Instandhaltungsmaßnahmen: Definition, Vorteile und Software-Unterstützung

Instandhaltung wird in vielen Betrieben noch immer als notwendiges Übel betrachtet – dabei entscheidet sie maßgeblich über Produktivität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Ob verlängerte Lebensdauer von Maschinen und Anlagen, weniger ungeplante Ausfälle oder geringere Betriebskosten: Eine professionelle Instandhaltung ist einer der wichtigsten Hebel für den nachhaltigen Erfolg deines Betriebs.

In diesem Artikel erhältst du als Wartungs- und Instandhaltungsleiter*in einen strukturierten Überblick über alle Arten von Instandhaltungsmaßnahmen nach DIN 31051, ihre Vorteile sowie die Effekte einer modernen Instandhaltungssoftware (CMMS) auf eine Umsetzung.

Was sind Instandhaltungsmaßnahmen?

Instandhaltungsmaßnahmen umfassen alle Tätigkeiten, die dazu dienen, den funktionsfähigen Zustand von Anlagen, Maschinen, Gebäuden oder anderen technischen Assets zu erhalten, wiederherzustellen oder gezielt zu verbessern.

Sie stellen sicher, dass ein Asset zuverlässig arbeitet, seine geplante Lebensdauer erreicht und sicher betrieben werden kann. Grundlage für die Strukturierung von Instandhaltungsmaßnahmen ist die DIN 31051.

Die 4 Arten von Instandhaltungsmaßnahmen (DIN 31051)

Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich nach DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung) in 4 grundsätzliche Arten von Maßnahmen einteilen. In der Regel deckt eine umfassende Instandhaltungsstrategie alle diese Arten ab, jedoch kann es im konkreten Fall (Unternehmen, Kunde, Anlage) auch sinnvoll sein, auf einen Teil der Instandhaltungsmaßnahmen zu verzichten oder diese auszulagern.

Inspektion

Bei der Inspektion handelt es sich um eine regelmäßige Prüfung eines Assets, um den Ist-Zustand zu beurteilen. Im Rahmen der Inspektion selbst werden in der Regel keine Änderungen am Asset vorgenommen. Ziel ist es, Verschleiß, Schäden und Risiken frühzeitig erkennen.

Typische Schritte:

• Sichtprüfung
• Funktionsprüfung
• Messungen (z. B. Temperatur, Druck, Vibration)
• ggf. Demontage
• Dokumentation der Ergebnisse

Wartung

Eine Wartung beinhaltet die planmäßige Durchführung von Maßnahmen, um den Soll-Zustand eines Assets zu erhalten. Mit dem Ziel, Schäden vorzubeugen und präventive Reparaturmaßnahmen durchzuführen oder Teile routinemäßig auszutauschen. So wird die Verfügbarkeit sichergestellt und die Gesamtlebensdauer maximiert. In der Regel ist der Wartungsprozess durch den Hersteller vorgeschrieben und muss zur Wahrung von Garantieansprüchen hinreichend dokumentiert werden. 

Typische Schritte:

• Prüfung & Messung
• Pflege (Reinigen, Schmieren, Parameter anpassen, Software-Updates)
• Austausch von Verschleißteilen
• Kleinreparaturen
• Dokumentation

Instandsetzung

Eine Instandsetzung wird durchgeführt, um den Soll-Zustand eines Assets wiederherzustellen, welches durch Mängel in seiner Funktion beeinträchtigt wird. Oftmals geht es darum, ein defektes Asset wieder funktionsfähig zu machen und weiterhin eine Nutzung zu ermöglichen. Im Gegensatz zu einer Wartung handelt es sich nicht um eine vorbeugende, sondern um eine wiederherstellende Maßnahme, deren Teilschritte sich vom Zustand des Assets ableiten.

Typische Schritte:

• Fehleranalyse
• Messungen
• Reparaturen (klein & groß)
• Austausch defekter Komponenten
• Dokumentation

Verbesserung

Eine Verbesserung wird gezielt durchgeführt, um den Ist-Zustand eines bereits funktionsfähigen Assets zu verbessern, ohne grundlegend benötigte Funktionen zu verändern. Sie zielt darauf ab, die Zuverlässigkeit, Funktionalität, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit oder zukünftige Instandhaltbarkeit zu verbessern. Hierbei kann es sich um die Beseitigung von Schwachstellen handeln, das Hinzufügen zusätzlicher Funktionen oder auch um das Aufspielen einer verbesserten Software.

Typische Schritte:

• Beseitigung von Schwachstellen
• Einsatz verbesserter Bauteile
• Funktionsoptimierung
• Software-Upgrades

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Die Vorteile von Instandhaltungsmaßnahmen

Der Nutzen von Instandhaltungsmaßnahmen ist vielfältig und im Zusammenhang deines jeweiligen Anwendungsfalls bzw. Unternehmens zu sehen. Generell lassen sich die Vorteile wie folgt gruppieren:

Wie Software die Instandhaltung effizienter macht? 

Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich vorausschauend planen, dennoch ist der "Feuerwehrmodus" in vielen Betrieben allgegenwärtig: 46% aller Instandhaltungsmaßnahmen erfolgen laut Report reaktiv. Der remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt deutlich, wie groß der Handlungsdruck in vielen Betrieben ist: Im Median kommt es bei den befragten Betrieben zu vier ungeplanten Notfalleinsätzen pro Woche - eine Situation, die Instandhaltungsteams stark belastet und wertvolle Ressourcen bindet.

In der Instandhaltung lässt sich nicht jede Minute durchplanen - doch das muss die Produktivität deines Teams nicht beeinträchtigen. Entscheidend ist, dass der Melde- und Lösungsprozess im Störfall reibungslos funktioniert und unerwartete Ereignisse nicht ganze Wartungspläne durcheinanderbringen. Mit der richtigen Struktur und Transparenz angelehnt an ein modernes CMMS (Softwareanbieter im direkten Vergleich) kannst du als Verantwortliche*r dafür sorgen, dass dein Team selbst in Ausnahmesituationen schnell, gezielt und effizient handelt.

Tipp: Erfahre in unserem Einkaufsführer Instandhaltungssoftware wie du dich Schritt-für-Schritt für die richtige Lösung entscheidest.

Einkaufsführer Instandhaltungssoftware

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So profitierst du von einem CMMS in deinem Betrieb:

1. Effiziente Prozesse dank Digitalisierung

Digitale Wartungspläne

Erstelle und verwalte Wartungspläne digital – inklusive automatischer Terminierung, Erinnerungen und klarer Verantwortlichkeiten. Das reduziert ungeplante Einsätze und schafft Planbarkeit.

Bei den Stadtwerken Olching sank der Zeitaufwand für Wartungsplanung nach der Einführung von remberg als Instandhaltungssoftware um bis zu 80 %. Statt Rückfragen und Papierplänen nutzt das Team heute automatische Erinnerungen und digitale Checklisten. „Wir erkennen Störungen deutlich früher und können besser planen“, sagt Fridolin Felsche, Bereichsleiter Technik.

Digitale Formulare & Dokumentation

Alle Formulare, Prüfberichte und Protokolle erfasst du digital. So entsteht eine lückenlose Dokumentation, die für Audits, Garantieansprüche oder Nachweise sofort verfügbar ist.

Mobile App (auch offline)

Bearbeite Aufträge, checke Wartungspläne oder erfasse Messwerte direkt vor Ort – auch ohne Internetverbindung. Das bringt Geschwindigkeit und ersetzt Papierlisten endgültig.

Ersatzteilmanagement

Verfolge dein Ersatzteillager in Echtzeit, erkenne Mindestbestände und löse Bestellungen automatisiert aus. So vermeidest du Verzögerungen und teure Stillstandzeiten.

Aufgabenmanagement

Weise Aufgaben zu, setze Fristen, priorisiere Vorgänge und behalte den Status aller Maßnahmen im Blick. Alle Infos laufen zentral zusammen – ohne Excel-Chaos.

2. Verbesserte Kommunikation intern & extern

Interne Zusammenarbeit

Abteilungen, Teams und Schichten greifen auf dieselben Informationen zu. Rückfragen und Abhängigkeiten werden reduziert, Übergaben laufen sauberer und transparenter.

Fridolin Felsche von den Stadtwerken Olching kann den Vorteil für sein Team klar benennen: „Wir arbeiten im Team effizienter, weil wir einen besseren Überblick über unsere Anlagen und Prozesse haben.“

Externe Einbindung über Portale

Lieferantinnen, Partner oder Kundinnen können digital eingebunden werden – z. B. für Rückmeldungen, Wartungsnachweise oder Serviceeinsätze. Das spart Zeit auf beiden Seiten.

3. Umfassende Analysen & Berichte

Auswertungen für bessere Entscheidungen

Analysiere wichtige Kennzahlen wie MTTR, MTBF, Kosten, Auslastungen oder Häufigkeiten bestimmter Störungen.
Mit datenbasierten Insights optimierst du deine Prozesse und kannst Budgets besser planen.