Tätigkeitsnachweis - Definitionen & Vorlage
Tätigkeitsnachweise gehören zu den wichtigsten, aber zeitintensivsten Aufgaben in der Instandhaltung. Viele Techniker*innen verbringen dafür 30 bis 90 Minuten pro Tag - oft abends im Auto oder nach Feierabend. Gleichzeitig sind die Nachweise entscheidend für Abrechnung, Qualitätssicherung, Kundenkommunikation und Audits. Doch in vielen Betrieben führen Papierformulare, unklare Notizen und fehlende Fotos zu Mehraufwand, Fehlern und Stress. Dieser Beitrag zeigt, wie gute Tätigkeitsnachweise aussehen - und wie digitale Lösungen den Prozess massiv vereinfachen.
Definitionen: Tätigkeitsnachweis, Arbeitsnachweis, Servicebericht
Häufige Probleme von Tätigkeitsnachweisen auf Papier
Tätigkeits- und Arbeitsnachweise in Papierform in einigen mittelständischen Unternehmen immer noch gang und gäbe. Dies führt regelmäßig zu Problemen im Arbeitsalltag.
1. Hoher Zeitaufwand & umständliche Abläufe
Papierformulare müssen ausgefüllt, transportiert und später erneut abgetippt werden. Gerade in stressigen Phasen führt das zu Verzögerungen – und wertvolle Zeit geht verloren, die Techniker*innen eigentlich im Einsatz brauchen.
2. Fehler und fehlende Informationen
Handschriftliche Notizen sind oft unleserlich oder unvollständig. Tippfehler, falsche Artikelnummern oder vergessene Arbeitsschritte sind im Alltag keine Seltenheit und führen zu Rückfragen oder unklaren Abrechnungen.
3. Kein Raum für Fotos, Videos & Beweise
Viele Einsätze lassen sich nur schwer rein textlich dokumentieren. Fotos liegen dann getrennt auf privaten Handys – oder gehen ganz verloren. Ein lückenloser Nachweis gegenüber Kunden wird so fast unmöglich.
4. Medienbrüche & Dubletten
Was auf Papier beginnt, landet später in Excel oder im ERP – oft mehrfach. Dadurch entstehen Dubletten, unterschiedliche Versionen desselben Nachweises und Fehler bei Materialverbrauch oder Zeiten.
5. Risiko von Verlust & fehlender Nachvollziehbarkeit
Ein Papierblatt kann verschmutzen, vergessen oder beschädigt werden. Fehlt der Nachweis, fehlt auch die Grundlage für Abrechnung, Garantie oder Reklamationsklärung.
6. Unprofessionelles Erscheinungsbild
Geknickte, unleserliche oder nachträglich ergänzte Zettel wirken nicht zeitgemäß. Kunden erwarten heute eine saubere, transparente Dokumentation – idealerweise digital und sofort verfügbar.
Möchtest du direkt Verbesserungen umsetzen, lade hier eine Vorlage für deinen Tätigkeits- oder Arbeitsnachweis herunter, die du frei nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst: Vorlage herunterladen.
Warum digitale Tätigkeitsnachweise heute unverzichtbar sind
Die Probleme papierbasierter Nachweise sind kein Einzelfall - sie spiegeln die Realität vieler Betriebe wider. Laut remberg Instandhaltungsreport 2025 arbeiten 28 % der Betriebe noch mit Papier und 43 % mit Excel - eine Grundlage für Medienbrüche, Dubletten und fehlende Nachweise.
Wer Tätigkeitsnachweise weiterhin auf Papier führt, riskiert fehlerhafte Abrechnungen, Reklamationen, Zeitverlust und Audit-Probleme. Je höher der Anteil reaktiver Einsätze - laut Report im Schnitt 46 % - desto wichtiger ist es, Informationen sofort digital zu erfassen.
Instandhaltungsreport 2025
Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.
Was macht einen guten Tätigkeitsnachweis aus?
Ein guter Tätigkeitsnachweis ist klar strukturiert, vollständig und direkt im Einsatz erfassbar. Er beschreibt präzise, was gemacht wurde, wann, wie lange, womit und mit welchen Besonderheiten. Damit das gelingt, helfen drei einfache Regeln:
- Klar gliedern: Zeiten, Tätigkeiten und Materialien logisch ordnen.
- Sofort dokumentieren: Informationen direkt vor Ort festhalten – nicht erst am Abend.
- Fotos ergänzen: Bilder machen komplexe Arbeiten nachvollziehbar und vermeiden Rückfragen.
Ein professionell geführter Nachweis ist die Grundlage für Vertrauen, effiziente Zusammenarbeit und eine saubere Abrechnung.
Vorteile eines digitalen Tätigkeitsnachweises
Moderne Softwarelösungen wie remberg bieten eine Vielzahl von Funktionen, die den Arbeitsalltag in der Instandhaltung erheblich erleichtern.
So sieht ein Arbeitsnachweis in Form eines Serviceberichts in moderner Software aus: Alles ist sauber erfasst und kann direkt als PDF exportiert oder per E-Mail verschickt werden.
Einfacher dokumentieren - mobil & offline
Moderne Software ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von digitalen Arbeitsaufträgen und Arbeitsnachweisen, die direkt über das Smartphone oder Tablet genutzt werden können. Diese sind nicht nur einfacher zu bearbeiten und nachzuverfolgen, sondern auch sicherer und effizienter als papierbasierte Systeme.
Fotos, Videos und Sprachnotizen
Die Möglichkeit, Fotos, Videos und Sprachnotizen direkt an den Tätigkeits- und Arbeitsnachweis anzuhängen, bietet eine umfangreiche und detaillierte Dokumentation der geleisteten Arbeit. Das erleichtert die Kommunikation mit Kunden und Kollegen und dient als visueller Nachweis der geleisteten Arbeit.
Schnelle Freigabe & sofort versendbare PDFs
Mit digitalen Signaturen können Tätigkeits- und Arbeitsnachweise direkt vor Ort vom Kunden bestätigt werden. Dadurch wird der Prozess der Auftragsbestätigung beschleunigt und die Sicherheit der Dokumentation erhöht. Automatische Benachrichtigungen und der direkte Versand von Tätigkeits- und Arbeitsnachweisen oder Serviceberichten direkt nach Fertigstellung sorgen für eine schnelle und effiziente Kommunikation.
Im remberg XRM kannst du Nachweise direkt an deine Partner zur Freigabe und Dokumentation schicken.
Weniger Fehler und Dubletten
Durch die digitale Erfassung und Auswahl der verwendeten Artikel werden Fehler und Dubletten reduziert. Dies führt zu sauberen Daten und reduziert den nachträglichen Aufwand für die Datenbereinigung.
Beispiel wie Ersatzteillisten aussehen, wenn Techniker*innen diese auf die Schnelle ausfüllen.
Automatisches Erfassen von Materialien, Artikeln und Ersatzteilen
Durch die Übertragung deines Artikelstamms in Software wird die Erfassung von Materialien, Artikeln und Ersatzteilen, die du während eines Einsatzes verbrauchst, erheblich vereinfacht. Techniker*innen können verwendete Teile einfach auswählen, wobei die Software automatisch Vorschläge auf Basis der vorhandenen Stammdaten macht.
Ersatzteillisten sind meist lang und kompliziert - und deshalb besonders fehleranfällig. Im remberg XRM wählst du Artikel einfach per Klick aus und sparst dir umständliches Eintippen.
Übersicht und Steuerung im Dashboard
Ein Dashboard bietet einen zentralen Überblick über alle Tätigkeits- und Arbeitsnachweise, Aufträge und relevanten Daten und ist der Schlüssel zur Optimierung deiner Arbeitsprozesse. Das erleichtert die Verwaltung und gibt sowohl den Technikern*innen als auch der Leitung einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand. Mit dem Dashboard an deiner Seite ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse kein abstraktes Ziel, sondern du erhältst aussagekräftige Daten, die dir helfen, jeden Tag besser zu werden.
Insgesamt bieten moderne Softwarelösungen für Tätigkeits- und Arbeitsnachweise eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentation verbessern, sondern auch die Kundenzufriedenheit und die internen Arbeitsabläufe optimieren.
Intelligente Unterstützung durch KI
Stell dir vor - du hast einen langen Tag voller Aufträge hinter dir und musst nun alle Informationen zusammenfassen, um den Bericht an den Kunden zu schicken. Hier kommt die generative KI ins Spiel. Der remberg KI-Copilot kann automatisch eine präzise, klare und umfassende Zusammenfassung deiner Aktivitäten erstellen - ganz einfach und auf Knopfdruck.
Digitale Instandhaltung ist mehr als der Nutzung von Excel oder PDFs
Tätigkeitsnachweise sind entscheidend für Abrechnung, Qualität und Transparenz - werden in der Praxis jedoch oft zur Belastung. Papier, fehlende Fotos und spätes Dokumentieren führen zu Fehlern und Aufwand. Digitale Nachweise lösen diese Probleme: Informationen werden direkt vor Ort erfasst, strukturiert gespeichert und sofort teilbar. Das reduziert Zeitaufwand, verbessert die Datenqualität und schafft eine verlässliche Grundlage für Kundenkommunikation, Audit-Sicherheit und interne Prozesse.