Audits in der Instandhaltung: Anforderungen & Best Practices

Fühlst du dich von den endlosen Audits in der Instandhaltung erschlagen? Kaum hast du ein Audit bestanden, steht schon das nächste vor der Tür? Du bist nicht allein. Viele Unternehmen kämpfen mit den gleichen Herausforderungen in der Instandhaltung.

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt:

• 43 % der Betriebe arbeiten noch mit Excel,
• 28 % sogar mit Papier,
• und fast die Hälfte gibt an, dass ihre aktuellen Tools sie im Alltag ausbremsen - besonders bei Audits.

Hier werden die größten Probleme für den Erfolg eines Audits sichtbar: unstrukturierte Daten, fehlende Nachweise und stressige Audit-Vorbereitungen, die Tage dauern können. Eine Erfahrung, die viele unserer Kunden teilen:

• "Wir hatten bei den Audits wiederholt eine Abweichung und müssen diese jetzt beheben."
• "Wir haben ständig Audits und daher kaum Zeit für andere Dinge."
• "Der Aufwand ist enorm, weil Prozesse und Dokumentation in unserer Instandhaltung derzeit sehr unübersichtlich sind."
• „Ziel ist, bei Audits jederzeit auskunftsfähig zu sein - ohne Vorbereitung.“

Die gute Nachricht ist: Es gibt einen Ausweg aus dem Audit-Dschungel - mit klaren Standards und der richtigen Software.

Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.

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Warum Audits in der Instandhaltung so relevant sind

Ein Instandhaltungsaudit ist eine systematische Überprüfung der Instandhaltungsprozesse und -praktiken eines Unternehmens. Ziel ist es, die Einhaltung von Normen und Standards zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an interne und externe Audits kontinuierlich gestiegen. Für viele Instandhalter*innen ist die Vorbereitung und Durchführung mit großem Aufwand verbunden. Häufig liegen die erforderlichen Daten nicht digitalisiert vor, sondern verteilt in Excel-Listen, unsortiert in Ordnern oder unvollständig in Papierdokumenten. Die Zusammenstellung der notwendigen Dokumente nimmt in einigen Betrieben zwischen mehreren Tagen bis hin zu zwei Wochen ein - je nach Anzahl der Maschinen, Dokumenationsstandard und Auditumfang.

Interne und externe Audits: Was wird geprüft?

Bei der Instandhaltung ist es wichtig, zwischen internen und externen Audits zu unterscheiden. Beide Arten von Audits haben unterschiedliche Ziele und Anforderungen, die es zu beachten gilt.

Interne Audits

Interne Audits dienen in erster Linie der Qualitätskontrolle innerhalb des Unternehmens. Sie werden oft genutzt, um sicherzustellen, dass interne Prozesse und Standards eingehalten werden. Ein Beispiel dafür ist das Ersatzteilmanagement. Hierbei wird überprüft, ob die richtigen Bauteile verbaut wurden und ob der Bestand ordnungsgemäß getrackt wird. Interne Audits helfen dabei, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. Sie sind ein wertvolles Instrument, um die Effizienz und Qualität der Instandhaltungsprozesse zu erhöhen.

Typische Prüfpunkte: 

• Werden Wartungen normgerecht durchgeführt?
• Sind Ersatzteile sauber dokumentiert und rückverfolgbar?
• Gibt es klare Zuständigkeiten und Prozesse?

Externe Audits

Externe Audits hingegen werden meist von externen Stellen oder Partnern durchgeführt und stellen einen Nachweis gegenüber Dritten dar. Externe Audits können auch regulatorische Audits umfassen, bei denen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen überprüft wird. Sie bieten eine objektive Bewertung der Prozesse und können zur Aufdeckung von Compliance-Verstößen oder Verbesserungspotenzialen beitragen. Bei externen Audits musst du jederzeit nachweisen, dass Anlagen regelmäßig gewartet wurden - und zwar mit vollständiger, auditfähiger Dokumentation.

Übersicht über externe Audits:

• Lieferantenaudits großer OEMs
• Sicherheits- und Compliance-Audits (z.B. Umweltstandards, IT-Sicherheit)
• Behördliche Prüfungen
• Qualitätszertifizierungen (ISO 9001)

Insgesamt sind sowohl interne als auch externe Audits entscheidend für die Sicherstellung der Qualität und Zuverlässigkeit der Instandhaltungsprozesse. Durch eine klare Unterscheidung und gezielte Durchführung beider Auditarten können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und die Einhaltung von Standards gewährleisten.

Wie läuft ein Audit ab - und was gilt es zu beachten?

Ein typisches Audit umfasst:

1. Vorbereitung: Dokumente, Wartungsnachweise, Störungsberichte, Prüfprotokolle
2. Durchführung vor Ort: Interviews, Prozessbeobachtungen, Stichproben
3. Bewertung & Bericht: inkl. Abweichungen, Empfehlungen, Fristen

Du solltest sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen und Nachweise leicht zugänglich und aktuell sind. Es ist wichtig, dass du die Abläufe und Zuständigkeiten in der Instandhaltung genau kennst und nachvollziehbar dokumentiert hast.

Die größten Audit-Risiken: Fehlende oder unstrukturierte Dokumentation

Die Ursachen für eine niedrige Auditfähigkeit sind immer ähnlich:

• Wartungshistorien fehlen oder sind unvollständig
• Störungsberichte liegen verstreut in verschiedenen Ordnern
• Papierdokumente sind veraltet oder nicht zuordenbar
• Es gibt keine einheitliche Versionierung oder Freigabestruktur
• Ersatzteile sind nicht nachvollziehbar dokumentiert

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 bestätigt diese Probleme: Fast die Hälfte der Betriebe erlebt Medienbrüche und fehlende Transparenz täglich.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, empfehlen viele Auditoren den Einsatz einer Instandhaltungssoftware. Mit einem modernen CMMS lassen sich alle Instandhaltungsprozesse digitalisiert und zentral verwalten. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sorgt auch dafür, dass alle notwendigen Daten für Audits schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen.

Eine moderne Instandhaltungssoftware wie remberg speichert alles revisionssicher, versioniert und mit Zeitstempel. Bei einem Audit genügt ein Klick - und du hast alle Nachweise vollständig und zuverlässig zur Hand. Mit dem Ergebniss, dass die Zeit, die für Dokumentationen bisher aufgewendet wurde, um bis zu 90% sinkt. Christian Texter, Werkleiter bei Meguin Minalölwere berichtet von einer Audit-Vorbereitung in Stunden statt Tagen, da in remberg alle Lieferanten- und Produktnachweise zentral digital vorliegen.

Tipp: Finde durch unseren Einkaufsführer Instandhaltungssoftware heraus, welche Instandhaltungssoftware eure Ziele bestmöglich unterstützt.

So unterstützt dich remberg dabei, jedes Audit sicher zu bestehen

Eine Instandhaltungssoftware (CMMS) wie remberg ermöglicht es, Dokumente und Daten zentral zu erfassen, zu speichern und leicht zugänglich zu machen. So gelingt es dir auch, Normen einfacher einzuhalten, indem du automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen für Wartungsintervalle und Inspektionen erleichtert. Die Digitalisierung erleichtert die Nachverfolgbarkeit und Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen.

Somit trägt eine digitale Instandhaltung nicht nur zur Einhaltung von Standards bei, sondern verbessert auch die Effizienz und Qualität der Instandhaltungsprozesse insgesamt. Eine moderne Instandhaltungssoftware wie remberg unterstützt dich bei Audits durch:

Vollständige Nachverfolgbarkeit

Mit remberg erhältst du eine lückenlose Historie jeder Anlage - von Störungen über Ersatzteile bis hin zu Wartungen und Prüfterminen. Alles landet automatisch in der digitalen Lebenslaufakte und ist revisionssicher dokumentiert. So kannst du jederzeit belegen, was wann von wem erledigt wurde. Für Audits bedeutet das: kein Suchen, kein Rätselraten – alles ist belegbar.

Christian Texter (Meguin) beschreibt den Effekt so: „Wir konnten mit remberg unsere Anlagenverfügbarkeit um 20 % steigern – weil wir endlich nachvollziehen können, was in der Vergangenheit passiert ist.“

Einheitliche Dokumentation

Digitale Formulare, Checklisten und Arbeitsaufträge, die auch mobil auf dem Handy oder Tablet genutzt werden können, sorgen dafür, dass dein gesamtes Team nach denselben Standards dokumentiert - ohne Medienbrüche oder unterschiedliche Excel-Versionen. Prüfprotokolle, Wartungen oder Störungsberichte folgen klaren Strukturen und sind automatisch der richtigen Anlage zugeordnet. So stellst du sicher, dass jeder Bericht normkonform ist und auch Jahre später noch besteht.

Zentral gespeicherte Daten

Mit remberg entfällt das Chaos aus Ordnern, Laufwerken und Papierbergen: Alle Daten liegen zentral an einem Ort - von Wartungsplänen bis Ersatzteilhistorien. Techniker, Auditoren oder das Management greifen auf eine Wahrheit zu, ohne verschiedene Systeme durchsuchen zu müssen. Das reduziert Auditvorbereitung drastisch und schafft Transparenz im gesamten Betrieb.

Sofort verfügbare Audit-Auswertungen

Mit remberg erhältst du auditrelevante Kennzahlen wie MTTR, Wartungsquote, Störzeiten oder Prüfstatus auf Knopfdruck - ohne manuelles Zusammensuchen. Dashboards und automatische Berichte liefern dir übersichtliche Nachweise für interne und externe Auditoren. Ob zustandserfasst, fällig oder überfällig: Jede Information ist live abrufbar.

Michael Faber, CAD / CAM Programmierer bei W. Gessmann GmbH, bringt es auf den Punkt: "Instandhaltungssoftware macht nicht nur die Arbeit im Team einfacher, sondern hat auch externe Auditoren begeistert. Das ist für uns ein wesentlicher Baustein, um den Aufwand bei Lieferantenaudits zu vereinfachen und Abläufe zu beschleunigen."

Audits werden nicht nur einfacher - sie werden zum Wettbewerbsvorteil

Mit der richtigen digitalen Struktur wird dein nächstes Audit nicht mehr zur Belastung Wenn Daten zentral verfügbar, Prozesse nachvollziehbar und Nachweise jederzeit abrufbar sind, reduzierst du Aufwand, vermeidest Abweichungen und stärkst die Professionalität deiner Instandhaltung. Audits werden nicht nur einfacher - sie werden zu eurem Wettbewerbsvorteil. Erfahre mehr über den Einsatz von remberg in deinem nächsten Audit in einem persönlichen Gespräch.