11 Tipps für digitale Dokumentation in der Industrie

Industriemaschinen werden immer smarter – doch die Dokumentation dahinter bleibt oft analog. Viele Hersteller geben Betriebsanleitungen weiterhin auf Papier, USB-Sticks oder CDs aus. Mitarbeitende verbringen laut McKinsey rund 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Eine ineffiziente Realität, die Prozesse verlangsamt und im Ernstfall Stillstände verlängert.

Digitale Dokumentation schafft Abhilfe: Sie macht Informationen zentral verfügbar, aktuell, durchsuchbar und direkt an der Maschine abrufbar. Im Folgenden erläutern wir, was digitale Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau bedeutet, warum sie gerade für die Instandhaltung essenziell ist und welche Best Practices Hersteller beim Aufbau berücksichtigen sollten.

Was versteht man unter digitale Dokumentation bei Instandhaltung von Maschinen und Anlagen?

In der Industrie umfasst die digitale Dokumentation jegliche Unterlagen bzw. Informationen über Anlagen oder Maschinen, die in Form von Formularen, Daten oder Dateien verfügbar sind.

Darunter fallen also zum Beispiel digitale Bedienungsanleitungen als PDF oder Zeichnungen, Handbücher, Datenblätter und Zertifikate. Im Rahmen der Einführung digitaler Dokumentation sollten Hersteller die Dateien für ihre gesamte installierte Basis zentral an einem Ort verwalten, beispielsweise einer Instandhaltungssoftware (CMMS), und zum Beispiel im Falle von Änderungen und An- oder Abkündigungen den jeweiligen Maschinen schnell und einfach zuordnen können.

Warum ist die digitale Dokumentation so wichtig?

Im Schnitt verbringen Mitarbeitende in Unternehmen knapp 20 % ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen (McKinsey), die sich häufig in den Tiefen von unübersichtlichen Ordnerstrukturen oder Dokumenten bzw. unterschiedlichen Systemen verbergen.

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 liefert ebenfalls aktuelle Zahlen: Fast die Hälfte der Befragten stimmt zu, dass ihre aktuellen Systeme ihre Arbeitsprozesse verlangsamen oder erschweren. Bei der Dokumentation wird vor allem die fehlende Integration zur Belastung: Eine doppelte Erfassung von Daten führt zu Fehlern, gleichzeitig geht wertvolle Zeit verloren bei der Dokumentation und Suche nach Informationen.

Die Möglichkeit, gezielt nach einzelnen Unterlagen oder sogar Inhalten zu suchen, beispielsweise mit Bezug zu einer bestimmten Maschine über die Seriennummer und der jeweiligen digitalen Lebenslaufakte, bedeutet also eine enorme Zeitersparnis und somit Produktivitätssteigerung. Laut McKinsey sind hier zwischen 30 und 35 % Verbesserung möglich. 

Herstellern gelingt es, durch das zentrale Bereitstellen von digitaler Dokumentation, ihre Kunden Schritt für Schritt an „Hilfe zur Selbsthilfe“ heranzuführen. Der Griff zur Betriebsanleitung liegt deutlich näher, wenn diese in wenigen Sekunden, Handgriffen oder Klicks digital mit Volltextsuche und Inhaltsverzeichnis via KI-Copilot zur Verfügung steht, als wenn erst die passende Anleitung und dann auch noch die entsprechende Stelle darin in einer oft langwierigen Suche gefunden werden muss.

Smarte Suche in remberg liefert die richtige Seite innerhalb von Sekunden. Christian Texter, Werkleiter bei Meguin Mineralölwerke, rechnet vor, wie sich die Zeitersparnis unmittelbar in geringere Stillstandskosten übersetzen lässt.

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Demografie und Wissensverlust: Ergebnisse aus dem remberg Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 bestätigt den steigenden Fachkräftemangel und macht deutlich, warum ein Fokus auf digitale Dokumentation in der Instandhaltung aktuell wichtiger denn je ist. Fast die Hälfte der befragen Unternehmen verliert bis 2030 zwischen 5 und 20 % ihrer Instandhaltungs-Fachkräfte durch Ruhestand.

Grund zur Sorge liefert auch die lückenhafte Wissensdokumentation: 15 % widersprechen aktiv, dass Wissen zu Anlagen in ihrem Betrieb gut dokumentiert ist. 62 % bewerten die Wissensdokumentation als gut. Eine Lücke, die deutlicher wird, je mehr Fachkräfte ihren Job niederlegen. Wenn erfahrene Fachkräfte gehen, droht der Verlust von Prozesswissen, Störungshistorien und Best Practices. Das hat direkte Auswirkungen auf Stillstandszeiten und Qualitätsrisiken.

Instandhaltungsreport 2025

Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.

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Die 11 wichtigsten Tipps zur digitalen Dokumentation rund um industrielle Maschinen und Anlagen

1. Zentrale, cloudbasierte Ablage

Eine professionelle digitale Dokumentation beginnt mit einer zentralen, cloudbasierten Ablage. Alle relevanten Dokumente - Handbücher, Zeichnungen, Wartungsprotokolle oder Ersatzteillisten – werden an einem Ort gespeichert, der für alle berechtigten Parteien zugänglich ist: Hersteller, Betreiber, Servicepartner oder Händler. So gehören verteilte Ordnerstrukturen und Insellösungen der Vergangenheit an.

Wichtig dabei: Achte auf hohe Sicherheitsstandards wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, C5, TISAX), damit deine Dokumentation jederzeit geschützt bleibt.

2. Eindeutige Maschinenidentifikation mittels QR-Code

Bringe QR-Codes direkt an Maschinen und Anlagen an. Ein Scan mit Smartphone oder Tablet genügt – und alle relevanten Dokumente sowie die komplette Anlagenhistorie erscheinen sofort auf dem Bildschirm.

So weiß ein Servicemitarbeitendeer vor Ort innerhalb von Sekunden:

• welche Wartungen bereits durchgeführt wurden,
• welche Serviceberichte es gibt,
• welche Dokumente zur Maschine gehören.

Dieser direkt Zugriff an der Anlage spart Zeit und vermeidet Fehlinformationen.

3. Verwendung offener und standardisierter Formate

Sorge dafür, dass technische Dokumente in offenen Formaten wie PDF, HTML oder standardisierten Bildformaten vorliegen. Dadurch können sie ohne Spezialsoftware auf jedem Gerät geöffnet werden – egal ob Laptop, Smartphone oder Tablet.

Empfehlung: Nutze OCR-fähige PDFs (optische Zeichenerkennung), damit alle Inhalte volltextdurchsuchbar sind.

4. Integration mit Managementsystemen (CMMS/EAM)

Digitale Dokumentation entfaltet ihr volles Potenzial erst dann, wenn sie nahtlos mit anderen Systemen verbunden ist – etwa einem CMMS oder EAM-System.

So werden z. B.:

• Wartungsaufgaben automatisch mit der passenden Dokumentation verknüpft,
• Ersatzteilinformationen synchronisiert,
• Berichte, Historien und Prüfprotokolle zentral zusammengeführt.

Das Ergebnis: Kein manuelles Suchen, kein doppelter Aufwand, volle Transparenz.

5. Mobile Zugänglichkeit am Point-of-Use

Damit Instandhaltungsteams effizient arbeiten können, muss digitale Dokumentation "Mobile First" verfügbar sein – inkl. Offline-Funktionalität.

Gerade im Maschinenbau hat heute jeder Mitarbeitendesein Smartphone dabei.
Deshalb sollte die Darstellung auf mobilen Endgeräten optimal funktionieren und auch in Bereichen ohne stabile Internetverbindung zuverlässig nutzbar sein.

6. Einsatz von visuellen Elementen

Statt langer Textblöcke sollten digitale Anleitungen verstärkt auf visuelle Inhalte setzen:

• Explosionszeichnungen (z. B. aus CAD)
• Fotos
• Videos
• Diagramme

Visuelle Anleitungen erleichtern die Orientierung, beschleunigen Fehlersuche und Montage – und reduzieren Missverständnisse.

7. Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen

Wartungs-, Prüf- und Lösungsprozesse sollten in klare, nummerierte Schritte unterteilt werden. Das verbessert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und verhindert Fehler und Wissensverlust im laufenden Betrieb.

Empfehlung: Lange Betriebsanleitungen in einzelne „Filetstücke“ zerlegen – z. B.

• „Wartungshinweise“
• „Inbetriebnahme“
• „Sicherheitsanweisungen“
• „Störungsbehebung“

So findet jeder schnell genau die Information, die er braucht.

8. Lückenlose Historien- und Versionskontrolle

Die digitale Dokumentation sollte automatisch protokollieren:

• wer wann ein Dokument geändert hat,
• welche Version aktuell gültig ist,
• welche Wartungsmaßnahmen an welcher Maschine durchgeführt wurden.

Diese lückenlose Rückverfolgbarkeit ist entscheidend für:

• Audits,
• Normen und Compliance,
• Produkthaftung,
• interne Analysen.

9. Feedback-Mechanismen für Mitarbeitende

Gute Dokumentation entsteht im Einsatz – nicht im Büro. Darum sollte das System Techniker*innen ermöglichen:

• Fehler zu melden,
• Unklarheiten zu kommentieren,
• Verbesserungsvorschläge einzureichen.

So bleibt die Dokumentation praxisnah und wird kontinuierlich besser.

10. Schulung der Mitarbeitenden

Digitale Dokumentation ist nur dann erfolgreich, wenn das Team sie konsequent nutzt.
Schulungen zu Funktionen, Abläufen und Best Practices sind daher essenziell.

Tipp: Zeige den Nutzen klar auf – besonders Zeitersparnis und weniger Suchaufwand. Das erhöht die Akzeptanz erheblich.

11. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die neue EU-Maschinenverordnung erlaubt digitale Betriebsanleitungen – stellt aber klare Anforderungen an:

• Zugänglichkeit,
• Druckoptionen,
• Verfügbarkeitsdauer,
• Sicherheitsanforderungen.

Eine professionelle digitale Dokumentation erfüllt diese Vorgaben automatisch und vereinfacht Audits deutlich.

Ausblick: Digitale Dokumentation und KI

Digitale Dokumentation ist heute mehr als eine Ablage für PDFs, sie wird zum Fundament für die nächste Generation industrieller Instandhaltung. Mit dem Einsatz von KI wird aus reiner Information echte Unterstützung: Dokumente werden nicht nur durchsuchbar, sondern auch verstehbar. KI-Copiloten führen Mitarbeitende Schritt für Schritt durch Störungen, finden relevante Stellen in Sekunden und reduzieren den Wissensverlust, der durch den Fachkräftemangel entsteht.

Betriebe, die früh auf eine strukturierte digitale Dokumentation setzen, legen den Grundstein für diese Zukunft. Sie schaffen Ordnung, Transparenz und das notwendige Fundament aus Daten, damit KI echten Mehrwert liefern kann. Wenn du erfahren möchtest, wie dieser Weg konkret aussieht, geben wir dir gerne weitere Einblicke in aktuelle Projekte wie beispielsweise bei den Meguin Mineralölwerken.