Vorbeugende Instandhaltung: Leitfaden für Betriebe

Ob in der Fertigungsindustrie, bei Fahrzeugflotten, der Wartung von Ladestationen für Elektrofahrzeuge oder in der Gebäudetechnik – vorbeugende  Instandhaltung spielt eine zentrale Rolle. Durch geplante Inspektionen und Wartungsarbeiten soll sichergestellt werden, dass Anlagen und Systeme störungsfrei laufen und Ausfälle vermieden werden.

Aber die Umsetzung eines Programms zur vorbeugenden Instandhaltung ist gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Stolperfallen es zu vermeiden gilt und vorbeugende Instandhaltung implementieren und effektiv nutzen kannst.

Was ist vorbeugende Instandhaltung? 

Ziel der vorbeugenden Instandhaltung ist es, die Lebensdauer und Funktionsfähigkeit von Anlagen, Maschinen und Equipment zu erhalten. Durch gezielte Instandhaltungsmaßnahmen wie Inspektionen, Wartungen und Verbesserungen wird versucht, eine übermäßige Wertminderung oder einen vorzeitigen Ausfall zu verhindern.

Das Konzept umfasst verschiedene Tätigkeiten wie Einstellung, Reinigung, Schmierung, Reparatur und Austausch von Verschleißteilen:

• Inspektionen: Regelmäßige Überprüfungen des Zustands der Anlagen.
• Schmierung: Sicherstellen, dass bewegliche Teile ordnungsgemäß geschmiert sind.
• Reinigung: Entfernen von Schmutz und Ablagerungen, die zu Überhitzung oder Verschleiß führen können.
• Teileaustausch: Planmäßiger Austausch von Verschleißteilen (z. B. Filter, Riemen, Dichtungen) vor ihrem voraussichtlichen Versagen.
• Funktionstests: Überprüfen, ob alle Systeme wie vorgesehen funktionieren

Abhängig von den spezifischen Anforderungen einer Anlage kann der Umfang der erforderlichen Instandhaltungsarbeiten stark variieren. Ein üblicher Ansatz ist ein zeit- und kalenderbasierter Wartungsplan, der für die meisten Unternehmen einen soliden Ausgangspunkt darstellt.

Ziele der vorbeugenden Instandhaltung

Vorbeugende Instandhaltung ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb in vielen Bereichen - von der Produktion über die Fahrzeugwartung bis hin zur technischen Gebäudeausstattung. Sehen wir uns die Vorteile an:

Ausfallzeiten minimieren

Vorbeugende Instandhaltung verringert das Risiko von Ausfällen und Unfällen. Sie stellt die zuverlässige Leistung deiner Anlagen sicher und  unterstützt dich bei der Einhaltung gesetzlicher Sicherheitsvorschriften.

Lebensdauer verlängern

Durch regelmäßige Wartungen und Inspektionen erhöhst du die Lebensdauer deiner Maschinen, Fahrzeuge und Anlagentechnik. Du verzögerst Neuanschaffungen und hältst die Leistungsfähigkeit deiner Anlagen auf hohem Niveau.

Reparaturkosten minimieren

Durch regelmäßige Wartung und Inspektion kannst du Probleme frühzeitig erkennen. Das vermeidet teure Notfallreparaturen und spart langfristig Kosten.

Sicherheit erhöhen

Vorbeugende Instandhaltung leistet einen entscheidenden Beitrag zur Erhöhung der Arbeitssicherheit und geht weit über die Reduzierung von Ausfallzeiten hinaus:

• Maschinenfehler frühzeitig erkennen
• Gefährliche Situationen vermeiden
• Risiken durch ungeplante Stillstände minimieren

Produktivität und Betriebsergebnis steigern

Weniger Ausfallzeiten bedeuten höhere Produktivität und Effizienz. Das verbessert nicht nur die Betriebsabläufe, sondern wirkt sich auch positiv auf  das Betriebsergebnis aus.

Instandhaltungsplanung optimieren

Wenn du die vorbeugende Instandhaltung gut planst, setzt du Personal und Ersatzteile effizienter ein. So vermeidest du unnötige Stillstandszeiten und nutzt bestmöglich deine zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Voraussetzungen für Einführung von vorbeugender Instandhaltung

Die Instandhaltung genießt hohes Ansehen: 76 % sehen sich als strategischer Partner der Produktion, 71 % fühlen sich wertgeschätzt. Das bestätigt der remberg Instandhaltungsreport 2025. Gleichzeitig bestätigen 59 %, dass Budget und Personal wirklich ausreichen. Fast ein Fünfelt (18 %) der Befragten, widerspricht dieser Aussage deutlich. Insbesondere bei der Einführung vorbeugender Instandhaltung müssen die Voraussetzungen innerhalb des Betriebs geprüft werden:

Fachkräfte
Verfügt dein Unternehmen über genügend qualifiziertes Personal, um regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten durchzuführen?

Aus- und Weiterbildung
Bist du in der Lage, Schulungen anzubieten, um deine Mitarbeitenden auf die Umstellung auf vorbeugende Instandhaltung vorzubereiten? Eine neue Vorgehensweise erfordert oft ein Umdenken und das Erlernen neuer Fähigkeiten – sowohl praktisch als auch administrativ.

Administrative Prozesse
Verfügt dein Unternehmen über die notwendigen Strukturen, um vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen zu planen und zu terminieren? Eine effektive Planung und Koordination sind entscheidend, um die Instandhaltung reibungslos in die Betriebsabläufe zu integrieren.

Fachkompetenz
Besitzt dein Team das notwendige Fachwissen, um präventive Instandhaltungsmaßnahmen zu definieren und umzusetzen? Dazu gehören das Verständnis der Maschinenanforderungen sowie Wissen über optimale Wartungsintervalle und Methoden.

Budget und Ressourcen
Sind finanzielle Mittel und Ressourcen vorhanden, um die anfänglichen Investitionen für ein Programm zur vorbeugenden Instandhaltung zu tragen? Langfristig können dadurch Kosten gesenkt und Effizienz gesteigert werden.

Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.

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Arten der vorbeugenden Instandhaltung

Eine sinnvolle Planung der vorbeugenden Instandhaltung ist das A und O für den störungsfreien Betrieb deiner Anlagen und Maschinen. Dabei stehen  grundsätzlich zwei Ansätze zur Verfügung: die zeitbasierte und die nutzungsbasierte Instandhaltung.

Zeitbasierte Instandhaltung: Bei der zeitbasierten Instandhaltung erfolgen Wartungen in festen Intervallen – z. B. halbjährlich oder jährlich. Ähnlich wie beim regelmäßigen Ölwechsel nach Zeitvorgabe eignet sich dieser Ansatz besonders für Anlagen, deren Verschleiß überwiegend zeitabhängig ist.

Nutzungsabhängige Instandhaltung: Hier richtet sich die Wartung nach der tatsächlichen Nutzung, etwa nach Betriebsstunden oder Zyklen. Vergleichbar mit einem Ölwechsel nach einer bestimmten Kilometerleistung berücksichtigt dieser Ansatz den realen Verschleiß und ist damit oft effizienter als rein zeitbasierte Methoden.

Zustandsorientierte Instandhaltung (Predictive Maintenance): Die Wartung erfolgt abhängig vom aktuellen Zustand der Maschine – meist gestützt durch Sensoren, Messdaten und Auswertungen. So werden Maßnahmen nur dann durchgeführt, wenn sich erste Abweichungen oder Anomalien zeigen.

Vorbeugende Instandhaltung in der Praxis

Wann vorbeugende Instandhaltung sinnvoll ist, lässt sich am besten anhand verschiedener Beispiele aus der Praxis aufzeigen. Schauen wir uns drei konkrete Situationen an:

🔴 Vorbeugende Instandhaltung nicht notwendig: Glühlampenwechsel 

Nehmen wir als Beispiel einen regelmäßigen Austausch von Glühbirnen in einer Werkstatt. Obwohl Glühbirnen relativ häufig ausfallen, stellt dies bei  mehreren Leuchten kein großes Problem dar. Daher wird sich der jährliche Austausch aller Leuchtmittel, unabhängig von ihrem tatsächlichen Zustand, als unverhältnismäßig teuer erweisen. In diesem Fall ist es effizienter, nur die defekten Lampen bei Bedarf auszutauschen, anstatt routinemäßig eine  vorbeugende Instandhaltung durchzuführen.

🟡 Vorbeugende Instandhaltung situationsabhängig: Wechsel von Filtern an einer Klimaanlage

Im Fall von HVAC-Systemen (Heizung, Lüftung, Klimatisierung) geht es weniger um die Notwendigkeit als vielmehr um die Häufigkeit der vorbeugenden  Instandhaltung. Ein verstopfter Filter verringert zwar die Effizienz des Systems, führt aber nicht zwangsläufig zu einem Ausfall. Entscheidend ist  eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Abwägung, ob die Wartung z.B. alle vier, sechs oder acht Monate durchgeführt werden sollte. Während eine lange  Wartezeit bis zum Austausch eines Teils kostspielig sein kann, kann eine rechtzeitige vorbeugende Wartung kritische Ausfälle verhindern.

🟢 Vorbeugende Instandhaltung unerlässlich: Betriebskritische Maschinen

Anders verhält es sich bei kritischen Maschinen, deren Ausfall gravierende Folgen für die gesamte Produktion haben kann. Bei ständig laufenden  Maschinen ist die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls hoch, weshalb regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen, wie das wöchentliche Schmieren von Ketten  oder anderen beweglichen Teilen, unverzichtbar sind. Diese Maßnahmen helfen, Ausfallzeiten zu vermeiden und tragen zur Aufrechterhaltung eines  störungsfreien Produktionsablaufs bei.

Schritt-für-Schritt-Plan zur Einführung

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie ein wirksamer Plan für die vorbeugende Instandhaltung einer Maschine aussehen kann. Angenommen, eine wichtige Produktionsmaschine kostet in der Anschaffung 100.000 Euro und verursacht bei 7.000 Betriebsstunden Wartungs- und Reparaturkosten in Höhe von 30.000  Euro. Mit einem gut durchdachten Instandhaltungsprogramm kannst du diese Kosten erheblich senken - laut KPMG  in manchen Fällen sogar um bis zu 25 %.

1. Analyse und Auswahl der kritischen Anlagen

Bevor du einen Wartungsplan erstellst, solltest du die Maschinen und Anlagen  identifizieren, die am ehesten von vorbeugender Instandhaltung profitieren. Studien wie die von KPMG zeigen, dass bis zu 50 % der Ausgaben für die  Erstellung eines vorbeugenden Instandhaltungsplans verschwendet werden können. Daher solltest du dich zunächst auf kritische Anlagen konzentrieren,  bei denen Ausfälle durch vorbeugende Maßnahmen verhindert werden können.

2. Festlegung der Instandhaltungsmaßnahmen

Für jede kritische Anlage müssen spezifische  Instandhaltungsmaßnahmen festgelegt werden. Dies sollte unter  Berücksichtigung der Herstellerangaben, der bisherigen Erfahrungen und der spezifischen Betriebsbedingungen erfolgen.

3. Planung und Terminierung

Erstelle einen detaillierten Zeitplan für jede Instandhaltungsmaßnahme unter Berücksichtigung der Betriebszeiten, um  die Beeinträchtigung des täglichen Betriebs zu minimieren.

4. Durchführung und Überwachung

Führe die geplanten Instandhaltungsarbeiten durch und dokumentiere sorgfältig alle Maßnahmen und Ergebnisse. Überwache kontinuierlich den Zustand  der Anlagen, um die Wirksamkeit des Instandhaltungsprogramms beurteilen zu können.

5. Bewertung und Anpassung

Bewerte regelmäßig die Ergebnisse der vorbeugenden Instandhaltung und  passe den Plan gegebenenfalls an. Damit stellst du sicher, dass dein Programm kontinuierlich verbessert wird und die  Instandhaltungsmaßnahmen effektiv zur Vermeidung von Ausfällen  beitragen.

Ein solcher Ansatz ermöglicht es dir, die Zuverlässigkeit der Anlagen zu erhöhen und die Gesamtbetriebskosten durch den gezielten Einsatz von  Instandhaltungsmaßnahmen effektiv zu senken.

7 wichtige Punkte bei vorbeugender Instandhaltung

1. Klare Ziele & Planung

Lege fest, was du erreichen willst, welche Unterlagen du brauchst und welche Kennzahlen wichtig sind. Eine Instandhaltungssoftware hilft bei Planung und Kontrolle. Vergleiche in unserem Einkaufsführer, worauf du bei der Auswahl eines CMMS achten solltest.

2. Präzise Arbeitsanweisungen

Formuliere Arbeitsaufträge eindeutig. Je klarer die Beschreibung, desto leichter kann dein Team Maßnahmen korrekt umsetzen.

3. Realistische Intervalle

Plane Wartungsintervalle so, dass sie weder zu häufig noch zu selten sind. Passe sie regelmäßig anhand von Feedback und Erfahrung an.

4. Priorisierung wichtiger Anlagen

Konzentriere dich auf Anlagen und Maschinen, die kritisch für deine Abläufe sind. Nicht jedes Asset benötigt dieselbe Frequenz oder Tiefe.

5. Verlässliches Ersatzteilmanagement

Stelle sicher, dass benötigte Teile rechtzeitig verfügbar sind. Software kann Teile automatisch reservieren und Bestände überwachen.

6. Ausreichende Ressourcen & Fähigkeiten

Achte darauf, dass dein Team genug Zeit und Know-how für präventive Maßnahmen hat. Überforderung führt schnell zu Rückständen.

7. Lückenlose Dokumentation

Halte alle Wartungen fest – idealerweise digital. So behältst du den Überblick und erleichterst Analysen sowie Audits.

8. Teamakzeptanz für vorbeugende Instandhaltung gewinnen

Vorbeugende Instandhaltung funktioniert nur, wenn das Team dahintersteht. So gewinnst du Akzeptanz:

• Nutzen sichtbar machen: Zeige, wie präventive Instandhaltung Stress reduziert, planbare Arbeit schafft und Entwicklungsmöglichkeiten bietet.
• Mit Daten überzeugen: Visualisiere Ausfälle, Reparaturzeiten und Kosten – und warum präventive Maßnahmen 12–18 % sparen.
• Team einbinden: Feedback einholen, Erfahrungen nutzen, Prozesse gemeinsam weiterentwickeln.
• Abteilungen vernetzen: Instandhaltung und Betrieb sollten eng kommunizieren und Wartungen gemeinsam planen.
• Regelmäßige Abstimmung: Kurze Meetings verhindern Missverständnisse und fördern lösungsorientiertes Arbeiten.

Mit remberg in 5 Schritten zur vorbeugenden Instandhaltung

remberg ist ein modernes CMMS, mit der du deine Instandhaltung im Handumdrehen von reaktiv auf proaktiv umstellst.

 
1. Wartungsplanung & Störungsmanagement: remberg erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Wartungsplänen für alle Anlagen. Mit wenigen Klicks planst du präzise Instandhaltungsmaßnahmen, die automatisch und wiederkehrend generiert werden - deine Teams werden außerdem über alle anstehenden Aufgaben automatisch informiert.  

 
2. Digitale Arbeitsanweisungen, Berichte & Checklisten: Deine Teams erhalten detaillierte digitale Aufträge für jede Aufgabe. Anlagenhistorie, Handbücher und Spezifikationen sind zentral im System hinterlegt. Digitale Formulare und Checklisten helfen dir und deinem Team, jeden Schritt genau zu dokumentieren und unterstützen eine fehlerfreie Aufgabenerfüllung. Außerdem gibt dir der KI-Copilot einen Effizienzboost von über 35%: So erstellt Generative KI aus einfachen Stichpunkten und Notizen aussagekräftige Wartungsdokumentationen.  

 
3. Ersatzteilmanagement: Mit remberg als Software für Ersatzteilmanagement werden aufgeschobene oder nicht durchgeführte Aufgaben aufgrund fehlender Ersatzteile vermieden. Mit dem CMMS stellst du sicher, dass benötigte Teile für jede Aufgabe verfügbar sind und erleichtert den Zugriff durch übersichtliche Stammdaten, damit deine Teams effizient arbeiten können.  

 
4. Transparenz und Zusammenarbeit: Das System verbindet alle Wartungsprozesse digital und fördert die Zusammenarbeit im Team. Klare Aufgaben & To-Do-Listen sowie eine zentrale Dokumentation ermöglichen einen ständigen Überblick und verbessern die Teamdynamik.  

 
5. Dashboard & Analysen: Einblicke in wichtige Kennzahlen helfen dir dabei, Wartungsintervalle zu optimieren und Ausfallzeiten zu minimieren. remberg unterstützt bei der Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Instandhaltungsprozesse.  

Vorbeugende Instandhaltung für langfristigen Erfolg

Ein gut durchdachtes Programm zur vorbeugenden Instandhaltung bringt eine ganze Reihe an Vorteilen: Weniger Ausfälle, kürzere Stillstandzeiten, eine  gesteigerte Betriebseffizienz und eine längere Lebensdauer deiner Anlagen. Aber um all diese Vorteile richtig zu nutzen, musst du genau wissen, wann  und bei welchen Anlagen und Maschinen eine vorbeugende Instandhaltung sich am ehesten eignet. Ein besonderes Augenmerk solltest du auf kritische  Anlagen werfen, die für den Produktionsbetrieb wichtig sind.

Indem du mögliche Schwachstellen bei diesen Anlagen im Blick behältst, kannst du dein Instandhaltungsprogramm so aufbauen, dass es direkt zur Zuverlässigkeit deines Betriebs beiträgt. Dabei sind die richtigen Werkzeuge, klare Verfahren, ein kompetentes Team und Ersatzteilverfügbarkeit  ntscheidend, um das Programm effektiv umzusetzen. Wenn du alle Aufgaben, Arbeitsanweisungen und Checklisten im Auge behältst und die Historie deiner  Anlagen in einer digitalen Lebenslaufakte dokumentierst, baust du dir  eine wertvolle Datengrundlage auf. Diese Daten helfen dir und deiner Geschäftsführung, die Leistung aller Anlagen genau zu analysieren und kluge Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Ein Programm zur vorbeugenden Instandhaltung ist also viel mehr als nur ein Werkzeug zur Instandhaltung –  es ist ein strategisches Element, um deinen Betrieb langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig zu halten.