Badischer Winzerkeller EG
Vom Klemmbrett zum sicheren IFS-Audit
Wie Instandhaltung und Qualitätsmanagement beim Badischen Winzerkeller mit remberg den Papierkram hinter sich gelassen haben.
Anwendungsfall: Instandhaltung & Qualitätsmanagement
Branche: Lebensmittel & Getränke
Wenn Papier-Checklisten und Excel an ihre Grenzen stoßen
Aurelia Warther verantwortet als Leiterin Instandhaltung & Nachhaltigkeitsmanagement die technische Seite eines Betriebs, der rund um die Uhr läuft. Anlagen in der Abfüllung, der Weintransportlogistik und der Intralogistik müssen zuverlässig funktionieren. Ausfallsichere Instandhaltung ist dabei keine Kür, sondern Pflicht.
Doch die internen Prozesse hielten mit dem Wachstum des Betriebs lange nicht Schritt. Arbeitszeiten und Tätigkeiten wurden in Excel-Tabellen erfasst, jede Abteilung mit ihrer eigenen Logik, kaum nachvollziehbar für das Controlling oder andere Abteilungen. Eine einheitliche Anlagenstruktur fehlte: keine klaren Hierarchien, keine konsistente Benennung, keine verlässlichen IDs. Das führte zu Unsicherheit bei den Mitarbeitenden, Dubletten im System und schwer auswertbaren Daten.
Besonders schmerzhaft war die Situation rund um Audits und Betriebsbegehungen. Der Badische Winzerkeller ist IFS-zertifiziert – ein Standard, der für die Lieferbeziehungen mit dem Lebensmittelhandel unverzichtbar ist. Doch die IFS-konformen Betriebsbegehungen liefen analog: Checklisten auf Papier, handschriftliche Einträge, manuelle Nachverfolgung. Dass festgestellte Mängel danach auch den richtigen Kollegen erreichten und zeitnah behoben wurden, war eher Glückssache als System.
Dazu kam: Wenn Mitarbeitende Störungen meldeten, passierte es regelmäßig, dass zwei oder drei Personen dasselbe Problem separat einreichten, ohne zu wissen, dass es längst erfasst war. Transparenz über den Bearbeitungsstand? Fehlanzeige.
Eine Software für Instandhaltung, QM und darüber hinaus
Die gesuchte Lösung musste mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllen:
- Ein zentrales System für Instandhaltung, Störmeldungen und Qualitätsmanagement, statt isolierter Insellösungen
- Mobile Nutzung direkt vor Ort, auch in Bereichen mit schlechter Netzabdeckung
- Digitale Betriebsbegehungen, die IFS-Audit-Anforderungen erfüllen und dokumentationskonform sind
- Einfache Bedienbarkeit für Mitarbeitende quer durch alle Abteilungen, von der IT bis zur Abfüllung
- Klare Zuordnung von Meldungen, Aufträgen und Verantwortlichkeiten
Nach der Evaluierung verschiedener Lösungen fiel die Entscheidung auf die remberg Instandhaltungssoftware. Ausschlaggebend waren die bereichsübergreifende Einsatzfähigkeit, die intuitive Bedienbarkeit und die Möglichkeit, Audits und Zertifizierungsprozesse direkt im System abzubilden.
Die gewonnenen Vorteile
Mobile Störmeldung
Schäden und Vorfälle direkt per Handy erfassen, wo auch immer im Betrieb
Digitale Betriebsbegehungen
IFS-konforme Rundgänge mobil durchführen, dokumentieren und Maßnahmen zuweisen
Audit-sichere Dokumentation
Alle Wartungen, Störungen und Maßnahmen nachvollziehbar und revisionssicher im System
Von der Papier-Checkliste zur audit-fähigen Digitalplattform
Heute nutzt der Badische Winzerkeller remberg bereichsübergreifend: in der Instandhaltung, im Qualitätsmanagement und in der internen Kommunikation zwischen Abteilungen. „Wir nutzen remberg sowohl in der Instandhaltung, wie auch in der Kommunikation mit unterschiedlichen Abteilungen für QM, so dass wir die Ganzheit des Betriebes sehr gut und sehr schnell abdecken können“, erklärt Aurelia Warther.
Der Wandel bei den Betriebsbegehungen ist dabei besonders greifbar. Eva-Maria Reitz aus dem Qualitätsmanagement beschreibt, wie IFS-Audits heute ablaufen: Statt Papierbögen öffnet das Team remberg auf dem Mobilgerät, erfasst Befunde direkt vor Ort und weist Maßnahmen unmittelbar den zuständigen Kollegen zu. „Die remberg Software hat uns das sehr stark erleichtert, weil wir dann vor Ort sind, das Problem ansehen und das Problem auch entsprechend den Kollegen zuordnen können.“ Das Ergebnis überzeugte sogar externe Prüfer: „Der Auditor kannte diese Art noch nicht – und er wünscht sich, dass wir das weiterhin so durchführen.“
Instandhaltungstechniker Markus Bauer erlebt den Alltag mit remberg pragmatisch: „Wenn ich irgendwo durch die Gegend lauf, kann es sein, dass ich einfach mein Handy zücke und Beschädigungen direkt einbinde.“ Doppelmeldungen gehören der Vergangenheit an. Wer ein Ticket öffnet, sieht sofort, ob das Problem bereits erfasst ist.
Aurelia Warther fasst die strategische Perspektive zusammen: „Je mehr wir mit remberg arbeiten, je sicherer wir werden, je mehr Dokumentation wir führen, desto schneller, effizienter und kostengünstiger werden wir.“ Der nächste Schritt ist bereits geplant: Mit der Erweiterung um digitale Zeiterfassung und Lagerhaltung soll remberg künftig noch tiefer in die Betriebsprozesse des Winzerkellers integriert werden.