Prüfprotokoll: Fristen, Checkliste & digitale Prüfprozesse

Für Teams in der Instandhaltung sind Prüfprotokolle kein Formalismus, sondern ein essenzieller Bestandteil von Compliance, Sicherheit und Anlagenverfügbarkeit. Die operative Realität zeigt jedoch: Prüfungen sind häufig fehleranfällig, zeitaufwendig und schwer zu standardisieren – besonders, wenn noch Papier, Excel oder Insellösungen im Einsatz sind.

Dieser Beitrag fasst kompakt zusammen, worauf es im Prüfprozess wirklich ankommt, wo typische Risiken liegen und wie digitale Prüfprotokolle die Planung, Durchführung und Auditfähigkeit deutlich verbessern.

Warum Prüfprotokolle strategisch relevant sind

Prüfprotokolle dokumentieren die ordnungsgemäße Durchführung von Prüfungen gemäß BetrSichV und DGUV V3. Für eine Instandhaltungsleitung sind sie vor allem aus drei Gründen entscheidend:

• Risikominimierung: Nachweis, dass Anlagen vorschriftsgemäß geprüft wurden.
• Betriebssicherheit: Frühzeitiges Erkennen von Mängeln reduziert Stillstände und Folgeschäden.
• Auditfähigkeit: Lückenlose Dokumentation ist Voraussetzung für Versicherungs- und Compliance-Anforderungen.

Laut remberg Instandhaltungsreport 2025 arbeiten 28 % der Betriebe noch mit Papier und 43 % mit Excel - ein massiver Risikofaktor für fehlerhafte oder unvollständige Prüfprotokolle.

Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.

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Prüfpflichten & Prüffristen: Relevanz für die Steuerung

Leiter Instandhaltung kennen die Grundanforderungen der DGUV V3 und DIN VDE. Wichtig ist weniger die Theorie, sondern:

Welche Prüfungen müssen zwingend geplant werden?

Elektrische Anlagen und Betriebsmittel müssen zu festgelegten Zeitpunkten durch eine Elektrofachkraft geprüft werden. Ziel ist die frühzeitige Erkennung von Mängeln, um Unfälle und hohe Reparaturkosten zu vermeiden.

Empfohlene Prüfungen: 

• vor Inbetriebnahme
• nach Änderungen oder Instandsetzungen
• wiederkehrend auf Basis der Gefährdungsbeurteilung

Wie oft muss eine Wiederholungsprüfung stattfinden?

Die Prüffristen für Wiederholungsprüfung hängen von der Gefährdungsbeurteilung ab. Je nach Betriebsbereich gelten unterschiedliche Richtwerte. Diese Zeiträume können bis zum Maximalwert verlängert werden, wenn bei der Prüfung eine Fehlerquote unter 2 % erreicht wird. 

Überblick über Prüffristen von Wiederholungsprüfungen ortsfester und ortsveränderlicher elektrischer Anlagen (nach Tabelle 1A und 1B DGUV V3)

Neben den Prüffristen für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gibt es weitere, spezifische Prüffristen für andere Schutzmaßnahmen sowie für Schutz- und Hilfsmittel, auf die du achten solltest.

Was das für die Instandhaltungssteuerung bedeutet

• Prüffristen müssen zentral und transparent hinterlegt sein
• Abweichungen müssen dokumentiert und nachverfolgbar sein
• Ressourcen müssen planbar sein (intern + externe Dienstleister)

Ein häufiges Problem in der Praxis: Fehlende Übersicht zu Prüfstatus und Prüffristen führt in vielen Betrieben dazu, dass Prüfungen verspätet oder gar nicht durchgeführt werden - oft fällt dies erst beim Audit auf.

Was ein Prüfprotokoll enthalten muss: Checkliste

Der Aufbau eines Prüfprotokolls spiegelt die Struktur der durchgeführten Prüfschritte wider und ähnelt deshalb sehr einer Checkliste. Dies erleichtert nicht nur die systematische Abarbeitung während der Prüfung, sondern auch die spätere Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse.

• Identifikation der geprüften Anlage
• Durchführende Person inkl. Qualifikation
• Datum und Prüfumfang
• Bewertung der Prüfergebnisse
• Abweichungen + Maßnahmen
• Digitale Archivierung für spätere Audits

‍Beispiel eines DGUV Prüfberichts (Quelle: DGUV.de)

Die Wahl der richtigen Prüfprotokollvorlage hängt stark von den spezifischen Anforderungen und der Betriebsgröße ab. Für kleine (Handwerks-)betriebe eignen sich beispielsweise einfache Vorlagen im Excel-, Word- oder PDF-Format. Diese sind einfach auszudrucken und ideal für alle, die eine schnelle und kostengünstige Lösung suchen.

Für spezielle Anforderungen, wie z.B. Prüfungen nach VDE-Normen, stehen VDE-spezifische Vorlagen zur Verfügung. Diese stellen sicher, dass alle relevanten Normen und Richtlinien berücksichtigt werden. Zum Download: DIN VDE100 Prüfprotokoll Vorlage

Papier vs. digital: Wo die größten Risiken liegen

In vielen Instandhaltungsteams führen papierbasierte Prüfprotokolle und Excel-Listen zu massiven Transparenz- und Qualitätsproblemen. Medienbrüche, fehlende zentrale Übersichten und individuelle Ablagestrukturen machen es schwer, Prüfstatus, Fristen und Verantwortlichkeiten verlässlich nachzuverfolgen. Die Dokumentation ist zeitaufwendig, stark von Einzelpersonen abhängig und erzeugt Versionschaos statt Klarheit.

Kein Wunder, dass laut remberg Instandhaltungsreport 2025 nur 14 % der Betriebe Stillstände vollständig in Zeit und Kosten auswerten können - Prüf- und Wartungsdaten sind oft verstreut oder unvollständig.

Digitale Prüfprotokolle: Wie moderne Teams Prüfprozesse steuern

Digitale Prüfprotokolle verändern die Instandhaltung an drei zentralen Stellen:

1. Planung & Fristen

Eine der größten Vorteile von Software ist die übersichtliche Planung und Erinnerungsfunktion. Mit automatischen Benachrichtigungen wirst du immer rechtzeitig an bevorstehende Prüftermine erinnert. So stellst du sicher,    dass alle erforderlichen Prüfungen fristgerecht und ohne Versäumnisse durchgeführt werden.

• automatische Erinnerungen
• Priorisierung kritischer Anlagen
• verlässliche Übersicht über fällige Prüfungen

2. Standardisierte Prüfabwicklung

Deine Mitarbeitenden wissen sofort, was zu tun ist und füllen Prüfprotokolle digital aus Software bietet deinem Team klare Anweisungen und macht es allen Fachkräften leicht, zu verstehen, was bei jeder Prüfung zu tun ist. Die Möglichkeit, Prüfprotokolle digital auszufüllen, spart Zeit und minimiert Fehler. Außerdem wird die Dokumentation der Prüfergebnisse vereinfacht und standardisiert, was die Qualität und Genauigkeit der Protokolle verbessert.  

• vordefinierte Checklisten
• Pflichtfelder für Messwerte
• digitale Signaturen
• mobile Nutzung direkt an der Anlage

3. Automatische Dokumentation & Auditfähigkeit

• sofortige Archivierung in der digitalen Lebenslaufakte
• kein Papierverlust
• Zugriff per Klick - auch Jahre später
• vollständige Historie für TÜV, Versicherungen, interne Audits

Digitale Prüfprotokolle mit remberg: Die Funktionen in der Übersicht

Mit remberg können Instandhaltungsverantwortliche Prüfprozesse vollständig steuern:

• Automatische Prüfpläne für Anlagen, Maschinen und Geräte
• Dynamische Prüfprotokolle mit vordefinierten Checklisten
• Zentrale Archivierung aller Protokolle ohne Medienbrüche
• Plantafel zur optimalen Kapazitätsplanung
• Mobile App für Prüfungen direkt vor Ort
• Automatische Übernahme von Stammdaten (Anlage, Standort, Ansprechpartner)

Prüfprotokolle sind kein Detailthema - sie sind ein strategischer Faktor für Anlagenverfügbarkeit, Compliance und Risikomanagement. Digitale Prüfprozesse reduzieren Fehler, steigern Effizienz und geben Instandhaltungsleiter*innen die Transparenz, die sie für fundierte Entscheidungen brauchen.

Wenn du auf der Suche nach einer speziellen Software für digitale Prüfprotokolle bist, wirst du hier fündig. Gerne zeigen wir dir in einem kurzen Erstgespräch alle Funktionen und beantworten alle deine Fragen.