Edeka Rhein-Ruhr
Wie Edeka Rhein-Ruhr 4.000 Assets in den Griff bekam
Unternehmen: Edeka Rhein-Ruhr
Industrie: Lebensmittellogistik
Assets: ~4,000
Standorte: 6
Denis Kleinhaus leitet den zentralen Hardware-Support Logistik bei Edeka Rhein-Ruhr, einer der größten regionalen Edeka-Gesellschaften in Deutschland. Das Unternehmen betreibt sechs Lagerstandorte in Nordrhein-Westfalen: drei Lebensmittel-Logistikzentren und drei Mehrweggetränke-Logistikzentren, von denen aus Hunderte Märkte in der Region beliefert werden. Denis Kleinhaus und sein vierköpfiges Team sind verantwortlich für die Instandhaltung von rund 4.000 IT-Assets: von Staplersystemen über MDE-Geräte bis hin zu Etikettendruckern. Der Schmerz begann nicht mit einem großen Knall, sondern mit kleinen Post-its.
Die Ausgangslage: Ein Team, eine Excel-Datei und zu viele Zugriffe
Wer schon einmal versucht hat, mit mehreren Personen gleichzeitig an derselben Excel-Tabelle zu arbeiten, weiß, wie das endet. Die Datei ist gesperrt. Man wartet. Oder man schreibt sich etwas auf einen Zettel, in der Hoffnung, es später nachzutragen. "Wenn zwei Leute aus unterschiedlichen Standorten zur gleichen Zeit auf diese Excel-Tapete zugreifen wollten, war man schnell an seiner Grenze. Dann lag da eben ein kleiner Post-it-Zettel neben dem Bildschirm, und was da drauf stand, wurde nicht immer nachgetragen", beschreibt Kleinhaus seine Erfahrung.
Das eigentliche Problem war aber nicht nur das gleichzeitige Arbeiten. Es fehlte ein durchgängiger Blick auf den gesamten Lebenszyklus eines Geräts: Wann kam es ins Haus? Wie oft war es bereits in der Reparatur? Ist eine weitere Reparatur überhaupt noch wirtschaftlich, oder wäre eine Neuanschaffung die klügere Entscheidung? Diese Fragen ließen sich mit Excel kaum systematisch beantworten.
Keine Eigenentwicklung, sondern die richtige Lösung
Die Entscheidung fiel intern. Und zwar bevor das System kollabiert war. Kein Wettbewerber hatte es vorgemacht, kein Ausfall hatte den Anstoß gegeben. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber in der Praxis längst kein Standard.
Zunächst stand sogar eine eigene Entwicklung im Raum. Doch dieser Gedanke wurde schnell verworfen. Denis Kleinhaus bringt es auf den Punkt: "Wenn ich mich hier mit zwei Entwicklern hinsetze und sage, was ich haben will, dann kann das wahrscheinlich nicht das sein, was ich bekomme, wenn ich eine ausgereifte Lösung kaufe." Also begann die Marktrecherche. Dabei gab es einen entscheidenden Aha-Moment: Denis Kleinhaus suchte anfangs nach einem besseren Weg, 4.000 Geräte digital zu verwalten. Doch reine Geräteverwaltungs-Tools stießen bei Wartungsprozessen und Ersatzteilmanagement sofort an ihre Grenzen. Es brauchte eine Lösung, die nicht nur das Inventar abbildet, sondern die komplette Instandhaltung und das Lifecycle-Management der Edeka-Assets verbessert.
Was die Auswahl zusätzlich komplizierter machte: Edeka Rhein-Ruhr ist als Teil des Sektors Ernährung als Kritische Infrastruktur (KRITIS) eingestuft. Das bedeutet verschärfte Anforderungen an IT-Sicherheit gemäß BSI-Gesetz, Meldepflichten gegenüber BSI und BBK sowie erhöhte Anforderungen durch das KRITIS-Dachgesetz. Wie Kleinhaus beschreibt: "Da wir ein KRITIS-Unternehmen sind, gab es noch diverse technische Hürden, gerade in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit." Bevor irgendjemand produktiv arbeiten konnte, mussten IT-Sicherheit und Datenschutz grünes Licht geben: Nachweise zur Rechenzentrumsstruktur, Anpassungen an Standardverträgen, mehrere Abstimmungsrunden mit internen Verantwortlichen. remberg hat diese Runden mitgemacht. Wer in einem ähnlichen Umfeld einkauft, weiß, wie oft das an dieser Stelle scheitert. Inhaltlich überzeugte remberg dabei mit mehr als nur Compliance. Viele Anbieter decken primär das klassische Asset Management ab, also Inventarisierung und Geräteverwaltung. remberg konnte den vollständigen Wartungs- und Reparaturprozess abbilden: Wartungspläne, Ersatzteilmanagement und eine klare Kostenzuordnung auf Standortebene.
Die Einführung: In unter sechs Wochen und fast ohne externe Hilfe
Weniger als sechs Wochen dauerte es, bis alle Mitarbeitenden produktiv mit remberg arbeiteten und die Bestände ausschließlich dort geführt wurden. Den Grundstein legte eine saubere Datenbasis: Das Team hatte zuvor bereits eine Mastertabelle gepflegt. Diese Stammdaten wurden gemeinsam mit der zuständigen remberg Customer Success Managerin in die Implementierungstabelle übertragen. Den Rest erarbeitete sich das Team eigenständig. Welche Datenfelder werden benötigt? Was kommt später noch dazu? Denis Kleinhaus fasst es so zusammen: "Wir haben da definitiv Bock drauf gehabt. Wir haben uns hingesetzt und erarbeitet, was wir damit machen wollen. Das hat sich ausgezahlt." Großangelegte Schulungsworkshops blieben aus. Wenn etwas Neues dazukam, gab es einen kurzen Rundruf im Team. Der Betrieb lief währenddessen störungsfrei weiter.
Was sich verändert hat: Konkrete Ergebnisse im Alltag
Seit der Umstellung auf remberg hat sich die Arbeitsweise des Teams grundlegend verändert. Vier Bereiche stechen besonders hervor.
1. Wartung: von der Planung bis zum Protokoll
Die Techniker erhalten ihre Wartungsaufgaben einmal monatlich automatisch zugeteilt. Früher kam die Initiative vom Standort selbst, oft erst dann, wenn es schon dringend wurde. Heute ist die Wartung systematisch eingeplant, und Assets wie Etikettendrucker in allen sechs Lagern laufen mit nachweislich höherer Verfügbarkeit als zuvor.
Was danach kam, die Dokumentation und Rückmeldung an den Standort, war früher genauso aufwändig wie die Planung selbst. Denis Kleinhaus: "Rein administrativ hast du da früher einen halben Tag mit verbrannt. Die Wartungsprotokolle digitalisieren, wenn du Pech hast noch Fotos machen, die E-Mails schreiben, die Verteiler raussuchen. Einen halben Tag, nur für das Verteilen der einzelnen Protokolle. Heute ziehe ich das PDF in die E-Mail und versende sie. Aufwand? Eine Minute."
2. Akzeptanz vom ersten Tag
Excel funktioniert, solange eine Person es täglich bedient und mit Querverweisen und Formeln vertraut ist. Sobald das Team wächst, wird jede Änderung zum Risiko. Denis Kleinhaus kennt das aus der Praxis: "Wenn ich da einen Mitarbeiter habe, der nicht so drin bewandert ist, muss ich den erstmal dahin bringen, dass er überhaupt versteht, was die Formel in dieser Zelle macht. Und dass man da nicht einfach reinklickt und rumtippt." Mit remberg entfällt dieser Overhead vollständig. Das Team trägt ein, was es sieht. Keine versteckten Verweise, keine Formel, die man versehentlich ändern kann.
3. Ersatzteilbestände auf einen Blick
Sechs Standorte, unterschiedliche Lagerbestände, kein gemeinsamer Überblick. Was früher bedeutete, dass ein Techniker Ersatzteile nachbestellt hat, die ein Kollege am nächsten Standort noch auf Lager hatte, ist heute kein Thema mehr. Alle Bestände sind standortübergreifend sichtbar, Doppelbestellungen lassen sich vermeiden. Weil Ersatzteile direkt auf Aufträge gebucht werden, weiß Denis Kleinhaus genau, welcher Standort welche Kosten verursacht. Die Kostentransparenz, die früher mühsam zusammengetragen werden musste, entsteht heute automatisch.
4. Komplette Asset-Historie auf Knopfdruck
Wer wissen will, was mit einem bestimmten Gerät passiert ist, braucht heute nur die Seriennummer. Der KI-Copilot zieht alle relevanten Informationen zusammen. Denis Kleinhaus beschreibt den neuen, KI-gestützten Alltag so: "Ich sage der remberg KI einfach “Hier hast du eine Seriennummer, such mir mal alles von der Rechnung über einen Lieferschein bis zu den letzten Reparaturergebnissen." Was früher eine manuelle Suche über mehrere Systeme bedeutete, ist heute eine einzige Suchanfrage.
Ausblick: Wachstum mit System
Was Denis Kleinhaus mit seinem Team heute an sechs Standorten und 4.000 Assets aufgebaut hat, ist eine skalierbare Basis. In näherer Zukunft sollen weitere Standorte angebunden werden. Die Prozesse, die das Team in remberg aufgebaut hat, Wartungsplanung, Ersatzteilversorgung, Kostentransparenz, lassen sich direkt übertragen. Die Grundlage dafür ist gelegt. "remberg hat uns in Bezug auf unser Asset Management bedeutend nach vorne gebracht", erklärt Kleinhaus abschließend.