CMMS-Lizenzmodelle: Named User, Concurrent oder rollenbasiert?
Du hast entschieden: Eine Instandhaltungssoftware soll her (und es ist hoffentlich remberg!). Die Demos sind gelaufen, fachlich passt es, jetzt geht es ums Geld. Du willst ausrechnen, was die Software für deine nBetrieb kostet, und stellst beim Blick ins Angebot fest: Gezählt wird pro Kopf.
Deine Mannschaft sieht aber so aus: 20 Instandhalter im Kernteam, dazu 60 Schichtleiter, die nur den Anlagenstatus setzen, dazu Werker, die Störungen melden sollen. Multipliziert mit einem Preis pro Person steht plötzlich eine Zahl im Raum, die mit deinem echten Bedarf wenig zu tun hat. Und das Projekt wackelt, bevor es angefangen hat.
Im Schichtbetrieb scheitern Named-User-Lizenzen, also Modelle mit einer Lizenz pro Person, daran, dass jeder Melder eine eigene Lizenz braucht. Tragfähig sind rollenbasierte Modelle, die zwischen Bearbeitern und Meldern unterscheiden; bei remberg melden Werker und Leiharbeiter Störungen per QR-Code ganz ohne eigenen Account.
Das Wichtigste in Kürze
- Im Markt gibt es vier Lizenzlogiken: pro Person („Named User"), pro gleichzeitigem Zugriff („Concurrent User"), nach Aufgabe gestaffelt (rollenbasiert) und, selten, pro Anlage oder Standort.
- Named-User-Modelle werden im Schichtbetrieb mathematisch zum Problem, weil sie Gelegenheitsnutzer wie Vollnutzer zählen.
- Entscheidend für dein Angebot ist der Schnitt des Nutzerkreises: Wer bearbeitet, wer meldet nur, wer liest nur?
- Sammelaccounts sind bei den meisten Anbietern AGB-seitig nicht erlaubt. Für Leiharbeiter und Werker ohne E-Mail-Adresse braucht es andere Wege, etwa Meldungen per QR-Code ohne Login.
- Kostenlose Melde-Rollen sind bei den großen Cloud-CMMS inzwischen verbreitet. Bei klassischen Systemen kostet oft schon die Störmeldung Geld.
Die vier Lizenzlogiken im Überblick
Die Begriffe in diesem Abschnitt stammen aus der Software-Welt, nicht aus der Instandhaltung. Spätestens im Angebot triffst du sie trotzdem. Dahinter steckt eine einzige Frage: Wofür zahlst du eigentlich? Vier Antworten dominieren den Markt:
Das Named-User-Prinzip ist der Klassiker der Enterprise-Software. SAP dokumentiert es selbst: Im klassischen S/4HANA-Lizenzmodell braucht jede zugreifende Person einen Named User der passenden Kategorie, auch für die reine Rückmeldung in der Instandhaltung (SAP S/4HANA Licensing Overview, PDF). Für Büro-Software ist das in Ordnung. Für eine Werkshalle mit drei Schichten ist es ein Konstruktionsfehler.
Warum Named User im Schichtbetrieb mathematisch scheitert
Rechnen wir das Beispiel aus dem Einstieg durch. Dein Kernteam: 20 Instandhalter, die täglich Aufträge planen, bearbeiten und zurückmelden. Sie brauchen volle Lizenzen, keine Diskussion. Dazu kommen aber 60 Schichtleiter über drei Schichten, deren einzige Aufgabe im System darin besteht, den Anlagenstatus zu setzen oder eine Störung weiterzugeben. Im Named-User-Modell zahlst du für diese 60 Personen denselben oder fast denselben Satz wie für deine Planer.
Diese Rechnung begegnet uns in Gesprächen mit Instandhaltungsleitern regelmäßig: Lizenzpreis pro Kopf mal alle Schichtleiter, und aus einem vernünftigen Projekt wird ein Antrag, den keine Geschäftsführung freigibt. Das Projekt scheitert dann nicht am Nutzen der Software, sondern an einer Multiplikation.
Das Muster wiederholt sich bei der Anbieterauswahl. Damit Angebote vergleichbar sind, fragen Unternehmen oft die Zahl aller Menschen an, die theoretisch Zugriff bräuchten, gern das Fünf- bis Achtfache der später aktiv arbeitenden Nutzer. Wer hier pro Named User kalkuliert, vergleicht am Ende Mondpreise, die mit dem echten Bedarf nichts zu tun haben.
Die Konsequenz ist nicht, weniger Menschen ins System zu lassen. Genau das Gegenteil macht Instandhaltungssoftware wertvoll: je mehr Augen auf den Anlagen, desto schneller landet jede Störung im System. Die Konsequenz ist, ein Lizenzmodell zu wählen, das zwischen Rollen unterscheidet.
Der Melder-Fall: Werker, Fahrer, Leiharbeiter
Der größte blinde Fleck vieler Lizenzmodelle sind Menschen, die nie einen Auftrag bearbeiten, aber täglich etwas beobachten: Maschinenbediener, Staplerfahrer, Lageristen, externe Springer.
Wie konkret das wird, zeigt ein typischer Fall aus unserer Praxis: ein Fuhrpark mit mehreren Dutzend Fahrern, deren einzige Aufgabe im System das Ausfüllen von Fahrzeug-Protokollen wäre. Eine Voll-Lizenz pro Fahrer, nur dafür, sprengt jedes Budget.
Dazu kommt fast immer derselbe Sonderfall: Leiharbeiter und Springer, die sich eine Stelle wechselnd teilen. Der naheliegende Gedanke, einen gemeinsamen Account anzulegen, den eben nutzt, wer gerade da ist, scheitert an einer Stelle, über die selten offen gesprochen wird: Sammelaccounts sind bei den meisten Software-Anbietern AGB-seitig nicht erlaubt. Und eine persönliche Firmen-E-Mail-Adresse als Voraussetzung für einen eigenen Account haben gewerbliche Mitarbeiter, Fahrer und Leiharbeiter in vielen Betrieben schlicht nicht.
Für genau diesen Fall gibt es einen sauberen Weg, der ganz ohne Account auskommt: die Störmeldung per QR-Code. Ist der öffentliche Meldeweg aktiviert, klebt an der Anlage ein Code, der Werker scannt ihn mit dem Handy, landet auf einer öffentlichen Meldeseite der Anlage und beschreibt das Problem, auf Wunsch mit Foto. Die Meldung läuft als Work Request in die Prüfung beim Planer, der daraus einen Auftrag macht oder ablehnt. Kein Login, keine Lizenz, kein Sammelaccount-Graubereich. Was Instandhaltungssoftware über solche Meldewege hinaus abdeckt, von Aufträgen bis Wartungsplänen, haben wir hier in den Grundlagen aufgeschlüsselt.
Was ist mit Fremdfirmen und externen Dienstleistern?
Auch Fremdfirmen müssen nicht zwangsläufig Voll-Lizenzen kosten. Je nach Anbieter und Konfiguration gibt es dafür unterschiedliche Wege: öffentliche Meldewege wie den QR-Code, Portale oder Links, über die Dienstleister Aufträge und Berichte einsehen oder zurückmelden, oder günstigere eingeschränkte Rollen. Welche Variante zu dir passt, hängt davon ab, ob die Fremdfirma nur dokumentieren soll oder aktiv in deinen Prozessen arbeitet. Frag das im Anbietergespräch konkret ab, mit deinem realen Fall: „Unser Prüfdienstleister kommt zweimal im Jahr und soll Protokolle abliefern. Was kostet das bei euch?"
Den Nutzerkreis fürs Angebot richtig schneiden
Bevor du eine Anfrage an Anbieter schickst, sortiere deine Leute in drei Gruppen:
- Bearbeiter: planen, bearbeiten, melden zurück, werten aus. Instandhalter, Meister, Planer. Sie brauchen volle Lizenzen.
- Melder: geben Störungen oder Beobachtungen weiter, sonst nichts. Werker, Fahrer, Schichtleiter ohne Bearbeitungsaufgaben, Leiharbeiter. Sie sollten wenig bis nichts kosten.
- Leser: wollen Auswertungen oder den Anlagenstatus sehen. Werksleitung, Controlling, QM. Auch hier gilt: Lesen sollte kein Voll-Lizenz-Fall sein.
Wie groß der Unterschied zwischen „alle, die theoretisch mal reinschauen" und „alle, die wirklich arbeiten" ausfällt, zeigt sich in fast jedem Auswahlprozess, den wir begleiten: Angefragt werden 60 oder 70 Nutzer, beim genauen Hinsehen bleibt ein Kernteam von rund 20 Bearbeitern übrig, und der Rest soll vor allem unkompliziert melden können. Gleichzeitig ist der Budgetrahmen fast immer gedeckelt, häufig bei einem mittleren fünfstelligen Betrag pro Jahr. Mit einem sauberen Schnitt des Nutzerkreises passt beides zusammen.
Die Faustregel für deine Anfrage: Zähle deine Bearbeiter ehrlich, halte Melder und Leser getrennt, und lass dir vom Anbieter zeigen, was die beiden letzten Gruppen in seinem Modell kosten. Wenn die Antwort lautet „jeder braucht eine Lizenz", weißt du, dass das Modell nicht für den Schichtbetrieb gebaut ist.
Wie remberg das löst
remberg ist eine CMMS- und Asset-Management-Plattform und nutzt ein rollenbasiertes Modell: Bezahlt werden die Rollen, die aktiv arbeiten. Rollen, die nur lesen oder nur melden, sind kostenlos. Der größte Gelegenheitsnutzer-Fall, die Störmeldung durch Werker oder Leiharbeiter, lässt sich per QR-Code komplett ohne Account abbilden. Die Lizenz zählt also deine Bearbeiter, nicht jeden Melder.
Zur ehrlichen Einordnung gehört: Kostenlose Melde-Rollen sind bei den großen Cloud-CMMS aus den USA inzwischen Standard. MaintainX und Limble bieten unbegrenzte kostenlose Requester an, UpKeep kostenlose Melde-, Lese- und Dienstleister-Rollen (Stand: Juni 2026, laut den öffentlichen Preisseiten der Anbieter). Der Unterschied liegt im Detail: wo die Grenze zwischen kostenloser und bezahlter Rolle verläuft, was Melder wirklich dürfen, und wie das Modell mit deutschen Anforderungen wie Hosting und AGB-Konformität zusammenspielt. Bei klassischen Systemen, gerade im Enterprise-Umfeld, ist dagegen oft schon die reine Störmeldung lizenzpflichtig. Falls dein Unternehmen SAP PM nutzt und die Lizenzfrage dich gerade deshalb beschäftigt: Wie remberg neben SAP läuft und welche Wege es aus der SAP-PM-Lizenzfalle gibt, haben wir hier ausführlich aufgeschrieben.
Was die Rollen im Einzelnen kosten, hängt am Paket und an deinem Schnitt aus Bearbeitern, Meldern und Lesern. Die Pakete findest du transparent auf der Preisseite; welcher Anbieter zu welchem Anforderungsprofil passt, zeigt der Vergleich der wichtigsten Instandhaltungssoftware-Anbieter.
Häufige Fragen zu CMMS-Lizenzmodellen
Brauchen Werker, die nur Störungen melden, eine eigene Lizenz? Nicht zwingend. Bei rollenbasierten Modellen sind Melde-Rollen günstig oder kostenlos, bei einigen Anbietern funktioniert die Störmeldung per QR-Code ganz ohne Account. Bei reinen Named-User-Modellen braucht dagegen jede Person eine Lizenz.
Was ist der Unterschied zwischen Named User und Concurrent User? Named User heißt: Du zahlst pro Person mit Zugang, egal wie selten sie das System nutzt. Concurrent User heißt: Du zahlst pro gleichzeitigem Zugriff, wie Stellplätze im Parkhaus. Das klingt im Schichtbetrieb attraktiv, hat aber einen Haken: Sind alle Plätze belegt, muss der Nächste warten, ausgerechnet dann, wenn er eine Störung melden will.
Wie bilde ich Leiharbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse ab? Nicht über Sammelaccounts, die sind bei den meisten Anbietern AGB-seitig untersagt. Praktikabel sind Meldewege ohne Login (QR-Code an der Anlage) oder personengebundene Accounts, die beim Wechsel deaktiviert und neu vergeben werden.
Sind Sammelaccounts erlaubt? In der Regel nein. Die AGB der meisten Software-Anbieter binden Accounts an Personen. Wer Sammelaccounts nutzt, riskiert Vertragsverletzungen und verliert nebenbei die Nachvollziehbarkeit, wer was gemeldet hat.
Wie viele Lizenzen brauche ich wirklich? Zähle nur deine Bearbeiter: Personen, die Aufträge planen, bearbeiten oder zurückmelden. Melder und Leser gehören in günstige oder kostenlose Rollen. In den Fällen aus unseren Gesprächen kamen auf einen Bearbeiter drei bis acht weitere Personen, die nur melden oder lesen sollten.
Warum sind SAP-PM-Lizenzen im Schichtbetrieb so teuer? Weil SAP klassisch pro Named User lizenziert: Jede zugreifende Person braucht eine Lizenz der passenden Kategorie, auch für einfache Rückmeldungen. Wer jeden Mechaniker im Schichtbetrieb so ausstattet, zahlt auch für Kollegen, die das System nur wenige Minuten pro Woche sehen. Ein verbreiteter Ausweg ist, SAP als Hintergrundsystem zu lassen und für die Werkshalle ein CMMS daneben zu setzen, sechs Wege dazu haben wir hier verglichen.
Du vergleichst gerade Anbieter und willst wissen, was dein konkreter Nutzerkreis kosten würde? Ein Instandhaltungs-Experte von remberg geht mit dir 30 Minuten durch deine Mannschaft, deine Schichten und deine Melder, und zeigt dir, wie der Schnitt konkret aussehen würde: Demo anfordern