Top 5 Instandhaltungssoftware 2025 für das Facility Management
Im Facility Management treffen zwei Realitäten aufeinander: wachsende technische Komplexität der Anlagen und der tägliche Anspruch, alle Wartungen, Prüfungen und Störungen im Griff zu behalten. Dein Arbeitsalltag besteht daraus, Dienstleistungsunternehmen zu koordinieren, Fristen überwachen und hunderte Anlagen und Gebäudekomponenten zu dokumentieren. Gleichzeitig erhöhen steigende Betreiberpflichten, knappe Budgets und Personalmangel den Druck auf Facility Management Verantwortliche von Jahr zu Jahr.
Mit digitaler Unterstützung durch eine Instandhaltungssoftware für das Facility Management lässt sich der tägliche Aufwand deutlich reduzieren. Wie groß der Effekt sein kann, zeigt das Beispiel von JobRad: Das Unternehmen betreut über 1.000 Arbeitsplätze und 60 Anlagen - vom Aufzug bis zur Photovoltaikanlage - und hat mit remberg als Instandhaltungssoftware die Übersicht über alle Gebäude und technischen Komponenten geschaffen.
Daraus ergeben sich:
- Schnellere Reaktionszeiten bei Störungen
- 100 % digitale Dokumentation und
- Transparenz über alle Wartungen und Prüfungen
Finde in diesem Beitrag heraus, mit welcher Instandhaltungssoftware du ähnliche Ergebnisse für dein Unternehmen erzielen kannst.
Die größten Herausforderungen im Facility Management und warum Standard-CMMS hier an ihre Grenzen stoßen
Das sind derzeit die größten Herausforderungen im Betriebsalltag des Facility Managements:
Deutschlands Instandhaltung 2025
Wie steht es um die Instandhaltung in Deutschlands Industrie? Erfahre, wo die größten Herausforderungen liegen, welche Trends sich abzeichnen – und wie Unternehmen den Wandel vom Feuerwehrmodus zur vorausschauenden Instandhaltung schaffen.
Herausforderung 1: Viele Standorte & fehlende Gesamtübersicht
Eure Gebäude, Anlagen und Betriebsmittel verteilen sich über mehrere Standorte - jeder mit eigenen Abläufen und Verantwortlichen. Spätestens wenn du neue Flächen oder Objekte übernimmst, verlierst du schnell den Überblick. Bei JobRad etwa wuchs die Zahl der Anlagen so stark, dass Excel und OneNote nicht mehr mithalten konnten.
Standard-CMMS sind auf einzelne Standorte ausgelegt. Eine zentrale, übergreifende Sicht fehlt - und du jonglierst zwischen Listen, E-Mails und Rückfragen, statt einfach zu wissen, wo was ansteht.
Herausforderung 2: Manuelle & fehleranfällige Prozesse
Wartungen, Störmeldungen, Prüfprotokolle - vieles läuft bei euch im Team wahrscheinlich noch über Excel oder E-Mail. Bis alle wissen, was erledigt ist, sind schon wieder neue Aufgaben dazugekommen.
Klassische CMMS-Systeme digitalisieren zwar Daten, aber keine Abläufe. Ohne automatisierte Workflows bleibt der Verwaltungsaufwand hoch - und für die manuelle Datenpflege geht mehr Zeit drauf als für die eigentlich Instandhaltung.
Herausforderung 3: Uneinheitliche Systeme & Informationssilos
Der Hausmeister nutzt Papier und Stift, die Verwaltung Excel, externe Prüfer eigene Tools - und du versuchst, alles zusammenzubringen.
Standardlösungen speichern Informationen, schaffen aber keine Verbindung zwischen den Beteiligten. Kommunikation läuft an mehreren Stellen gleichzeitig - und du weißt nie, ob alle auf dem gleichen Informationsstand sind.
Herausforderung 4: Unübersichtliche Störmeldungen
In vielen Organisationen kommen Störmeldungen per E-Mail, Telefon oder WhatsApp. Kurz darauf meldet jemand anderes denselben Fehler über einen anderen Kanal. Am Ende weiß niemand, was schon erledigt ist.
Standard-CMMS bieten selten einfache mobile Ticketfunktionen oder klare Anlagenzuordnungen. Du brauchst aber einen zentralen Überblick, um sofort zu sehen, was kritisch ist - und was warten kann.
Herausforderung 5: Fehlende Transparenz bei Wartungs- & Betreiberpflichten
Du musst alle Prüfintervalle, Verträge und Nachweise im Blick behalten - über verschiedene Gebäude hinweg. Doch viele Dokumente liegen auf Papier oder verstreut in Ordnern. In Audits kostet das Stunden.
Standard-CMMS erfassen Termine, aber keine rechtlichen Prüfpflichten oder Verantwortlichkeiten. Das macht es schwer, den Nachweis zu führen, dass alles fristgerecht gewartet wurde - und kann im Zweifel teuer werden.
Herausforderung 6: Unklare Auslastung im Team
Im Alltag geht schnell der Überblick verloren, wer woran arbeitet. Einer ist überlastet, der andere wartet auf Aufgaben.
Standard-CMMS bieten selten eine zentrale Plantafel oder Team-Ansicht. Die Folge: Überlastung einzelner Mitarbeitenden, Leerlauf bei anderen - und keine Priorisierung nach Dringlichkeit oder Standort.
So profitiert das Facility Management von moderner Instandhaltungssoftware
So unterstützt eine Instandhaltungssoftware wie Remberg dabei, dass das Facility Management den Überblick über alle Gebäude und die damit verbundenen Wartungen, Prüfungen und Störungen behält:
Abbildung komplexer Gebäudestrukturen und Objektbeziehungen
Gebäude, Außenflächen und technische Anlagen lassen sich flexibel digital abbilden - von der Brandmeldeanlage bis zur PV-Anlage. Bei JobRad wurden mit remberg über 60 verschiedene Anlagen und mehr als 1.000 Arbeitsplätze am Freiburger Campus digital abgebildet - inklusive Fahrradwaschanlage, Dachbegrünung und Wärmepumpen.
Jede Anlage ist heute eindeutig zugeordnet, inklusive QR-Code und Zuständigkeit. Das sorgt für klare Strukturen und spart dem technischen Gebäudemanagement täglich manuelle Abstimmungen.
Zentrale Übersicht über alle Anlagen, Standorte und Dienstleistungsunternehmen
Statt einzelner Excel-Tabellen entsteht eine gemeinsame Datenbasis. Die b’mine hotels GmbH hat alle Wartungsaufträge, Prüfberichte und Verträge in der remberg Instandhaltungssoftware gebündelt. Diese lassen sich von Düsseldorf bis Frankfurt standortübergreifend abrufen. Das schafft Transparenz, reduziert Rückfragen zwischen den Teams und sorgt dafür, dass Wartungen und Prüfungen termingerecht und effizient durchgeführt werden.
Auch bei JobRad hat das Team mit dem digitalen Facility Management ebenfalls erstmals einen 360°-Blick über alle Gebäude und technischen Einrichtungen erhalten. Seitdem ist sofort ersichtlich, welche Wartungen fällig sind und welche Unternehmen aktiv sind.
Integrierte Workflows statt dezentrale Systeme
Wartungsplanung, Ticketing und Dokumentation laufen in einem einzigen System. Eine kommunale Einrichtung mit Schulen und Feuerwehren konnte dadurch fünf Einzelsysteme ablösen. Daraus ergeben sich weniger Fehler und schnellere Abstimmungen - ohne ständig zwischen Tools oder E-Mails hin und her zu wechseln.
Audit- und Compliance-Sicherheit
Betreiberpflichten nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) oder Brandschutzverordnung werden zentral überwacht.
Beispielsweise nutzt ein Pflegebetrieb mit sieben Einrichtungen automatische Erinnerungen für alle Prüfintervalle - von Aufzügen bis zu Rauchmeldern. Jede Wartung ist mit Prüfprotokollen verknüpft und digital nachvollziehbar. Das schafft Rechtssicherheit im Audit, reduziert Papierdokumente um über 80 % und verhindert, dass Fristen unbemerkt verstreichen.
Proaktive Wartung statt reaktiver Reparatur
Automatische Erinnerungen und Wartungszyklen sorgen dafür, dass Prüfungen nicht mehr vergessen werden.
Ein Unternehmen im Gebäudemanagement konnte über 60 Wartungspläne digitalisieren und dadurch ungeplante Stillstände um rund 20 % reduzieren. Statt Störungen erst im Notfall zu beheben, werden Wartungen planbar und die Lebensdauer technischer Anlagen verlängert sich messbar.
Effizientes Ticketsystem für Störmeldungen
Anfragen und Störmeldungen zu verwalten, kostet im Gebäudemanagement oft unnötig viel Zeit und Nerven. E-Mails, Anrufe und mündliche Meldungen landen in unterschiedlichen Postfächern und Tabellen, die Folge sind Chaos, doppelte Arbeit und fehlende Transparenz.
Mit einem integrierten Ticketsystem wird aus diesem Durcheinander ein klarer, digitaler Prozess. Eingehende Störmeldungen, Wartungsverträge und Dokumente werden automatisch zugeordnet und direkt mit dem betroffenen Asset verknüpft. Aufgaben und Wartungspläne erstellst du mit nur einem Klick und teilst sie per Drag & Drop mit deinem Team. Egal ob Hausmeister*in oder externes Dienstleistungsunternehmen – alle wissen sofort, was ansteht, und du behältst jederzeit den Überblick über Tickets, Fristen und Auslastung.
Bei JobRad sind mittlerweile alle technischen Anlagen und Arbeitsbereiche mit QR-Codes versehen - von der PV-Anlage bis zum Kaffeeautomaten. Mitarbeitende und Dienstleistungsunternehmen scannen einfach den Code, melden Störungen oder Wartungsbedarf und verknüpfen die Meldung automatisch mit dem betroffenen Asset.
Mobile Instandhaltung für effizientes Arbeiten
Wartungen lassen sich direkt vor Ort per Smartphone erfassen - ohne Papierlisten.
Das JobRad-Team arbeitet vollständig mobil: Checklisten, Formulare und Rundgänge werden direkt digital ausgefüllt. So sind alle Informationen sofort im System sichtbar - auch für externe Partner. Das reduziert den Aufwand für Nachträge und sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende oder Fremdfirmen sofort arbeitsfähig sind.
Instandhaltungssoftware für das Facility Management: Top 5 in 2025
Ein Überblick über die wichtigsten Anbieter von Instandhaltungssoftware für das Facility Management:
remberg - Die Lösung für vernetztes Facility Management
Im Facility Management braucht es heute mehr als ein digitales Wartungsbuch. remberg ist die Software für alle, die Transparenz, Effizienz und Sicherheit in ihren Gebäuden schaffen wollen - über Standorte, Teams und Dienstleistungsunternehmen hinweg. remberg vereint alle Prozesse - von Wartung, Prüfung und Mängelmanagement bis zu Betreiberpflichten - in einer intuitiven, cloudbasierten Lösung.
Stärken:
- 360° Transparenz: Digitale Lebenslaufakten für Gebäude, Anlagen und Geräte - alle Daten, Dokumente und Prüfungen an einem Ort.
- Proaktive Instandhaltung: Automatische Erinnerungen, wiederkehrende Wartungspläne und priorisierte Aufgabenübersichten.
- Einfache Nutzung: Intuitive Oberfläche, mobile App und QR-Code-Funktion für Meldungen direkt vor Ort.
- Integrierte Kommunikation: Tickets, Aufgaben und Nachrichten - alles dokumentiert und nachvollziehbar im System.
- KI & Compliance: KI-gestützte Dokumentensuche, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland und revisionssichere Nachweise.
Geeignet für:
Unternehmen, Kommunen und Betreiber mit komplexen Immobilienportfolios, die Prozesse digital verbinden und dauerhaft effizient gestalten möchten.
Loy & Hutz waveware - CAFM für große Liegenschaften
waveware FM ist ein etabliertes CAFM-System mit modularen Erweiterungen.
Stärken:
- Breites Funktionsspektrum von Flächen- bis Energiemanagement
- Integration in SAP- und ERP-Systeme
- Vielfältige Auswertungen und Reportingfunktionen
Geeignet für:
Unternehmen mit komplexen Immobilienportfolios und hohen Anforderungen an Integrationen und Datenmanagement.
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eTASK - CAFM und Instandhaltung aus einer Hand
eTASK kombiniert klassische CAFM-Funktionen mit modernen Instandhaltungsprozessen.
Stärken:
- Planung, Dokumentation und Nachweis von Betreiberpflichten
- Integration von Gebäude- und Flächendaten
- Webbasierte Oberfläche mit mobilen Modulen
Geeignet für:
Facility-Management-Dienstleister und Betreiber größerer Immobilien, die CAFM und Instandhaltung in einer Lösung bündeln möchten.
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tom Instandhaltungssoftware - Fokus auf klassische Wartungsplanung
tom bietet solide Funktionen für Wartungspläne, Prüfungen und Fristenüberwachung.
Stärken:
- Einfache Erstellung und Verwaltung von Wartungsintervallen
- Detaillierte Dokumentation von Prüfungen
- Umfangreiche Erinnerungsfunktionen
Geeignet für:
Handwerksbetriebe und mittelständische Unternehmen, die eine traditionelle, funktionsorientierte Wartungsverwaltung bevorzugen.
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eMaint - Klassisches CMMS für effiziente Wartungsplanung
eMaint zählt zu den etablierten Lösungen für computergestütztes Instandhaltungsmanagement (CMMS) und fokussiert sich auf planbare Wartungs- und Reparaturprozesse.
Stärken:
- Übersichtliche Wartungsplanung und Auftragsverwaltung
- Berichte und Analysen zu Ausfällen und Kosten
- Individuell konfigurierbare Dashboards und Workflows
Geeignet für:
Industrie- und Serviceunternehmen, die vor allem präventive Wartung und klassische Instandhaltungsprozesse digital abbilden möchten.
Die wichtigsten Entscheidungskriterien für moderne Instandhaltungssoftware für das Facility Management
Diese Kriterien solltest du bei der Entscheidung für eine Instandhaltungssoftware für dein Facility Management berücksichtigen:
Auswahlkriterium 1: Einfache, intuitive Bedienung
Die Software muss so intuitiv sein, dass Techniker*innen und Verwaltung ohne Schulung sofort loslegen können - einfach, schnell und mobil.
Auswahlkriterium 2: Zentrale Übersicht und Transparenz über Anlagen, Wartungen, Prüfungen und Betreiberpflichten
Alle Anlagen, Wartungen und Betreiberpflichten sind zentral und in Echtzeit sichtbar - für maximale Kontrolle und weniger Abstimmung.
Auswahlkriterium 3: Flexibles, hierarchisches Objektmanagement
Gebäude, Anlagen und Bauteile lassen sich flexibel bis auf Komponentenebene abbilden, sodass auch komplexe Standorte klar strukturiert bleiben.
Auswahlkriterium 4: Integrierte Kommunikation und Workflows zwischen Haustechnik, Verwaltung und externen Dienstleistungsunternehmen
Haustechnik, Verwaltung und Geschäftspartner arbeiten direkt im System zusammen - ohne E-Mail-Chaos und mit klar definitierten Verantwortlichkeiten.
Auswahlkriterium 5: Compliance, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit
Alle Wartungen, Prüfungen und Dokumente sind digital dokumentiert und jederzeit audit- und rechtssicher nachweisbar.
CMMS Anbieter im Überblick
Du willst wissen, welche CMMS Anbieter wirklich überzeugen? Dann wirf einen Blick auf unseren großen Instandhaltungssoftware & CMMS Vergleich 2025.
FAQ: Anwendung von Instandhaltungssoftware im Facility Management
Die meistgestellten Fragen zur Einführung von remberg als Instandhaltungssoftware.
Wie bekomme ich endlich Transparenz über Wartungen, Fristen, Zuständigkeiten und Dokumente - ohne Excel und E-Mail-Chaos?
Mit remberg hast du alle Wartungen, Prüfungen, Fristen und Dokumente zentral an einem Ort. Jede Anlage und jedes Gebäude besitzt eine digitale Akte - inklusive Historie, Verantwortlichkeiten und Status. Automatische Erinnerungen ersetzen manuelle Kalender, und alle Aufgaben lassen sich in Echtzeit nachverfolgen.
Können wir unsere Gebäude, Anlagen und technischen Objekte flexibel abbilden - inklusive Hierarchien und Beziehungen?
Ja. In remberg kannst du beliebig viele Gebäude, Anlagen, Räume und Bauteile in einer hierarchischen Struktur abbilden - vom Campus bis zur einzelnen Pumpe, Aufzug, Feuerlöscher oder Tür. Beziehungen zwischen Objekten sorgen für eine realitätsnahe Darstellung komplexer Strukturen.
Wie funktioniert das Störungs- und Wartungsmanagement in der Software?
Unübersichtliche Excel-Listen, E-Mail-Chaos und manuelle Abstimmungen werden durch ein zentrales, digitales System ersetzt. Im integrierten Ticketsystem werden Störungen direkt digital erfasst. Jede Meldung wird in remberg automatisch dem passenden Asset, Gebäude oder Dienstleister zugeordnet und dokumentiert. Von der ersten Meldung bis zum Abschlussbericht kann alles digital nachvollzogen werden. Mit unserer digitalen Plantafel hast du Kapazitäten, Termine und Fristen stets im Blick und verteilst neue Tickets ganz einfach per Drag & Drop.
Lässt sich remberg in unsere bestehenden Systeme integrieren?
Ja. remberg bietet Schnittstellen zu ERP-, CAFM- und Ticketsystemen. Daten wie Stammdaten, Wartungsberichte oder Bestellungen lassen sich bidirektional synchronisieren, sodass keine doppelten Einträge entstehen.
Wie aufwendig ist die Einführung - und wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Die Einführung dauert meist wenige Tage bis Wochen. Bestehende Daten (z. B. aus Excel) werden importiert, Gebäude- und Anlagenstrukturen angelegt und Nutzer geschult. Unsere Kunden - dazu zählen JobRad oder die Stadtwerke Olching - berichten, dass sie nach wenigen Tagen produktiv arbeiten und innerhalb des ersten Monats spürbar mehr Transparenz und Effizienz gewinnen.