Glindemann Gruppe
Wie die Glindemann Gruppe ihre Kies- und Recycling-Instandhaltung digitalisiert
Vom Zuruf zur App: eine Instandhaltungs-Digitalisierung an Standorten in ganz Schleswig-Holstein.
Unternehmen: Glindemann Gruppe
Branche: Kies, Recycling, Containerdienst
Assets: Waschanlagen, Radlader, Bagger, Siebmaschinen, Brecher, etc.
Florian Maiwald leitet bei der Glindemann Gruppe den strategischen Einkauf und die Digitalisierung. Er ist die erste Adresse, wenn im Unternehmen eine neue Software ausgewählt, eingeführt oder repariert werden muss. Sein Job ist die Schnittstelle: aus den Anforderungen der Fachbereiche eine Lösung machen, die im Alltag wirklich getragen wird. Bei der Instandhaltung der Kies- und Recyclingstandorte gab es lange keine solche Lösung, sondern ein Whiteboard, eine Person als Wissensträger und sehr viel Vertrauen darauf, dass diese sich an alles erinnert.
Vom Zuruf zum Risiko
Die Glindemann Gruppe betreibt in ganz Schleswig-Holstein 10 Standorte mit mehreren Kieswerke und Recyclingzentren, dazu einen Containerdienst und einen Fuhrpark. Instandgehalten werden müssen Waschanlagen, mobile Maschinen, Anbaugeräte, sogar Leitern. Alles, was geprüft werden muss, hängt am fünfköpfigen Schlosserei-Team. Und das hatte über Jahre kein System, sondern nur die Erinnerung einer einzigen Person.
"Wir kommen aus einer Zeit, da haben die Kollegen dem damaligen Leiter der Schlosserei einfach immer alles zugerufen", erzählt Florian Maiwald. "Maschine XY braucht eine Wartung. Der hat sich das notiert oder hat sich das nicht notiert, hatte das im Kopf oder auch nicht. Und irgendwann wurde die Wartung halt gemacht."
Sein Nachfolger versuchte es mit einem klassischen Whiteboard. Nicht das von Microsoft, sondern eines, das an der Wand hängt und auf das man mit einem Stift schreibt. Das Problem: Wenn er nicht da war, sah niemand sonst, was eigentlich anstand. "Wenn es dann zu Schäden an den Maschinen kam, weil wir die Wartung nicht gemacht haben, hieß es immer nur: 'Er weiß das doch.' Das war immer noch blöd."
Der nächste Versuch: eine zentrale E-Mail-Adresse plus eine Liste im Dokumentenmanagementsystem. Damit ließ sich schon einiges abfangen, aber sauber war es nicht. Als der Leiter der Schlosserei dann Fotos und Maschineninformationen ergänzen wollte und vorschlug, alles in Excel zu pflegen, zog Florian Maiwald die Reißleine. "Da haben wir gesagt, das ist Käse, dafür ist Excel auch gar nicht gedacht. Aber wir würden dich gerne unterstützen und lass uns doch nach einer Software für dich suchen."
Hinzu kam externer Druck rund um die gesetzlich vorgeschriebenen UVV-Prüfungen. Geprüft und dokumentiert wurde schon immer, aber wenn von außen nachgefragt wurde, kostete das Zusammensuchen Zeit. "Es gab schon Nachfragen, wie das denn mit der UVV-Prüfung aussieht", sagt Florian Maiwald. "Die sind wichtig für die Zertifizierung unseres Betriebs, und wir müssen sie vorweisen können."
"Excel? Käse." Der Wendepunkt
Auf remberg stieß Florian Maiwald schnell. Wichtig war ihm, dass die Lösung nicht nur Wartungen plant, sondern auch Meldungen aus der Belegschaft entgegennehmen kann und im Alltag der Schlosser funktioniert.
Ein Werk als Versuchslabor
Statt sofort flächendeckend auszurollen, ging die Glindemann Gruppe das Projekt in Etappen an. Florian Maiwald entschied sich bewusst gegen das angebotene Import-Template und legte die Grundstruktur in remberg selbst an. "Ich habe das fast alles händisch gemacht. Ich habe das Gefühl, ich habe so ein besseres Verständnis fürs System, wenn ich es selbst aufgebaut habe."
Pilotwerk wurde Werk 12, weil dort der technisch fitteste Werksleiter saß. Von dort aus rollte das Team das System Werk für Werk aus. Insgesamt dauerte der Aufbau zwei bis drei Monate, vor allem deshalb, weil sich das Team bewusst Zeit gelassen hat. "Man hätte es schneller hinkriegen können. Aber wir haben quasi mit einem Pilotwerk gestartet und damit geübt."
Eine remberg-Schulung hat das Team der Glindemann Gruppe gar nicht erst in Anspruch genommen. Florian Maiwald holte erst die Power-User ab, dann den erweiterten Nutzerkreis, immer im direkten Gespräch. "Und dann haben die sich vielleicht noch zweimal gemeldet mit Fragen, aber dann war auch Ruhe."
Den eigentlichen Hebel im Alltag haben die QR-Codes gebracht. Florian Maiwald kaufte outdoorfähige Etiketten, druckte die remberg-QR-Codes aus und klebte sie auf jede Maschine, direkt unter die UVV-Plakette. Seitdem reicht ein Scan, und jeder Kollege, auch Springer ohne festen Account, kann eine Meldung erstellen. "Anfangs war das Team noch skeptisch, der Weg über die App wirkte zu umständlich. Mit dem QR-Code ist das gekippt: Jetzt sind alle sehr zufrieden und haben es sofort angenommen."
Die Vorteile mit remberg
Durchlaufzeit
6x schnellere Durchlaufzeit
Compliance
UVV-Nachweis auf Knopfdruck
Alles in einem System
Keine parallelen E-Mail- und Excel-Wege mehr, nichts geht mehr unter.
Durchlaufzeit auf ein Sechstel reduziert
Die zentrale Kennzahl liegt im remberg-Dashboard: Die Durchlaufzeit, also die durchschnittliche Zeit vom Eingang der Meldung bis zur abgeschlossenen Wartung, ist gefallen. "Wir sind da sechsmal so schnell geworden in der Abarbeitung", sagt Florian Maiwald. Die Beschleunigung steckt in vielen kleinen Prozessschritten, die früher jeder für sich Zeit gekostet haben. Meldungen werden direkt am Asset per QR-Code erfasst, nicht mehr per Zuruf oder Mail. Der Leiter der Schlosserei sieht jede neue Meldung im selben System, in dem er auch plant, und kann sie sofort in einen Auftrag überführen. Wer eine Meldung erfasst, sieht den Status, ohne nachfragen zu müssen. In Summe ist der Stau an offenen Punkten deutlich kleiner geworden.
Ende der E-Mail-Schatten-Liste. Was vorher in einem improvisierten Postfach landete und händisch ins Dokumentenmanagementsystem übertragen wurde, läuft heute komplett über remberg. "Ich kriege jetzt keine E-Mails mehr dazu, sondern es wird alles über remberg gemeldet. Das war ein wichtiger Knackpunkt für mich."
UVV-Prüfungen auf Knopfdruck. Geprüft und dokumentiert wurde schon immer, aber jetzt liegt alles digital griffbereit. Wenn von außen nachgefragt wird, wie es um die UVV-Prüfungen steht, lässt sich das direkt aus dem System beantworten.
Aus reaktiv wird proaktiv. Wo früher jede Wartung davon abhing, dass jemand aktiv in eine Liste schaute, kommen die Erinnerungen heute aus dem System. "Ohne Erinnerung musste man da schon sehr aktiv selber reingucken. Wenn ich nicht reingeguckt habe, hatte ich auch keine Info, dass etwas ansteht. Das ist mit remberg jetzt deutlich einfacher."
Klare Routine im Wochenrhythmus. Dienstags geht das Team die offenen Meldungen einmal komplett durch. Florian Maiwald bekommt im selben Termin den Einkaufsstatus und kann bei Lieferanten nachhaken. Der Leiter der Schlosserei genehmigt Meldungen, plant Aufträge ein und gibt sie an die Schlosser weiter. Florian Maiwald schaltet sich nur noch dann ein, wenn neue Nutzer angelegt werden müssen oder Administratives ansteht.
Interne Wartezeiten verkürzt. Was die Glindemann Gruppe selbst beeinflussen kann, läuft heute deutlich schneller. "Wir haben deutlich weniger Stillstandszeit, weniger Wartezeit da, wo wir es selber beeinflussen können. Wenn wir auf Externe angewiesen sind, dann geht das nicht anders. Aber die internen Wartezeiten haben wir damit schon verkürzt."
Auch beim Team selbst war die Akzeptanz schneller da als erwartet. "Ansonsten haben wir nur positive Resonanz erhalten. Die Schlosser, die damit wirklich arbeiten müssen, brauchten ein bisschen mehr Eingewöhnungszeit, aber nicht viel. Also nach einer Woche waren die auch alle damit happy."
Wenn was hakt, bewegt sich was
Auf die Frage, was an remberg besser werden könnte, fällt Florian Maiwald nicht viel ein. Anfangs gab es ein paar Punkte rund um Fotos in der mobilen App und Detailfragen zur Einrichtung. "Alles, was ich jemals zu meckern hatte, habe ich schon gemeldet, und ihr habt das umgesetzt", sagt er. "Da kann ich mich gar nicht beschweren." Was hängen geblieben ist, ist die Geschwindigkeit der Reaktion. "Gerade am Anfang, als wir das eingerichtet haben, hatte ich zwei, drei Vorschläge und Fragen. Da habe ich super schnell eine Antwort bekommen, und einen Teil davon habt ihr auch umgesetzt. Und wenn nicht, hattet ihr einen Workaround, mit dem wir arbeiten können. Ihr seid wirklich super flexibel, das ist für uns Gold wert."
Der nächste Schritt: die Maschinenakte
Die Meldungen und Aufträge laufen. Als nächstes will die Glindemann Gruppe die Maschinenakte stärker nutzen, also Fotos, Ersatzteilinformationen und Anlagenhistorie konsequent in remberg pflegen. Das passiert heute schon nebenbei, soll aber systematischer werden. Die Anlagenhierarchie steht: vom Werk über die Schaltanlage und die mobile Maschine bis hin zum einzelnen Bauteil des großen Waschturms. Damit haben auch die Werksleiter Einblick und können bei Fremdfirmen-Aufträgen spezifisch beauftragen, statt nur "etwas ist kaputt" zu melden.
Florians Empfehlung
Auf die Frage, was er einem anderen Recycling- oder Kieswerksbetrieb raten würde, der heute noch mit Zuruf und Whiteboard arbeitet, ist Florian Maiwald eindeutig: "Auf jeden Fall einführen. Es macht wirklich Spaß, damit zu arbeiten." Wenn er remberg in einem Satz beschreiben müsste, klingt das so: "Einfach zu bedienen, super funktional und sehr effizient."