Instandhaltungsprozesse digitalisieren - so geht's

Die meisten Instandhaltungsleiter spüren es jeden Tag: Die Anforderungen steigen, aber die Prozesse sind oft noch weit von digital entfernt. Der remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt das deutlich: Knapp ein Drittel (34 %) der Betriebe nutzen Cloud-Lösungen für Ihre Instandhaltung. Das Verständnis des Begriffs "Digitalisierung" ist fragmentiert: Für viele bedeutet schon der Verzicht auf Papier, etwa durch Excel, PDFs oder E-Mail digitales Arbeiten.

Im Report wird ebenfalls sichtbar:

• Excel dominiert bei den eingesetzten Tools mit 43 %
• 28 % setzten nach wie vor auf Papier

Das bedeutet: Viele Teams arbeiten weiterhin mit fragmentierten Prozessen, Medienbrüchen und fehlender Transparenz - obwohl der Druck auf Verfügbarkeit, Sicherheit und Effizienz steigt. In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Abläufe mittels einer Instandhaltungssoftware (CMMS) modernisieren und systematisch verbessern kannst.

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Instandhaltungsprozesse: Definition

Instandhaltungsprozesse bezeichnen die Gesamtheit der Methoden, Aktionen und Maßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, die Funktionsfähigkeit und Leistung von technischen Systemen, Maschinen, Anlagen, Gebäuden, Equipment und Infrastrukturen zu erhalten, wiederherzustellen oder zu verbessern.

Diese Prozesse umfassen typischerweise Aktivitäten wie Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Ziel der Instandhaltung ist es, die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Anlagen zu maximieren, die Sicherheit zu gewährleisten und die Lebensdauer der Ausrüstung zu verlängern, während gleichzeitig die Betriebskosten optimiert werden. Instandhaltungsprozesse sind ein entscheidender Bestandteil des Betriebsmanagements in einer Vielzahl von Industrien und Sektoren.

Doch was genau beinhalten diese Prozesse? Im Kern geht es um die Kombination aus technischen und administrativen Maßnahmen, die sicherstellen, dass Anlagen und Maschinen effektiv genutzt und gewartet werden.

Technische Maßnahmen

Früher oder später begegnen jedem, der sich mit Instandhaltung beschäftigt, die Normen DIN 31051 und DIN EN 13306. Diese definieren die Instandhaltung im Allgemeinen und deren vier Grundmaßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung.

Wartung: Regelmäßige Wartung ist das A und O für die Langlebigkeit und Zuverlässigkeit von Anlagen. Es geht darum, Verschleiß und Abnutzung über den gesamten Asset- oder Equipment-Lebenszyklus vorzubeugen und damit die Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

Inspektion: Hierbei wird der Zustand der Anlagen regelmäßig überprüft. Ziel ist es, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und Maßnahmen zur vorbeugenden Instandhaltung einzuleiten.

Instandsetzung: Sollte es zu Ausfällen oder Schäden kommen, tritt die Instandsetzung in Kraft. Hier werden Reparaturen und notwendige Erneuerungen durchgeführt, um die Anlagen wieder voll funktionsfähig zu machen.

Verbesserung: Dieser Aspekt fokussiert sich auf die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung der Anlagen, um Effizienz, Sicherheit und Leistung zu steigern.

Administrative Maßnahmen

Die administrativen Maßnahmen umfassen alle Prozesse und Tätigkeiten zur Planung, Vorbereitung, Unterstützung und Steuerung der notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen.

Bereitstellung der notwendigen Ressourcen: Hierzu zählen Personal, Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile, Budget und Infrastruktur. Diese müssen effizient geplant und eingesetzt werden, um die Instandhaltungsziele erreichen zu können.

Festlegen der Ziele und Rahmenbedingungen: Die Instandhaltungsabteilung muss ihre Ziele im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen definieren und die Rahmenbedingungen beachten.

Förderung der Weiterentwicklung der Instandhaltung: Hier geht es darum, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und neue Technologien und Methoden zu integrieren.

Überwachung der Erfolgswirksamkeit und Einhaltung der Zielvorgaben: Regelmäßige Bewertungen helfen dabei, den Erfolg der Instandhaltungsmaßnahmen zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Instandhaltungsprozesse sind also weit mehr als “nur” Reparatur und Wartung. Sie bilden ein umfassendes und komplexes System, das technische Fähigkeiten mit strategischer Planung und operativen Prozessen verbindet, um die Lebensdauer und Effizienz von Anlagen zu maximieren.

Prozessabläufe in der Instandhaltung

Durchdachte und standardisierte Prozesse sorgen dafür, dass du Anlagen und Maschinen optimal wartest, Stillstandszeiten auf ein Minimum reduzierst und alle Prozesse so reibungslos und effizient wie möglich ablaufen.

Übersicht: Instandhaltungsprozesse (basierend auf dankl.com)

Stammdaten verwalten und pflegen

Stammdatenverwaltung: Hier steht die Verwaltung von Maschinen, Anlagen oder Equipment im Fokus. Eine akkurate und gepflegte Datenbasis ist entscheidend, um Instandhaltungsmaßnahmen effektiv zu planen und durchzuführen. Häufig werden die Maschinen, Anlagen und Equipment, die gewartet werden sollen, als “Technischer Platz” bezeichnet. Technische Plätze können räumlich (z.B. nach geografischem Standort), prozessorientiert (z.B. innerhalb einer bestimmten Fertigungsstraße) oder funktional (z.B. nach Mechanik, Elektrik etc.) gegliedert werden.

Regelwerke: Kein Unternehmen gleicht dem anderen - zu unterschiedlich sind die Wartungsintervalle von verschiedenen Anlagen und Maschinen. Außerdem kommt es auch auf die individuellen Voraussetzungen und spezifische Industrienormen an, nach denen Arbeits- und Wartungspläne erstellt werden.

Bedarf und Auslösung

Hier ist zwischen geplanten und ungeplanten Ereignissen zu unterscheiden:

Geplante Ereignisse: Dazu gehört die regelmäßige Wartungsplanung. Sie ist unerlässlich, um die Langlebigkeit und Leistungsfähigkeit aller Anlagen zu gewährleisten.

Ungeplante Ereignisse: Störungen, Ausfälle und Meldungen müssen schnell erfasst und bearbeitet werden, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Arbeitsvorbereitung

Einsatzplanung und Terminierung: Eine effiziente Planung ist der Schlüssel zur optimalen Nutzung aller Ressourcen und trägt zu einem geregelten Betriebsablauf bei.

Arbeitsaufträge: In Arbeitsaufträgen wird genau dokumentiert, welche Arbeiten anstehen, wer dafür verantwortlich ist, wie sie ausgeführt werden sollen und welche Verbrauchsmaterialien benötigt werden .

Ersatzteilversorgung: Die rechtzeitige Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Denn im schlimmsten Fall ist das Techniker-Team im Falle eines Störfalls zwar zur Stelle, muss aber auf dringend benötigte Ersatzteile warten.

Instandhaltungsmaßnahmen durchführen

Inspektion und Prüfungen: Bei geplanten Inspektionen und Prüfungen können anhand von Checklisten und Prüfprotokollen die einzelnen Schritte abgearbeitet werden.

Troubleshooting / Störungsmanagement: Bei Störungen muss die Fehlerquelle schnell gefunden und behoben werden. Ist eine Wartungshistorie der Anlage oder Maschine vorhanden, kann meist schnell nachvollzogen werden, welche Störungen in der Vergangenheit bereits aufgetreten sind. 

Dokumentation: Berichte und Checklisten sichern die Qualität und Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Arbeiten.

Abschluss und Bewertung

Dokumentation: Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, sollten alle relevanten Dokumente sicher abgelegt werden.‍

Auswertung und Analyse: Dashboards und Instandhaltungskennzahlen geben wertvolle Einblicke in die Effizienz der Prozesse.

Insgesamt sind die Prozessabläufe in der Instandhaltung ein komplexes Zusammenspiel von Planung, Ausführung und Analyse.

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Häufige Fehlerquellen bei Instandhaltungsprozessen

Unkoordinierte Meldungen: Oft erfolgt das Melden von Störfällen und von ungeplanten Maßnahmen an die Instandhaltung spontan - sei es auf dem morgendlichen Weg zur Arbeit, durch Zuruf, über E-Mails oder in Meetings. Diese Meldungen werden anschließend in Arbeitsaufträge umgewandelt. Das ist nicht nur unkoordiniert, sondern führt auch dazu, dass manche Störfallmeldungen liegen bleiben.

Mangelhafte Dokumentation: Ein besonders kritischer Aspekt ist die mangelhafte Dokumentation und Zettelwirtschaft. Wenn wichtige Informationen über Instandhaltungsmaßnahmen unzureichend festgehalten werden, kann dies zu Informationsverlusten führen, die wiederum ineffiziente oder falsche Maßnahmen zur Folge haben können. Eine digitale Lebenslaufakte ist daher unerlässlich, um die Historie von Wartungs- und Reparaturarbeiten nachvollziehen zu können und wiederkehrende Probleme schnell zu identifizieren.

Medienbrüche: Der Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikations- und Speichermedien führt oft zu Zeitverlusten und begünstigen Fehlern. Instandhaltungssoftware hilft dabei, diese Medienbrüche zu vermeiden und den Datenfluss zu vereinheitlichen, was die Effizienz und Genauigkeit der Prozesse deutlich verbessert.

Instandhaltungsprozesse sind komplex und werden daher häufig in unterschiedlichen Tools und Lösungen durchgeführt. Das ist allerdings fehleranfällig und ineffizient.

Reaktive Instandhaltung: Viele Instandhaltungsteams reagieren nur auf Probleme, anstatt sie durch regelmäßige Inspektionen und Wartungen vorherzusehen und zu vermeiden. Dieser reaktive Ansatz kann zu häufigeren Ausfällen und letztlich zu höheren Kosten führen. Eine vorbeugende Instandhaltung hingegen trägt dazu bei, Ausfälle zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern.

Die Digitalisierung und Automatisierung von Instandhaltungsprozessen spielt dabei eine wichtige Rolle, um Effizienz, Sicherheit und Compliance zu erhöhen. Wie das genau zur Optimierung von Instandhaltungsprozessen beitragen können, schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Beispiel aus der Praxis: Wie Meguin Mineralölwerke mit remberg ineffiziente Instandhaltungsprozesse beseitigte‍

Bei den Meguin Mineralölwerken führten verstreute Informationen und fehlende Ersatzteiltransparenz regelmäßig zu Verzögerungen in der Störungsbehebung. Erst mit der Einführung der remberg Instandhaltungssoftware gewann das Team die notwendige Übersicht zurück:

„Durch die integrierte Ersatzteilverwaltung in remberg sparen wir wertvolle Zeit. Unsere Techniker finden schneller, was sie brauchen - und Reparaturen starten deutlich früher", sagt Christian Texter, Werkleiter bei den Meguin Mineralölwerken. Erfahre in diesem Beitrag mehr darüber, wie Christian Texter und sein Team Ihre Prozesse mit remeberg optimiert haben.

In 3 Schritten zu digitaler Instandhaltung

Die Optimierung deiner Instandhaltungsprozesse ist ein kontinuierlicher Dreiklang: zuerst verbessern, dann digitalisieren, schließlich automatisieren. So entsteht ein stabiler, skalierbarer und effizient steuerbarer Instandhaltungsprozess.

1. Optimieren: Prozesse verstehen, vereinheitlichen und verbessern

• Identifiziere Medienbrüche und Doppelarbeiten
• Standardisiere Arbeitsschritte, z.B. durch eine Prozessbeschreibung
• Lege klare Verantwortlichkeiten fest
• Fokussiere dich auf Maßnahmen zur vorbeugenden Instandhaltung
• Definiere KPIs (MTTR, MTBF, OEE, Wartungsquote)
• Setze auf Weiterbildung in deinem Team

2. Digitalisieren: Medienbrüche beseitigen und Transparenz schaffen

• Eliminiere Medienbrüche und Schnittstellenprobleme
• Wähle eine geeignete Instandhaltungssoftware aus (Tipp: Einkaufsführer Instandhaltungssoftware) 
• Sorge für eine mobile Ausstattungs deines Teams mit Tablets und Handys
• Nutze Dashboard, Live-Daten und Analysen

3. Automatisieren: Abläufe beschleunigen und Ressourcen freisetzen

Sobald deine Prozesse digital laufen, kannst du automatisieren – und zwar dort, wo es den größten Hebel hat:

• Wartungspläne erzeugen automatisch Arbeitsaufträge
• Störungen werden automatisch erfasst und an die richtige Person geschickt
• Prioritäten und Ressourcen werden live gesteuert
• Berichte, Historien und Kennzahlen generiert das System automatisch
• Ersatzteile werden reserviert, bevor es Engpässe gibt
• Offline-Daten synchronisieren sich automatisch

Und mit einem KI-Copilot gehst du noch einen Schritt weiter:

• automatische Fehlerdiagnose
• automatische Extraktion von Infos aus Handbüchern
• halbautomatisch ausgefüllte Checklisten und Berichte

Du möchtest direkt loslegen, deine Instandhaltungsprozesse zu digitalisieren, zu optimieren und zu automatisieren? Wir unterstützen dich dabei und mit unserer Erfahrung von hunderten Kundenprojekten. 

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie die remberg Software einen reibungslosen Betrieb und eine digitalisierte Instandhaltung ermöglicht, stellen wir dir unsere Lösung gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch vor.