Die 8 wichtigsten Funktionen moderner Instandhaltungssoftware (CMMS) - inkl. Checkliste 2025

Viele Unternehmen versuchen, die Komplexität im Instandhaltungs-Alltag mit Excel-Listen, E-Mails oder selbstgebauten Tools zu bewältigen. Doch sobald Anlagen, Standorte oder Verantwortlichkeiten wachsen, stößt diese Arbeitsweise an ihre Grenzen.

Wie groß der Effekt einer digitalen Instandhaltungslösung sein kann, zeigt das Beispiel JobRad: Das Facility Management Team betreut über 1.000 Arbeitsplätze und 60 technische Anlagen - vom Aufzug bis zur Photovoltaikanlage. Mit remberg als Instandhaltungssoftware wurde der gesamte Betrieb digital abgebildet. Das Ergebnis:

• 100 % digitale Dokumentation
• Schnellere Reaktionszeiten bei Störungen
• Volle Transparenz über alle Wartungen und Prüfungen

Eine moderne Instandhaltungssoftware (CMMS) bündelt alle Prozesse in einer Plattform - von der Störungsmeldung über die Wartungsplanung bis zur revisionssicheren Dokumentation. Das reduziert den Aufwand im Alltag, verschafft einen schnellen Überblick und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen über den gesamten Lebenszyklus eurer Anlagen hinweg.

Hier findest du die häufigsten Herausforderungen in der Instandhaltung - und die wichtigsten Funktionen, mit denen Software dich im Betrieb wirklich entlastet.

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Die größten Herausforderungen der Instandhaltung im laufenden Betrieb

Eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen moderner Instandhaltungssoftware für deinen Betrieb:

1. Auftrags- und Terminmanagement: Struktur statt Zettelwirtschaft

Typische Herausforderungen:

• Meldungen zu Aufträgen oder Fristen erreichen die Instandhaltung per E-Mail, Telefon oder handgeschriebenen Notizen.
• Fehler werden doppelt gemeldet, Aufgaben bleiben unbearbeitet.
• Am Ende weiß niemand genau, was offen, kritisch oder schon erledigt ist.

Die meisten Betriebe verfügen laut unserem aktuellen “Instandhaltungsreport: Fertigung & Produktion in Deutschland” über Insellösungen in der Instandhaltung: 43 % der befragten Instandhalter*innen gaben an, zentrale Abläufe weiterhin über Excel zu steuern.

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

In einem CMMS laufen alle Störungsmeldungen und Aufträge zentral zusammen. Es ersetzt manuelle Abstimmung durch transparente Prozesse. Störmeldungen und Arbeitsaufträge werden digital erfasst, automatisch zugewiesen und priorisiert. Du siehst in Echtzeit, wer woran arbeitet und welche Aufgaben abgeschlossen sind. 

So entsteht Klarheit vom ersten Klick bis zur Reparatur - und dein Team kann schneller reagieren, statt zu koordinieren.‍

2. Wartungsplanung: Planbarkeit statt Reaktivität

Typische Herausforderungen:

• Wartungspläne liegen in Excel oder auf Papier und geraten leicht in Vergessenheit.
• Fristen werden übersehen, Prüfintervalle unregelmäßig eingehalten.
• Wartungen werden erst dann durchgeführt, wenn ein Ausfall droht.

Die Ergebnisse aus dem Instandhaltungsreport bestätigen diese Herausforderungen: 46 % der Befragten sind sich des Problems bewusst, dass ihre aktuellen Systeme ihre Arbeitsprozesse verlangsamen oder erschweren.

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

Digitale Wartungsplanung bringt Struktur in wiederkehrende Abläufe. Wartungen, Inspektionen und Prüfungen werden im System hinterlegt und terminiert. Das System erinnert an anstehende Aufgaben, erstellt Aufträge und dokumentiert automatisch, was erledigt wurde.

So wird aus reaktiver Instandhaltung eine vorbeugende Instandhaltung - mit weniger Stillständen und höherer Anlagenverfügbarkeit.

3. Asset Management: Alle Anlagen und Daten gebündelt

Typische Herausforderungen:

• Anlageninformationen sind auf verschiedene Systeme verteilt.
• Beim Schichtwechsel oder Personalwechsel geht Wissen verloren.
• Fehlt der Überblick, steigt der Aufwand - und das Risiko für Ausfälle.

Der demografische Wandel ist eines der größten Probleme für Betriebe: 50 % der Befragten gaben an, dass bis 2030 fünf bis 20 % ihrer Fachkräfte in den Ruhestand gehen (Instandhaltungsreport 2025). Wichtige Informationen zu den einzelnen Assets gehen bei Personalwechsel verloren.

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

In der digitalen Lebenslaufakte sind alle Informationen zu einer Anlage gebündelt - von technischen Daten über Ersatzteile bis zu Störmeldungen und Wartungsberichten. Per QR-Code greifst du direkt an der Maschine auf alle relevanten Informationen zu. So weißt du jederzeit, was gemacht wurde, was ansteht und wo Handlungsbedarf besteht.

Wissen bleibt im Unternehmen, Abläufe werden nachvollziehbar - über alle Standorte hinweg.‍

4. Dokumentation: Nachweisbar, sicher und papierlos

Typische Herausforderungen:

• Wartungs- und Prüfprotokolle liegen in Ordnern oder auf Netzlaufwerken.
• Audits bedeuten stundenlanges Suchen nach Nachweisen.
• Freigaben und Verantwortlichkeiten sind kaum nachvollziehbar.

Die Dokumentation von kritischem Wissen stellt viele Instandhalter*innen vor Herausforderungen: Im aktuellen Instandhaltungsreport gaben 62 % an, dass kritisches Wissen gut dokumentiert ist. 15 % widersprechen dieser Aussage aktiv, 23 % sind unentschieden. 

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

Analysen von remberg und branchenweite Studien von McKinsey und PwC zeigen: In vielen Betrieben fließen bis zu 30 % der Arbeitszeit in Dokumentation und Abstimmung.

Digitale Formulare und Checkliste in einer Lösung wie remberg ermöglichen eine revisionssichere Dokumentation - mit Zeitstempel, Signatur und Versionierung. Alle Dokumente werden direkt der passenden Anlage zugeordnet und in einer Plattform gespeichert. Über die Suchfunktion oder den KI-Copiloten findest du jedes Protokoll in Sekunden.

So bist du jederzeit auskunftsfähig ohne Papierstapel oder langes Suchen.

‍5. Bestandsverwaltung: Integriertes Ersatzteilmanagement

Typische Herausforderungen:

• Fehlende Ersatzteile führen zu verlängerten Stillständen.
• Lagerbestände sind unvollständig oder über mehrere Standorte verteilt.
• Nachbestellungen kommen zu spät.

Laut dem remberg Instandhaltungsreport 2025 kämpfen viele der befragten Betriebe mit fünf bis 20 Notfalleinsätzen pro Woche, unter anderem weil Ersatzteile fehlen.

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

Wenn ein Ersatzteil fehlt, steht oft die ganze Linie. Eine integrierte Bestandsverwaltung sorgt dafür, dass du immer weißt, was da ist und wo es liegt und verknüpft Ersatzteile direkt mit den entsprechenden Anlagen und Aufträgen. Bestände, Lagerorte und Mindestmengen werden automatisch überwacht, Verbrauch und Nachbestellungen dokumentiert. 

So stehen benötigte Teile rechtzeitig bereit - und teure Expresslieferungen gehören der Vergangenheit an.‍

6. Datenanalyse und Berichterstattung: Entscheidungen auf Basis von Fakten

Typische Herausforderungen:

• Kennzahlen zu Stillständen, Kosten und Auslastung fehlen oder sind unzuverlässig.
• Daten liegen unstrukturiert in Excel oder werden manuell gepflegt.
• Optimierungspotenziale bleiben ungenutzt, weil keine Grundlage vorhanden ist.

Stillstände hat einen direkten Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit: Nur 14 % der im Instandhaltungsreport befragten Unternehmen erfassen die Downtime sowohl in Stunden aus auch in Euro. So fehlen notwendige Argumente für Investitionen und Verbesserungen. 

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

Dashboards und KPI-Analysen ermöglichen es dir, eure Leistung sichtbar zu machen. Du siehst direkt in der Software, wo deine Instandhaltung steht: offene Tickets, Störzeiten, Kosten oder Trends. Das System berechnet Kennzahlen wie Reaktions- und Reparaturzeiten, Wartungsquote und Auslastung deines Teams und visualisiert sie verständlich.

So kannst du statt nach Bauchgefühl gezielt eingreifen und datenbasiert entscheiden.

‍7. Mobile Zugänglichkeit: Arbeite von überall aus

Typische Herausforderungen:

• Informationen sind nur am Schreibtisch verfügbar.
• Mitarbeitende dokumentieren nachträglich - mit Lücken und Verzögerungen.
• In Hallen oder Außeneinsätzen fehlt der Internetzugang.

In vielen Betrieben sind Prozesse noch immer papierbasiert (28 %), jedoch gewinnt das Arbeiten in der Cloud immer mehr an Bedeutung: 34 % der Unternehmen nutzen Cloud-Lösungen für ihre Instandhaltung. 

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

Mit mobiler Instandhaltung löst du Probleme direkt dort, wo sie entstehen. Aufträge, Checklisten und Dokumente sind auf Smartphone oder Tablet verfügbar. Fotos, Kommentare oder Signaturen können sofort ergänzt werden. Gute Wartungsapps arbeiten auch offline - alle Daten synchronisieren sich, sobald wieder Verbindung besteht. 

So bleibt alles aktuell, egal wo du arbeitest - und dein Team spart Zeit und Wege.

‍8. Meldungsmanagement: Erfassung und Bearbeitung von Stör- und Ausfallmeldungen

Typische Herausforderungen:

• Störungen werden häufig über verschiedene Kanäle gemeldet - per Telefon, E-Mail oder persönlich in der Werkstatt.
• Wichtige Informationen wie Standort, Anlagen-ID oder Dringlichkeit fehlen oder werden doppelt erfasst.
• Das führt zu Rückfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu langen Stillstandszeiten und hohen Kosten.

Integrierte und automatisierte Prozesse werden in der Instandhaltung aufgrund von Insellösungen und einem unterschiedlichen Digitalisierungsverständnis noch selten gelebt. Der Instandhaltungsreport 2025 zeigt, wo Potenziale im Betriebsalltag noch ungenutzt bleiben.  

Wie Instandhaltungssoftware hilft:

Reaktive Instandhaltung, das Eingreifen bei akuten Störungen oder Ausfällen, bleibt auch im Zeitalter der Digitalisierung ein zentraler Bestandteil jeder Instandhaltung. Eine moderne Instandhaltungsoftware überführt den bekannten Feuerwehrmodus in einen strukturierten Prozess.

In einer digitalen Lösnug werden Störungen strukturiert erfasst, priorisiert und schneller bearbeitet. Statt Zettel, Zuruf und E-Mail entsteht ein klarer Ablauf mit vollständigen Informationen, schnellen Entscheidungen und lückenloser Dokumentation. Diese Nachvollziehbarkeit führt am Ende zu kürzeren Reaktionszeiten und weniger Stillstand. 
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Digitalisierung als Fundament effizienter Instandhaltung

Instandhaltung bedeutet heute weit mehr, als nur Anlagen am Laufen zu halten. Sie ist ein Hebel für Verfügbarkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit. Mit einer Instandhaltungssoftware wie remberg bringst du Struktur in Abläufe, Daten und Sicherheit in die Dokumentation.

Ob im Facility Management, in der Produktion oder in der Chemieindustrie: remberg verbindet Menschen, Maschinen und Informationen in einer Plattform - für weniger Stillstand, weniger Aufwand und mehr Überblick über den gesamten Anlagenlebenszyklus. Vereinbare jetzt eine persönliche Demo und erfahre, wie dein Team von remberg proftiert. 

Checkliste: Wo steht dein Unternehmen?

Diese Fragen solltest du dir bei der Suche nach einer passenden Instandhaltungssoftware für dein Unternehmen stellen:

• Werden Störmeldungen digital erfasst und können diese nachverfolgt werden?
• Werden Wartungen automatisiert terminiert?
• Verfügen alle Anlagen über eine digitale Lebenslaufakte?
• Sind Dokumentation revisionssicher und jederzeit abrufbar?
• Können Ersatzteile systematisch verwaltet werden?
• Können KPIs abgerufen werden?
• Ermöglicht es die Software den Mitarbeitenden, mobil und papierlos zu arbeiten?

CMMS Anbieter im Überblick

Du willst wissen, welche CMMS Anbieter wirklich überzeugen? Dann wirf einen Blick auf unseren großen Instandhaltungssoftware & CMMS Vergleich 2025.

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‍FAQ: Die wichtigsten Funktionen von Instandhaltungssoftware für dein Unternehmen

Wie gut lässt sich die Software in bestehende ERP-Systeme integrieren?
Eine moderne Instandhaltungssoftware sollte sich reibungslos in dein bestehendes Systemumfeld einfügen. remberg bietet Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics - so kannst du Aufträge, Ersatzteile und Kostenstellen problemlos übertragen.

Wie aufwendig ist die Einführung und Datenmigration?

Mit remberg kannst du in wenigen Tagen produktiv starten. Bestehende Daten aus Excel, ERP-Systemen oder Alt-Tools werden über standardisierte Importfunktionen übernommen. Schulung, Konfiguration und Go-live erfolgen Schritt für Schritt mit Hilfe des remberg Customer Success Teams, abgestimmt auf deine Bedürfnisse.

Wie werden internationale Standorte oder Werke in der Software abgebildet?
remberg lässt sich flexibel für verschiedene Werke, Standorte oder Organisationseinheiten einsetzen. Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen kannst du individuell anpassen - von der globalen Übersicht bis zur Detailansicht einzelner Anlagen. Damit behältst du auch über mehrere Standorte hinweg den Überblick, ohne Prozesse zu verkomplizieren.

Wie unterstützt die Software Audits und Compliance?
remberg dokumentiert alle Nachweise revisionssicher. Diese sind jederzeit abrufbar - ideal für Audits und Betreiberpflichten. 

Ist die Software mobil nutzbar und unterstützt sie die Instandhaltung vor Ort?
Ja. remberg lässt sich mobil per App nutzen, auch offline. Fotos, Kommentare oder Signaturen können vor Ort ergänzt und später synchronisiert werden.

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