Audit nicht bestanden: Was fehlende Wartungsdokumentation wirklich kostet
Der Auditor stellt eine Frage. Du weißt die Antwort – aber du kannst sie nicht belegen. Ab diesem Moment spielt es keine Rolle mehr, wie gut eure Instandhaltung tatsächlich ist.
So fängt es an. Nicht mit einem Totalausfall, nicht mit einem Skandal. Sondern mit einer Lücke in der Dokumentation, die sich nicht mehr schließen lässt, während der Auditor im Raum sitzt. Die Wartung wurde gemacht. Der Techniker weiß es. Der Schichtleiter weiß es. Nur: Das Protokoll fehlt. Oder es liegt auf einem Laufwerk, das gerade niemand findet. Oder es steckt im Kopf eines Kollegen, der heute nicht da ist.
Christoph Funken, Instandhaltungsberater bei der Menger Group, kennt dieses Muster: "Was nicht nachvollziehbar dokumentiert ist, gilt als nicht gemacht."
In Gesprächen mit Instandhaltungsleitern hören wir immer wieder ähnliche Sätze: "Wir hatten bei den Audits wiederholt Abweichungen und müssen die jetzt beheben." Oder: "Der Aufwand ist enorm, weil Prozesse und Dokumentation bei uns derzeit sehr unübersichtlich sind."
Was hinter solchen Sätzen steckt – und was Unternehmen tatsächlich riskieren – darum geht es in diesem Artikel.
Was passiert, wenn der Auditor Lücken findet
Nicht jede fehlende Dokumentation hat dieselben Folgen. Auditoren unterscheiden nach Schweregrad und je nach Einstufung reichen die Konsequenzen von einer Korrekturmaßnahme bis zur Aussetzung der Zertifizierung.
Geringfügige Abweichung
Ein einzelner Nachweis fehlt oder ist unvollständig, aber der Prozess dahinter existiert und funktioniert grundsätzlich. Das Wartungsprotokoll einer bestimmten Anlage ist nicht auffindbar, obwohl die Wartung nachweislich stattgefunden hat.
Folge: Korrekturmaßnahme mit Frist. Der Nachweis muss nachgereicht werden. Unangenehm, aber beherrschbar – solange es ein Einzelfall bleibt.
Wesentliche Abweichung
Mehrere Nachweise fehlen, oder ein ganzer Dokumentationsbereich ist lückenhaft. Keine einzelne vergessene Anlage, sondern ein systematisches Problem: Wartungsintervalle werden nicht nachvollziehbar eingehalten, Prüfberichte sind nicht zuzuordnen, der Audit-Trail fehlt.
Folge: Korrekturmaßnahme mit enger Frist und in der Regel ein Nachaudit innerhalb von drei bis sechs Monaten. Das bindet Ressourcen – Auditor-Honorar, interne Vorbereitungszeit, Produktionsunterbrechungen – und setzt ein Signal, intern wie extern, dass etwas nicht stimmt.
Kritische Abweichung
Sicherheitsrelevante Dokumentation fehlt. Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen wurden nicht durchgeführt oder lassen sich nicht nachweisen. Gefährdungsbeurteilungen sind veraltet oder nicht vorhanden.
Folge: Sofortige Maßnahmen bis hin zur Aussetzung der Zertifizierung. Bei IATF 16949 in der Automobilindustrie kann das bedeuten, dass OEM-Kunden Aufträge entziehen. In der Pharma kann eine fehlende GMP-Konformität Produktionsstopps erzwingen. Im Facility Management droht bei fehlenden Nachweisen nach BetrSichV der Verlust der Betriebsgenehmigung für überwachungsbedürftige Anlagen.
Haftung: Warum es nicht beim Audit bleibt
Ein nicht bestandenes Audit ist ärgerlich. Die Haftungsfrage dahinter ist ein anderes Kaliber.
Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) regelt klar: Die Verantwortung für den sicheren Betrieb liegt beim Betreiber. Nicht beim externen Prüfdienstleister. Nicht beim Softwarehersteller. Beim Betreiber.
Wenn an einer Anlage ein Schaden entsteht – ein Arbeitsunfall, ein Umweltvorfall, ein Produktionsschaden – und die Wartungsdokumentation ist lückenhaft, fehlt der Entlastungsbeweis. Du musst nachweisen, dass die Anlage ordnungsgemäß gewartet wurde. Ohne Nachweis kehrst du die Beweislast nicht um.
Und das betrifft nicht nur sicherheitskritische Anlagen. Auch bei Versicherungsfällen prüfen Versicherer routinemäßig, ob Wartungspflichten eingehalten wurden. Fehlende oder unvollständige Dokumentation kann dazu führen, dass Schadensansprüche abgelehnt werden – unabhängig davon, ob die Wartung tatsächlich durchgeführt wurde.
Die Kosten, die niemand rechnet
Selbst wenn kein Audit schiefgeht und kein Schaden eintritt – fehlende oder schlechte Dokumentation kostet. Jeden Tag, in jeder Schicht.
Der remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt: Fast die Hälfte der befragten Betriebe gibt an, dass ihre aktuellen Tools sie im Tagesgeschäft ausbremsen. 43 % arbeiten noch mit Excel, 28 % mit Papier. Die Zeit, die ins Suchen, Scannen und Nachtragen fließt, fehlt für die eigentliche Instandhaltung.
Audit-Vorbereitung ohne digitale Lösung kostet mehrere Personentage – pro Audit. Bei drei Audits im Jahr, sei es Zertifizierung, Behörde oder Kundenaudit, summiert sich das. Und danach? "Die Woche nach dem Audit war immer sehr straff durchgeplant", berichtet ein Instandhaltungsleiter. Nacharbeiten, fehlende Dokumente nachtragen, Lücken schließen.
Das sind keine Audit-Kosten. Das sind Betriebskosten, die sich als Normalzustand tarnen.
Wie es dazu kommt
Das Problem ist selten, dass jemand seine Arbeit nicht macht. Es ist fast immer, dass die Arbeit gemacht wird – aber die Dokumentation strukturell hinterherhinkt.
Alles liegt irgendwo, nichts hängt zusammen. Wartungsprotokolle im Ordner, Fotos auf dem Handy des Technikers, Ersatzteilbestellungen im ERP, Prüfberichte im Dateisystem. Die Informationen existieren – aber verteilt auf so viele Orte, dass sie im Audit nicht zusammenführbar sind. Ein Instandhaltungsleiter formulierte es so: "Wenn der Kollege beim Audit nicht dabei ist, dann fange ich hier an, die ganzen Ordner rauszusuchen – und das wirkt nicht besonders souverän."
Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Wer hat das Protokoll zuletzt bearbeitet? War das vor oder nach der Freigabe? Wurde ein Prüfintervall angepasst – und wenn ja, wann und warum? Bei Excel und Papier lässt sich das nicht rekonstruieren. Im Audit fehlt damit der Audit-Trail, den jeder Standard voraussetzt.
Dokumentation passiert nach der Arbeit. Wenn der Eintrag erst am Schreibtisch gemacht wird – nach der Wartung, nach der Schicht, am Freitagnachmittag – wird er aufgeschoben. Aufgeschoben heißt: unvollständig, ungenau, oder vier Monate rückwirkend vor dem nächsten Audit nachgeholt.
Wissen steckt in Köpfen statt in Systemen. "Wenn die Dokumente nicht eindeutig benannt sind, ist es schwer, sie zu finden – weil es macht nicht immer derselbe Instandhalter." Solange der erfahrene Kollege da ist, funktioniert alles. Wenn er krank wird, in Rente geht oder den Job wechselt, geht das Wissen mit.
Drei Dinge, die sofort wirken
Kein Zehn-Punkte-Plan. Drei Maßnahmen, mit denen sich die Lage innerhalb weniger Wochen verändert:
Setze einen Stichtag. Ab einem festen Datum wird digital dokumentiert. Nicht "demnächst", nicht "wenn wir die perfekte Lösung haben". Ein konkretes Datum. Was davor liegt, liegt davor. Was ab jetzt kommt, ist sauber.
Digitalisiere kritische Assets zuerst. Starte mit 10 bis 20 Anlagen, nach denen der Auditor als Erstes fragt: Produktionsengpässe, sicherheitsrelevante Systeme, Anlagen mit gesetzlicher Prüfpflicht. Für diese Assets lohnt sich auch das Nacherfassen vorhandener Papierunterlagen.
Bring Dokumentation dorthin, wo die Arbeit passiert. Der Techniker hat sein Smartphone an der Anlage – aber nicht den Laptop und nicht den Papierordner. Wenn Dokumentation dort möglich ist, wo gearbeitet wird, wird sie auch gemacht. Die remberg App ist genau dafür gebaut: offline-fähig, intuitiv, direkte Verknüpfung zum Asset.
Wie du das in fünf Schritten systematisch umsetzt: → Audit-Vorbereitung Instandhaltung: Von Panik zu Routine
Der nächste Audit kommt bestimmt
Die Frage ist nicht ob, sondern wann. Und die Frage, die er stellen wird, ist immer dieselbe: Können Sie belegen, was Sie behaupten?
Unternehmen, die mit remberg arbeiten, beantworten diese Frage in Minuten. Nicht weil die Software Wunder wirkt, sondern weil die Nachweise im Arbeitsalltag entstehen, statt vor dem Audit zusammengesucht zu werden.
Was genau Auditoren prüfen → Instandhaltung Audit: Was Auditoren prüfen & wie du jederzeit bestehst
Du willst die Risiken vom Tisch haben? Fordere eine Demo an – wir zeigen dir, wie andere Instandhaltungsteams ihre Audit-Dokumentation in den Griff bekommen haben. Oder schau dir an, wie Unternehmen mit remberg arbeiten.