Digitale Serviceberichte: 12 Tipps für die Einführung

Viele Unternehmen stehen beim Thema digitale Serviceberichte noch ganz am Anfang – das zeigt auch der remberg Instandhaltungsreport 2025: 43 % der Betriebe arbeiten weiterhin mit Excel, 28 % sogar noch mit Papier, und fast die Hälfte gibt an, dass ihre aktuellen Tools sie im Alltag ausbremsen.

Der erste Schritt Richtung digitalem Servicebericht bedeutet in vielen Betrieben: Word-, Excel- oder PDF-Formulare digital ausfüllen zu lassen und sie anschließend per SignPad unterschreiben zu lassen. Doch dieser erste Digitalisierungsversuch löst die zentralen Probleme nicht: Medienbrüche, fehlende Auswertbarkeit, unstrukturierte Daten und niedrige Nutzerakzeptanz bleiben bestehen.

Spezialisierte Software für die Instandhaltung bietet die ideale Grundlage für digitale Serviceberichte. Damit diese digitalen Lösungen von Servicetechniker*innen wirklich akzeptiert wird, kommt es auf die richtigen Funktionen und eine alltagsfreundliche Bedienung an. Die folgenden 12 Tipps zeigen, worauf du bei der Auswahl und Einführung unbedingt achten solltest.

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Warum digitale Serviceberichte so wichtig sind

Serviceeinsätze finden häufig unter Zeitdruck statt. Techniker*innen fahren von Auftrag zu Auftrag, müssen präzise dokumentieren und parallel Kundengespräche führen. Papier- oder Word-basierte Berichte führen dabei zu:

• hohem Dokumentationsaufwand
• unleserlichen oder verlorenen Notizen
• langsamer Abrechnung (und damit geringerer Liquidität)
• unklaren Informationen für Innendienst, Vertrieb und Kunden
• schlechter Auswertbarkeit

Dazu kommt: Der Medienbruch zwischen analogen Berichten und digitalen Systemen macht die Nachbearbeitung im Innendienst mühsam. Informationen müssen abgetippt, gescannt oder nachträglich zugeordnet werden.

Moderne Instandhaltungsmanagementsoftware ersetzt nicht nur das Formular – sie automatisiert Prozesse, sorgt für strukturierte Daten, ermöglicht mobile Nutzung, schafft Transparenz und beschleunigt die Abrechnung. Erfahre mehr über die Funktionen moderner CMMS in unserem digitalen Anbietervergleich.

Selbst die beste Software nützt wenig, wenn sie im Alltag nicht akzeptiert wird. Entscheidend ist daher, wie digitale Serviceberichte eingeführt werden. Die folgenden 12 praxisbewährten Tipps basierend auf Erfahrungen aus Kundenprojekten zeigen dir, worauf du bei Auswahl und Einführung unbedingt achten solltest.

‍12 Tipps für die erfolgreiche Einführung des digitalen Serviceberichts

Damit deine Servicemitarbeitende die neuen digitalen Berichte nicht nur akzeptieren, sondern wirklich gerne nutzen, solltest du auf folgende Punkte achten:

1. Automatische Befüllung

• CRM-/ERP-Daten einbinden
• Kunden- und Anlageninfos automatisch ziehen
• Konsistente Stammdaten sparen enorm Zeit

2. Drop-Down-Menüs

• Saubere Metadaten
• Konsistente Auswahlfelder (z. B. Maschinenstatus)
• Weniger Tippfehler, schnellere Eingabe

3. Felder überspringen ermöglichen

• Flexibilität im Einsatz
• Nahtloser Workflow ohne Unterbrechung

4. Regeln & Hinweise hinterlegen

• Kostenregelungen, Pauschalen, Sicherheitshinweise
• Falsche Eingaben und Rückfragen reduzieren

5. Kommentarfunktionen

• Option für interne/externe Kommentare
• Zusätzliche Hinweise aus dem Feld erfassen

6. Automatische Zeitberechnung

• Start-, End- und Pausenzeiten erfassen
• Arbeits- und Fahrzeiten automatisch kalkulieren

7. Ampelsystem für Fortschritt

• Grün = fertig, Gelb = in Bearbeitung, Rot = fehlt
• Erhöht Transparenz und reduziert Fehler

8. Umfangreiche Dokumentation

• Fotos, Videos, Messwerte, Maschinendaten
• Alles direkt per Smartphone erfassbar

9. Digitale Unterschriften

• Sofortiges Signieren ohne Ausdruck
• Rechtssicher, schnell, sauber dokumentiert

10. Offline-Funktionalität

• Einsatz auch ohne Internetverbindung
• Später automatische Synchronisation

11. Vorlagen für alle Formulare

• Serviceberichte, Checklisten, Abnahmeprotokolle
• Passgenaue Eingabefelder für jeden Fall

12. Versenden & Teilen

• PDF-Export
• Teilen per Mail, Link oder Systemintegration
• Optional nur einzelne Abschnitte teilen

So profitiert dein Unternehmen von digitalen Serviceberichten

Während digitale Serviceberichte meist als Mittel zur Effizienzsteigerung des einzelnen Mitarbeitenden gesehen werden, profitiert dein Unternehmen auf unterschiedliche Art und Weise von der erfolgreichen Einführung:

Mehr Effizienz im gesamten Team

Nicht nur der einzelne Servicetechniker*in, sondern auch Serviceleitung und Service-Innendienst Mitarbeitende profitieren durch erhöhte Effizienz, da die Ablage je nach Integration im ERP-System automatisch erfolgen kann. Auf lange Sicht können mit den digitalen Daten umfangreiche Analysen gefahren werden, um die Produktivität der Abteilung weiter zu steigern und die Profitabilität des Unternehmens zu erhöhen.

Höhere Datenqualität für Vertrieb & After-Sales

Durch unternehmensweit vorhandene und zwischen den Bereichen weitergegebene Informationen hat das Vertriebs- und After-Sales Team eine bessere Datengrundlage, den Kund*innen entweder Neumaschinen oder zusätzliche Wartungspakete, Ersatzteile oder weitere Services anzubieten, die individuell auf den Kunden oder die Kundinabgestimmt sind. 

Stärkere Kundenbindung

So kann ein Servicemitarbeiter nachvollziehen, wie der Auftrag des Kunden vom Servicetechniker*in erledigt wurde und dies dementsprechend mit dem Kunden kommunizieren. Beispielsweise kann bei Lösung eines Servicefalls eine Mail zugesendet werden, um zu fragen, ob der Kunde noch weitere Anliegen hat, oder um ihm Rabatte anzubieten, wenn der Servicefall nicht zufriedenstellend erledigt werden konnte. Ohne eine zentrale, umfassende Dokumentation könnten die weiteren Verläufe von Kundenanfragen in der Fülle an Informationen untergehen. Mit digitalen Serviceberichten wird dagegen die Basis für eine nachhaltige Kundenbindung geschaffen, da sich der Kunde besser aufgehoben fühlt, wenn alle Beteiligten transparent über die Vorgänge informiert sind. 

Schnellere Abrechnung – höhere Liquidität

Mit Hilfe von digitalen Serviceberichten verringerst du die Zeit bis zur Abrechnung des jeweiligen Einsatzes signifikant und erhöhen damit automatisch die Liquidität Ihres Unternehmens.

Zufriedenere Mitarbeitende & Innendienstteams

Servicetechniker*innen, die einfach Berichte digital ausfüllen können, ohne zusätzlichen Stress im Alltag, sind glücklicher und motivierter zu arbeiten. Die direkte Zuweisung von Nachbereitungsaufgaben zu anderen Mitarbeitern garantiert eine reibungslose Einsatzplanung und Koordination zwischen verschiedenen Mitarbeitenden und Abteilungen, was zu höherer Produktivität führt.

Mit digitalen Serviceberichten beginnt der moderne Service

Die Einführung digitaler Serviceberichte ist eine der effizientesten Maßnahmen, um euren Betrieb zukunftssicher aufzustellen – wenn die Lösung einfach, mobil und für Techniker*innen wirklich alltagstauglich ist.

remberg hat deshalb alle typischen Stolpersteine aus realen Kundenprojekten berücksichtigt und eine Lösung entwickelt, die in der Praxis funktioniert und von Teams gerne genutzt wird. Erfahre in einem persönlichen Gespräch mehr darüber, wie andere Kunden digitale Serviceberichte in remberg nutzen.