Audit-Vorbereitung Instandhaltung: In 5 Schritten von Panik zur Routine

Die meisten Digitalisierungsprojekte in der Instandhaltung scheitern nicht an der Software. Sie scheitern daran, dass jemand beschließt, ab morgen alles anders zu machen.

Nach einem stressigen Audit wird in vielen Betrieben direkt ein Projekt aufgesetzt. Alle Anlagen sollen erfasst werden, sämtliche Prozesse umgestellt, das ganze Team geschult. Drei Monate später nutzt niemand das System und die nächste Audit-Vorbereitung läuft wieder über Excel und Hoffnung.

Das Muster ist immer gleich: zu viel auf einmal, zu wenig durchdacht, zu schnell aufgegeben.

Dieser Artikel ist für alle, die es anders angehen wollen. Nicht mit einem Masterplan, sondern mit fünf Schritten, die nacheinander funktionieren. Was Auditoren konkret prüfen, steht im Artikel Instandhaltung Audit: Was Auditoren prüfen & wie du jederzeit bestehst. Hier geht es ums Machen.

1. Nimm den Ist-Zustand der Dokumentation auf

Jeder Instandhaltungsleiter hat ein ungefähres Bild: "Unsere Dokumentation ist nicht perfekt, aber wir kommen schon klar." Dann kommt der Auditor und fragt nach dem Wartungsprotokoll der Kälteanlage vom Oktober – und plötzlich suchen drei Leute in fünf verschiedenen Systemen.

Deshalb: Mach eine Bestandsaufnahme, die wehtut. Setze dich mit deinem Team zusammen und geht jede Dokumentart einzeln durch. Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Störungsmeldungen, Ersatzteilbelege, Checklisten. Für jede drei Fragen:

Wo liegt das? Wenn die Antwort "kommt drauf an" ist – oder drei Leute drei verschiedene Orte nennen – dann ist das bereits die Antwort.

Wer pflegt das? Wenn immer derselbe Name fällt, hast du kein System. Du hast eine Person, von der alles abhängt. Der Kollege wird krank, geht in Urlaub, geht in Rente – und dann steht jemand vorm Auditor und blättert durch Ordner, die er noch nie gesehen hat.

Wie lange dauert es, ein bestimmtes Protokoll zu finden? Nicht schätzen – stoppen. Lass jemanden, der nicht direkt beteiligt war, das Wartungsprotokoll einer bestimmten Anlage suchen. Alles über fünf Minuten ist ein Problem.

2. Priorisiere kritische Assets zuerst– nicht alles auf einmal

Der größte Fehler nach der Bestandsaufnahme: alles auf einmal anfassen. 200 Anlagen digitalisieren, sämtliche Prozesse umstellen. Das überfordert jedes Team und endet damit, dass gar nichts passiert.

Starte mit den Anlagen, nach denen der Auditor als Erstes fragt.

Die Engpass-Maschinen, bei denen ein Stillstand die Produktion runterzieht. Die sicherheitsrelevanten Systeme – Brandschutz, Druckbehälter, Aufzüge,  Leitern und Tritte, alles mit gesetzlicher Prüfpflicht. Und die üblichen Verdächtigen mit langer Störungshistorie, die bei jedem Audit Fragen aufwerfen.

In den meisten Betrieben sind das 10 bis 20 Assets. Für die legst du in remberg die Stammdaten an, verknüpfst die vorhandenen Dokumente, richtest die wiederkehrenden Wartungspläne ein. Das dauert Tage, nicht Wochen. Und wenn diese 20 Anlagen beim nächsten Audit sauber dokumentiert sind, ist der schwierigste Teil erledigt.

3. Lege Verantwortlichkeiten und Dokumentationsprozesse fest

In vielen Teams ist völlig unklar, wer eigentlich wann was dokumentiert. Und niemand redet gerne darüber.

Der Techniker sagt: "Ich mach die Wartung, den Papierkram macht der Schichtleiter." Der Schichtleiter sagt: "Ich dachte, der Techniker trägt das ein." Der Instandhaltungsleiter sagt: "Ich hab gedacht, das läuft." Am Ende sucht jemand vor dem Audit alles zusammen – aus den Köpfen der Leute, die gerade verfügbar sind.

Bevor eine Software irgendetwas löst, müssen drei Dinge klar sein:

Der Techniker dokumentiert vor Ort. Nicht der Schichtleiter am Ende des Tages. Die Person, die an der Anlage steht, dokumentiert während sie arbeitet. Was "danach" passieren soll, passiert in der Praxis unvollständig, ungenau oder gar nicht.

Pflichtfelder verhindern Lücken. Ein Arbeitsauftrag ist erst abgeschlossen, wenn Checkliste, Zeitstempel und Foto ausgefüllt sind. Klingt streng, ist aber der einzige Weg zu konsistenten Nachweisen. In remberg lässt sich das über digitale Formulare und Checklisten abbilden – Pflichtfelder, die man nicht überspringen kann.

Freigaben sind geregelt. Wer nimmt ab? Was passiert, wenn diese Person im Urlaub ist? Wer bekommt die Eskalation bei überfälligen Prüfungen? Ohne das hilft die beste Software nichts.

4. Starte mit den Grundfunktionen

Beginne nicht mit dem "perfekten Setup" im Kopf, sondern mit dem einfachsten, das funktioniert.

Vier Dinge, mehr nicht: Asset-Stammdaten für die kritischen Anlagen. Arbeitsaufträge digital statt auf Papier oder Zuruf. Checklisten für die wiederkehrenden Wartungen. Und eine Dokumentenablage, bei der Prüfberichte, Fotos und technische Unterlagen direkt an der Anlage hängen – nicht in einem Ordner auf irgendeinem Laufwerk.

Ersatzteilverwaltung, Kennzahlen-Dashboards, Predictive Maintenance, SAP-Anbindung – kommt alles später. Wer zu früh zu viel will, bekommt gar nichts.

Die meisten Teams, die mit remberg starten, sind nach wenigen Tagen mit den Grundfunktionen produktiv. Kein IT-Projekt über Monate. Und der erste Erfolg – ein Auditor fragt nach einem Protokoll, es ist in 30 Sekunden da – überzeugt das Team mehr als jede Schulungspräsentation.

5. Gewinne deine Techniker für die digitale Dokumentation

Alles vorher ist Struktur. Dieser nächste Schritt ist Kultur. Und er ist mit Abstand der härteste.

Viele Techniker – besonders die erfahrenen – sehen Dokumentation als lästigen Zusatzaufwand, der sie von der eigentlichen Arbeit abhält. Und wenn Dokumentation bedeutet, nach Feierabend am Rechner Formulare auszufüllen, haben sie damit auch recht.

Die Frage ist nicht: "Wie kriege ich die Techniker dazu, zu dokumentieren?" Sondern: "Wie wird Dokumentation Teil der Arbeit statt ein Anhängsel danach?"

Fang beim Warum an – aber nicht mit dem Warum des Managements. Nicht "der Auditor braucht das" und nicht "die Geschäftsführung hat entschieden". Sondern: "Wenn du nächste Woche an die Pumpe musst, siehst du direkt, was die Kollegin letzte Woche gemacht hat." Oder: "Wenn du im Urlaub bist, muss dich niemand anrufen, weil alles an der Anlage steht." Oder: "Damit das, was du weißt, nicht mit dir in Rente geht."

Zeigen, nicht schulen. Die erste echte Wartung gemeinsam in der remberg App für mobile Instandhaltung dokumentieren. An einer Anlage, die der Techniker in- und auswendig kennt. Kein Schulungsraum, kein PowerPoint, kein Testszenario. Echte Arbeit, echte Dokumentation, am Smartphone direkt an der Maschine. Offline-fähig, drei Klicks, Foto, fertig.

Zuhören, wenn was nicht passt. Wenn drei Techniker sagen, ein Workflow funktioniert so nicht, dann funktioniert er so nicht. Anpassen, nicht belehren. Die Leute vor Ort wissen besser als jeder Projektmanager, was im Alltag geht und was nicht.

Der Moment, ab dem es läuft, ist fast immer derselbe: Ein Auditor fragt nach einem Protokoll. Jemand zieht das Handy raus, öffnet die App, und die Antwort steht in Sekunden. Wenn das Team das einmal erlebt, braucht es keine Überzeugungsarbeit mehr.

Sonderfall: Altanlagen ohne Dokumentation digitalisieren

"Wir haben Anlagen, für die es null Dokumentation gibt. Was machen wir damit?"

Kommt in fast jedem Gespräch. Die Antwort ist pragmatischer als erwartet:

Stichtag setzen, vorwärts arbeiten. Ab einem festen Datum wird digital dokumentiert. Was davor liegt, liegt davor. Zehn Jahre Papier-Geschichte nacherfassen bindet Ressourcen für Monate und bringt im Audit weniger als man denkt.

Ausnahme: die wirklich kritischen Assets. Für die Top-10-Anlagen aus Schritt 2 lohnt es sich, vorhandene Unterlagen – letzte Prüfberichte, Wartungsprotokolle, technische Zeichnungen – in remberg zu hinterlegen. Nicht lückenlos, aber genug, um dem Auditor zu zeigen: Wir wissen, was an dieser Anlage Sache ist.

Den Auditor proaktiv ansprechen. "Wir haben ab [Datum] auf digitale Dokumentation umgestellt. Für den Zeitraum davor liegt die Dokumentation in [Format] vor." Das ist keine Schwäche. Es zeigt, dass ihr das Problem erkannt und gelöst habt. Auditoren reagieren darauf in der Regel positiv.

Von der Einführung bis zur Audit-Readiness: der realistische Zeithorizont

Nach zwei Wochen stehen Bestandsaufnahme und Priorisierung. Nach vier Wochen sind die Prozesse definiert und die Software eingerichtet. Nach zwei bis drei Monaten dokumentiert das Team im Alltag digital – und der nächste Auditor bekommt seine Antworten in Minuten statt Stunden.

Nach ein paar Monaten ist Audit-Vorbereitung kein Thema mehr. Nicht weil alles perfekt ist. Sondern weil die Nachweise als Nebenprodukt der täglichen Arbeit entstehen.

Was Auditoren konkret prüfen → Instandhaltung Audit: Was Auditoren prüfen & wie du jederzeit bestehst

Was passiert, wenn Dokumentation fehlt → Audit nicht bestanden: Was fehlende Wartungsdokumentation wirklich kostet

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