Schwan Cosmetics
Schwan Cosmetics verkürzt die Nachweisprüfung im Audit von 180 auf rund 70 Minuten
Wartungsnachweise lagen früher in Büchern an den Anlagen, in Aktenordnern und auf dem SharePoint. Heute findet die Instandhaltung sie in remberg direkt an der Anlage und im zugehörigen Wartungsplan.
Unternehmen: Schwan Cosmetics International
Branche: Dekorative Kosmetik
Standort: Heroldsberg bei Nürnberg
Herausforderung
- Wartungs- und Prüfnachweise verteilt auf Wartungsbücher, Aktenordner und SharePoint
- Nachweise für Audits mussten aus mehreren Ablagen zusammengesucht werden
- Kein schneller Überblick, welche Wartungen noch offen sind
Resultat
- 3.300 Anlagen mit Foto, QR-Code und Wartungsplan in remberg erfasst
- Nachweisprüfung im Re-Zertifizierungsaudit in rund 70 statt 180 Minuten
- Rund 30 % weniger Zeit für Dokumentation und Suche
- Ein weiterer Standort der Gruppe arbeitet mit remberg
Wartungsnachweise waren an verschiedenen Ablageorten dokumentiert
Schwan Cosmetics ist die Kosmetiksparte der Schwan-STABILO Gruppe, die in Deutschland vor allem für ihre Schreibgeräte der Marke STABILO bekannt ist. Am Standort Heroldsberg verantwortet Maximilian Linz die Instandhaltung. Er und sein Team halten unter anderem die Versorgungstechnik in Betrieb, von der die Produktion unmittelbar abhängt. Fällt beispielsweise die Druckluftversorgung aus, stehen 15 Sekunden später die Produktionsmaschinen. Die Zielgröße des Teams liegt deshalb bei höchstens einer Stunde selbst verschuldetem Produktionsausfall im Jahr.
Ebenso wichtig ist die Hygiene. Schwan Cosmetics entwickelt und fertigt unter anderem dekorative Kosmetikstifte, die auch am Auge aufgetragen werden. Über Dampf, Druckluft oder Wasser dürfen deshalb keine Verunreinigungen in die Fertigung gelangen. Eine eigene Anlage bereitet das Wasser für wasserbasierte Produkte auf. Ihre Werte werden täglich dokumentiert, zusätzlich zur durchgängigen Aufzeichnung in der Gebäudeleittechnik.
Die zugehörigen Wartungs- und Prüfnachweise entstanden lange auf Papier. An den Anlagen hingen Wartungsbücher für die täglichen Inspektionen. Weitere Unterlagen lagen in Aktenordnern vor Ort oder auf dem SharePoint. Bei Audits, zum Beispiel durch Kunden oder andere Prüfstellen, musste die Instandhaltung die geforderten Nachweise aus mehreren Ablagen zusammentragen.
„Die Auditvorbereitung war früher mit einem erhöhten Koordinationsaufwand verbunden, da relevante Unterlagen teilweise an verschiedenen Ablageorten hinterlegt waren“, sagt Linz.
Man öffnet remberg und sieht sofort: Was ist erledigt, was ist noch offen und welche Aufgaben erfordern die höchste Priorisierung.
Ein intuitives System, das Arbeitserleichterung schafft
Linz suchte deshalb nach einem passenden System. Aus dem Facility Management kannte er Lösungen, in denen Wartungszyklen und Dokumente hinterlegt werden. Eine zunächst geprüfte CAFM-Software war für die Anforderungen der Instandhaltung jedoch umfangreicher als nötig.
Entscheidend war für Linz, dass das System leicht zu handhaben ist. Viele der Techniker*innen arbeiten überwiegend an den Anlagen und nicht am Rechner. Eine Software, die eine wochenlange Einarbeitung verlangt, kam deshalb nicht infrage. Bei der Anlagenübersicht in remberg war die Logik für ihn schnell erkennbar: „Das schaut man sich eine halbe Stunde an, dann hat man verstanden, wie das aufgebaut ist.“ Den Großteil der Bedienung erschloss sich das Team anschließend selbst.
Die Verantwortlichen bauten die Grundlage selbst auf
Im Vorfeld verteilte Linz Excel-Listen von remberg an sein Team. Alle Anlagenverantwortlichen nahmen die eigenen Anlagen auf. Anschließend wurden die Angaben in die Importlisten übertragen. Nach ein bis zwei Monaten waren die Listen bereit für den Import. Anschließend ergänzte das Team Bilder, Wartungspläne und die wichtigsten Dokumente.
Dass die Verantwortlichen ihre Daten selbst aufnahmen, war Teil des Einführungsansatzes. Sie beschäftigten sich früh mit der Anlagenstruktur und sahen in kurzen Präsentationen, wie sich ihre Arbeit verändern würde: QR-Code vor Ort scannen, auf dem Tablet dokumentieren und den Auftrag direkt schließen, statt mit einem Notizblock durch das Werk zu laufen.
Die Umstellung auf remberg wurde strukturiert durchgeführt. „Ich habe das Team Schritt für Schritt an das System herangeführt. Das war einfacher, als ihnen von Anfang an alles fertig vorzugeben“, beschreibt Linz.
Konkret heißt das: Erst einen Bereich digitalisieren, im Alltag erproben, nachbessern und dann den nächsten Bereich anschließen. Zwei der vier Instandhaltungsbereiche arbeiten bereits produktiv mit remberg. Störmeldungen testet das Team ebenfalls im System. Vollständig umgestellt wird dieser Prozess, sobald alle vier Bereiche angeschlossen sind.
Nachweise und aktuelle Informationen liegen direkt an der Anlage
Wartungspläne und tägliche Prüfungen: Die Wartungspläne für die jeweiligen Anlagen werden zentral in remberg hinterlegt. Die täglich erfassten Messwerte werden dort je Anlage zusammen mit einem Screenshot aus der jeweiligen Anlagensteuerung dokumentiert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wer an welcher Anlage tätig war und welche Werte erfasst wurden.
Dokumente und QR-Codes am Objekt. Jedes erfasste Objekt erhält ein Foto und einen QR-Code. Vor Ort scannt der oder die Techniker*in den Code und dokumentiert direkt auf dem Tablet. Wartungsunterlagen, Gebäudegrundrisse und weitere Bestandsdokumente liegen ebenfalls in remberg. Statt in verschiedenen Systemen zu suchen, greifen die Kollegen selbst auf den aktuellen Stand zu.
Lagepläne für Vertretungen und neue Kollegen. Jede Anlage ist mit ihrem Standort im Gebäudeplan verknüpft. Wer eine Vertretung übernimmt oder neu im Team ist, sieht, wo eine Anlage steht, ohne dass ein Kollege mitlaufen muss. Eine Brandschutzklappe lässt sich beispielsweise über den Raum oder die zugehörige Lüftungsanlage finden.
Eingesetzte Funktionen: Anlagenstammbaum, Wartungspläne, Aufträge, Lagepläne, Dateiablage, QR-Codes, Störmeldungen im Aufbau.
Die Kennzahlen
70 statt 180 Minuten
Nachweisprüfung im Re-Zertifizierungsaudit, Instandhaltungsabteilung, einzelner Auditvorgang
Nachweise am Wartungsplan
Wartungsnachweise direkt mit Anlage und Wartungsplan verknüpft
Ein weiterer Standort
Ein weiterer Standort der Schwan-STABILO Gruppe vertraut auf remberg
Wartungen bleiben im Blick und Nachweise sind im Audit sofort verfügbar
Nachweisprüfung im Audit: rund 70 Minuten statt drei Stunden
Beim Re-Zertifizierungsaudit für Umwelt- und Energiemanagement verlangte der Auditor unter anderem die Nachweise zur Abwasserüberwachung. Linz öffnete den Wartungsplan und fand dort sowohl das benötigte Dokument als auch die hinterlegte Einleitgenehmigung. Das Audit seiner Abteilung war nach rund 70 Minuten abgeschlossen, statt wie zuvor üblich rund drei Stunden zu dauern.
Überfällige Wartungen sind auf einen Blick sichtbar
Die wichtigste Veränderung für Linz zeigt sich im Alltag. Wenn die Kollegen ihre Arbeiten im System dokumentieren, erkennt er in einer Ansicht, welche regulären Wartungen abgeschlossen sind und welche noch ausstehen. Überfällige Aufgaben sind rot markiert. Auch nach dem Urlaub muss er deshalb nicht erst mehrere Unterlagen durchgehen, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Linz betont insbesondere den Mehrwert der zentralen Übersicht über sämtliche Wartungspläne: „Sie schafft Transparenz über anstehende Maßnahmen und trägt dazu bei, dass relevante Aufgaben zuverlässig berücksichtigt werden.“
Rund 30 % weniger Zeit für Dokumentation und Suche
Nach Einschätzung von Linz benötigt die Instandhaltung heute rund 30 % weniger Zeit für Dokumentation und Dokumentensuche. Der Aufwand sinkt, weil Unterlagen nicht mehr in Wartungsbüchern, Aktenordnern und verschiedenen digitalen Ablagen zusammengesucht werden müssen.
Ein weiterer Standort arbeitet inzwischen ebenfalls mit remberg
Auch außerhalb der Instandhaltung wächst das Interesse an dem neuen Vorgehen. Aus der Produktion kamen erste Anfragen, Wartungsunterlagen ebenfalls in remberg zu hinterlegen. Ein weiterer Standort der Gruppe arbeitet inzwischen ebenfalls mit dem System.
Auf die Frage, wie er remberg in einem Satz zusammenfassen würde, antwortet Maximilian Linz: „Da brauche ich keinen Satz, sondern nur ein Wort: Arbeitserleichterung.“