klar zu definieren.

In können interne Mitarbeitende sowie Externe einfach den QR-Code einer Maschine oder Anlage scannen, das Problem beschreiben und Fotos oder Videos hinzufügen.

Schritt 2: Informationen sammeln

Im nächsten Schritt geht es darum, alle relevanten Informationen zur Maschine zusammenzutragen. Die Betriebsanleitung des Herstellers, die aktuellen Betriebsdaten sowie die Wartungshistorie liefern meist wichtige Anhaltspunkte. Es ist auch wichtig zu wissen, wie die Maschine benutzt wurde und ob es kürzlich Änderungen gegeben hat.

Schritt 3: Daten analysieren

Mit den gesammelten Informationen analysiert man die Situation. Wurden neue Ersatzteile verwendet, gab es Erweiterungen oder Änderungen in der Materialverwendung? Wenn nach dieser Analyse noch Unklarheiten bestehen, müssen weitere Informationen eingeholt werden.

Schritt 4: Lösung entwickeln und testen

Basierend auf deiner Analyse entwickelst du eine oder mehrere Lösungen. Berücksichtige dabei alle sicherheitsrelevanten Aspekte, die benötigten Ressourcen und Kosten sowie die Komplexität der Umsetzung. Teste die entwickelte Lösung gründlich, um sicherzustellen, dass sie das Problem behebt.

Schritt 5: Lösung implementieren

Wenn du die Lösung gefunden und erfolgreich getestet hast, kannst du sie implementieren. Auch nach der Implementierung solltestdu die Lösung erneut  testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert. Abschließend ist es wichtig, alle durchgeführten Schritte zu dokumentieren, um bei  zukünftigen Problemen schneller reagieren zu können und auch bei möglichen Prüfungen und Audits auf der sicheren Seite zu sein. In remberg werden durchgeführte Wartungsaktivitäten ganz einfach in der digitalen Lebenslaufakte hinterlegt und zentral gespeichert.

In remberg sind alle Akvititäten zentral dokumentiert. Damit sind sie auch in Zukunft für alle nachvollziehbar und jederzeit griffbereit, falls ähnliche Störungen erneut auftreten.

Mit remberg wird Troubleshooting sicher und einfach

Häufig neigen Mitarbeitende dazu, die Gefahren und Risiken vermeintlich einfacher Störungen zu unterschätzen und versuchen, diese selbst zu beheben,  obwohl ihnen die erforderlichen Qualifikationen fehlen. Um das zu vermeiden, sorgen klare betriebliche Anweisungen dafür, dass nur befugte Personen  unter festgelegten Voraussetzungen Störungen beheben dürfen. Die DGUV empfiehlt daher, Checklisten zur sicheren Vorbereitung, Durchführung und  Nachbereitung einer Störungsbeseitigung einzusetzen. Dabei handelt es sich nicht um eine Gefährdungsbeurteilung, sondern um eine zusätzliche  Schutzmaßnahme und gibt Mitarbeitenden Handlungssicherheit.

Wichtig sind bei der Erstellung und Nutzung von Checklisten folgende Punkte: 

1. Checklisten solltest du aufgrund der Praxiserfahrung und zur Erhöhung der Akzeptanz immer mit den betroffenen Beschäftigten erarbeiten und regelmäßig aktualisieren.   
2. Jede zusätzliche Frage erhöht die Zeit zum Ausfüllen. Ist die Checkliste hingegen zu kurz, sinkt ihr Aussagewert.   
3. Alle Fragen sollten so gestellt sein, dass sie eindeutig zu beantworten sind und dass auf den ersten Blick erkennbar ist, ob eine Bedingung erfüllt ist oder nicht.   
4. Für ein nachhaltiges Fehler- und Störfallmanagement sollte sichergestellt sein, dass die ausgefüllte Checkliste ausgewertet und besprochen wird.   

In der DGUV Publikation Sichere Störungsbeseitigung an Maschinen und Anlagen findest du drei Beispiels-Checklisten zur Planung und Durchführung einer Störungsbeseitigung sowie der Erprobung der Anlage und Nachbereitung, die  du für eine sichere Störungsbeseitigung verwenden kannst.

Optimiere Troubleshooting mit remberg

Mit dem Einsatz einer modernen Instandhaltungssoftware (CMMS) wie remberg gestaltest du Troubleshooting wesentlich einfacher und effizienter:

Eine moderne Instandhaltungssoftware (CMMS) vereint alle Abläufe in einer zentralen Plattform - von Störmeldungen über Wartungsplanung bis hin zur revisionssicheren Dokumentation. So sinkt euer Aufwand im Tagesgeschäft, ihr behaltet jederzeit den vollständigen Überblick und könnt Entscheidungen endlich auf belastbaren Daten über den gesamten Anlagenlebenszyklus hinweg treffen.

Insbesondere im Bereich des Troubleshootings gibt es wesentliche Gründe, wie ein CMMS das Leben erleichtert:

Schnelle Störungsmeldung

In remberg können Bediener*innen Störungen in Sekunden melden, indem sie einfach einen  QR-Code an der Maschine scannen, das Problem beschreiben und Fotos oder Videos anhängen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass die Informationen korrekt und schnell im System erfasst sind.

Zentrales Ticketsystem

 Sobald jemand eine Störung meldet, gelangt diese in ein zentrales Ticketsystem, in dem Mitarbeitende sie bearbeiten und priorisieren. Dort bieten sie je nach Komplexität der Störung direkte Hilfestellung oder eskalieren den  Störfall. Das gewährleistet Transparenz im Prozess und du sorgst dafür, dass du kritische Probleme schnell und sicher löst.

Umfangreiche Datenbank

Die digitale Lebenslaufakte in remberg fungiert umfangreiche Datenbank, die alle relevanten Informationen über Dokumente und bisherige Aktivitäten enthält: OEM-Handbücher, Kontaktdaten von Lieferanten, Wartungsprotokolle, Arbeitsanweisungen bis hin zu detaillierten Checklisten für die Fehlersuche - all das ist zentral verfügbar und  unterstützt eine schnelle Problemlösung.

Gezielter Einsatz von qualifizierten Fachkräften

Die digitale Plantafel in remberg ermöglicht die gezielte Zuweisung zu Aufgaben. So kannst du z.B. auf einen Blick sehen, welcher Störfall ein Teammitglied mit speziellen Fachkenntnissen benötigt und deine Mitarbeitenden optimal einsetzen - das steigert die Effizienz, senkt Kosten und reduziert Ausfallzeiten.

Ersatzteilübersicht und saubere Daten

In sehen deine Techniker*innen in ihren Arbeitsaufträgen oder via QR-Code-Scan an der Anlage sofort, welches Ersatzteil verbaut ist. Falls etwas ausgetauscht werden muss, sehen sie darüber hinaus auch den aktuellen Lagerort und ersparen sich somit überflüssige Laufwege und das ewige Nachforschen im ERP und anderen Systemen.

Aussagekräftige Datenanalyse

Die in remberg gesammelten Daten helfen dabei, Muster zu erkennen und wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Auf diese Weise werden nicht nur Störungen behoben, sondern auch potenzielle Engpässe in den Prozessen präventiv erkannt und beseitigt.

Insgesamt dient eine moderne Instandhaltungssoftware wie remberg als Rückgrat für effektives Troubleshooting. Es ermöglicht nicht nur eine schnelle Reaktion auf akute Probleme, sondern auch eine strategische Planung zur Vermeidung zukünftiger Störungen.

Troubleshooting & Maintenance 4.0

Die Dokumentation von kritischem Wissen stellt viele Instandhalter*innen vor Herausforderungen: Im remberg Instandhaltungsreport 2025 gaben 62 % an, dass kritisches Wissen gut dokumentiert ist. 15 % widersprechen dieser Aussage aktiv, 23 % sind unentschieden.

Die Zukunft des Troubleshootings wird durch den Einsatz des KI-Copiloten in remberg effizient wie nie zuvor. Digitale Formulare und Checklisten in einer Lösung wie remberg sorgen für eine revisionssichere Dokumentation - inklusive Zeitstempel, Signatur und Versionierung. Alle Protokolle werden automatisch der richtigen Anlage zugeordnet und zentral in einer Plattform abgelegt. Dank Suchfunktion und KI-Copilot findest du jedes Dokument in wenigen Sekunden - ohne Blättern, Suchen oder Nachfragen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Teammitglied steht vor einer Störung an einer Maschine. Er wendet sich an den KI-Co-Piloten:  "Warum hat die Pumpe Modell XY Druckprobleme?" Im Handumdrehen scannt die KI alle bisherigen Wartungseinsätze dieser Pumpe, vergleicht sie mit  ähnlichen Vorfällen und prüft die entsprechenden Handbücher. Schnell hat sie eine Antwort parat und gibt dem Mitarbeitenden einen genauen Überblick über mögliche Ursachen und Lösungsvorschläge.

Optimiertes Troubleshooting: Ausfälle reduzieren und Kosten senken

In der heutigen Zeit ist Troubleshooting eine unerlässliche Fähigkeit, denn keine Maschine, Anlage, Gerät oder Equipment ist komplett störungsfrei. Ein effektives Troubleshooting geht weit über bloße Problemlösung hinaus und bietet zahlreiche Vorteile: Es trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren, Kosten zu senken und die Betriebskontinuität zu gewährleisten. Wichtig dabei sind eine systematische Herangehensweise und eine saubere  Dokumentation jeder Störungsbehebung.

remberg nimmt beim Troubleshooting eine Schlüsselposition ein: Du optimierst deine Prozesse von Störungsannahme bis zur Problemlösung, indem  du alle relevanten Daten und Dokumente wie Wartungsprotokolle und Handbücher zentralisiert und digitalisiert und sie allen Mitarbeitenden Verfügung stellst. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, stehen wir dir gerne zur Verfügung.