CAFM-Software: Die wichtigsten Anforderungen
Neue Richtlinien, Nachhaltigkeitsanforderungen und die fortschreitende Digitalisierung sind Herausforderungen, denen sich Facility Manager*innen in Deutschland stellen müssen. Werfen wir einen Blick auf die wesentlichen Treiber der Branche und wie eine CAFM-Software diese adressieren kann.
Die 3 größten Herausforderungen im Facility Management
Facility Manager*innen stehen 2026 vor drei zentralen Veränderungstreibern: neuen gesetzlichen Vorgaben, steigenden Nachhaltigkeitsanforderungen und einem massiven Digitalisierungsdruck. Diese Faktoren wirken sich direkt auf den operativen Alltag, die Planbarkeit und den Ressourceneinsatz im FM aus.
1. EU-Gebäuderichtlinie & regulatorische Anforderungen
Die EU hat sich hohe Ziele gesetzt: Bis zum Jahr 2050 sollen alle Gebäude klimaneutral sein. Das bedeutet einen grundlegenden Wandel in der Bewirtschaftung und im Betrieb von Gebäuden. Zu den größten Herausforderungen zählt die Pflicht zur Dekarbonisierung, lückenlose Datenerfassung und steigender Dokumentations- und Nachweisdruck. Für den FM-Alltag bedeutet das vor allem: mehr Dokumentationspflichten und mehr Transparenz.
Wie CAFM-Software hilft:
- Automatisiertes Energiemonitoring
- Zentrale Dokumentation aller Betreiberpflichten
- Transparente Historie für Audits und Prüfungen
2. ESG, Nachhaltigkeit und CO2-Transparenz
Das wachsende Bewusstsein für ökologische, soziale und Governance-Faktoren (ESG) prägt die Branche. Für Eigentümer*innen, Investor*innen und Mieter*innen bedeutet die Nachhaltigkeit eines Gebäudes einen wichtigen wirtschaftlichen Faktor. Eine wichtige Anforderung ist die übersichtliche Darstellung des CO2-Fußabdrucks von Gebäuden und die Bündelung unterschiedlicher Datenquellen. FM spielt hier bei der Erfassung der Daten eine wichtige Rolle, nur so können Assets zukünftig zuverlässig gemanagt werden.
Wie CAFM-Software hilft:
- Automatisierte Reports & Erfassung des CO2-Fußabdrucks
- Einheitliche Datengrundlage
- Dashboards & Visualisierungen für Stakeholder
3. Digitalisierung und Effizienz
Im Facility Management sieht man sich oft mit einem Wirrwarr an unterschiedlichen Datenformaten und -quellen konfrontiert: Von Excel-Tabellen über Papierakten bis hin zu diversen File-Systemen. Zu den zentralen Herausforderungen zählen die Insellösungen und Medienbrüche, fehlende Transparenz über Wartungen und die daraus folgende langsame Reaktionsgeschwindigkeit.
Wie CAFM-Software hilft:
- Vereinheitlichung und Bündelung von Prozessen und Daten
- Automatisierungen
- Mobiler Einsatz für Dokumentationen direkt vor Ort
Diese Punkte zeigen, wie wichtig es ist, in moderne Lösungen zu investieren, um im Facility Management effizient und zukunftsfähig zu bleiben.
Moderne CAFM-Software: Die wichtigsten Anforderungen
Was macht also eine zukunftsfähige CAFM-Software aus? Was sollte sie können, sodass man nicht in 5 Jahren wieder erneut eine Software einführen muss? Tipps zur Einführung findest du auch in unserer KPI-Roadmap zur Software-Einführung.
Damit FM-Verantwortliche den steigenden Anforderungen aus Regulierung, ESG und Digitalisierung gerecht werden, braucht es CAFM-Software, die weit mehr bietet als reine Flächen- oder Wartungsverwaltung. Moderne Systeme bündeln Prozesse, Daten und Kommunikation an einem Ort - und sorgen so für Transparenz, Effizienz und Sicherheit. Der deutsche Verband für Facility Management gefma hat in Zusammenarbeit mit dem Luenendonk Institut dazu in 2023 eine Studie durchgeführt, um genau das herauszufinden.
Die wichtigsten Anforderungen lassen sich in drei Kategorien bündeln.
Operative Exzellenz & maximale Mobilität
Ein Blick in den remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt, wie groß der Hebel ist: 43 % der Unternehmen arbeiten noch mit Excel und verlieren täglich wertvolle Zeit durch manuelle Prozesse. Moderne CAFM-Lösungen eliminieren genau diese Medienbrüche - und tragen dadurch zu mehr Effizienz und Produktivität im FM bei.
Mobile CAFM-Anwendungen und Apps
Du bist gerade auf dem Weg zu einer Besprechung, als du auf deinem Smartphone eine Benachrichtigung über einen dringenden Störfall erhältst. Mit mobilen CAFM-Apps kannst du sofort reagieren, Aufgaben zuweisen oder Statusupdates erhalten - egal wo du bist.
Workplace-Management
Ein gut geplantes Büro steigert die Produktivität und Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. CAFM-Software hilft dir, den Raum optimal zu nutzen und Ressourcen effizient zu verwalten.
Indoor-Navigation
In einem großen Gebäudekomplex kann die Suche nach einem bestimmten Raum, einer Anlage oder einem Equipment zur echten Herausforderung werden. Eine Indoor-Navigation führt dich und dein Team genau dorthin, wo du sein musst - schnell und ohne Umwege.
Workflow-Automatisierung
“Workflow Engines” in CAFM-Systemen ermöglichen es, bestimmte Prozesse genau auf die jeweiligen Bedürfnisse im Facility Management anzupassen, zu automatisieren und zu optimieren, ohne dass Unsummen an die Programmierung von spezieller Software ausgegeben werden müssen.
Daten, Compliance und Nachhaltigkeit
Gerade weil laut remberg Instandhaltungsreport 2025 nur 14 % der Unternehmen ihre Stillstände in Zeit und Kosten messen, wird deutlich: Ohne digitale Datengrundlage bleibt FM im Blindflug. CAFM schafft die Basis, um Compliance sicherzustellen und wirtschaftlich fundiert zu handeln.
CAFM und Betreiberverantwortung
Komplexität bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften? Mit einer leistungsfähigen CAFM-Software hast du eine zuverlässige Dokumentationsquelle. So kannst du bei jeder Prüfung oder Revision beruhigt sein, denn alles ist akribisch festgehalten.
IoT & Sensor-Integration
Stell dir Sensoren in deinem Gebäude vor, die die Temperatur, die Luftqualität oder den Zustand von Geräten überwachen. Diese Daten fließen direkt in deine CAFM-Software ein, sodass du bei Unregelmäßigkeiten sofort reagieren kannst. So wird jedes Gebäude zu einem intelligenten und reaktionsfähigen System.
CAFM trifft BIM
Auch Gebäude haben einen Lebenszyklus: Durch die Building Information Modeling (BIM) Software können CAFM-Systeme ein ganzheitliches Gebäudemanagement ermöglichen - von der Bauplanung bis zum Gebäudebetrieb.
Big Data & Analytics
Heutzutage zählen Daten anstatt Bauchgefühl: Mit CAFM Software erhebst du Daten und erhöhst die Datenqualität, die wiederum Big Data & Analytics erst ermöglichen.
ESG-Kompatibilität
CAFM-Software sollte ESG-Reporting unterstützen und Nachhaltigkeitspraktiken ermöglichen. Hier spielen wiederum Daten und eine möglichst einfache Datenintegration eine große Rolle.
Zukunftsfähigkeit und KI
In einer Zeit, in der laut remberg Instandhaltungsreport 2025 fast die Hälfte der Einsätze noch reaktiv stattfindet, verschiebt KI den Schwerpunkt hin zu proaktiver, vorausschauender Instandhaltung - ein entscheidender Schritt für ein resilienteres Gebäudemanagement.
KI & Machine Learning für Prognosen
Ähnlich wie bei Big Data & Analytics wird auch Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen immer relevanter, um Prozesse zu automatisieren und Gebäude z.B. automatisch zu überwachen.
Generative KI
Generative KI wird Facility Manager*innen und technischen Teams als digitaler Assistent oder Copilot dienen. Statt lange in Handbüchern nach Antworten zu suchen, kannst du Fragen zu technischen Problemen wie einer Anlagenstörung einfach per Smartphone stellen. Die KI liefert dann sofort die benötigten Informationen.
Instandhaltungsreport 2025
Der remberg Instandhaltungsreport 2025 blickt hinter die Kulissen: Wo Prävention noch scheitert, Excel & Papier den Alltag bestimmen und wie Fachkräfte auf KI, Cloud und den Generationswechsel reagieren.
Die remberg Instandhaltungssoftware als moderne CAFM-Software
Die remberg Instandhaltungssoftware setzt neue Maßstäbe als CAFM Software. Als cloudbasierte Software bietet sie umfangreiche Schnittstellen zu allen wichtigen Facility Management-Tools und Funktionen. Schauen wir uns an, was remberg zu bieten hat:
Digitale Lebenslaufakte (360° Überblick)
Das Herzstück von remberg ist der 360° Überblick über alles, was in deinen Gebäuden und Einrichtungen stattfindet. Mit Hilfe von digitalen Lebenslaufakten, die für jedes einzelne Asset erstellt werden, hast du alle Informationen auf einen Blick - egal ob es um Wartungsarbeiten, Inspektionen oder Standorte von Anlagen geht.
Mobile App
Mit der mobilen App von remberg bist du nicht mehr an deinen Schreibtisch gebunden. Über dein Smartphone oder Tablet kannst du direkt vor Ort auf alle relevanten Daten zugreifen, was deine Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit deutlich erhöht.
Digitale Formulare und Checklisten
Mit remberg digitalisiert du alle Formulare, Berichte und Checklisten, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit und Zugänglichkeit der Daten erhöht.
Arbeitsaufträge
Arbeitsaufträge und Arbeitsanweisungen werden schnell erstellt, zugewiesen und deren Fortschritt überwacht. Die Digitalisierung der Auftragsverwaltung macht den Prozess effizienter und transparenter.
QR-Codes an technischen Anlagen und Betriebsmitteln
Jedes Gerät oder Betriebsmittel erhält einen eigenen QR-Code. Ein schneller Scan liefert sofort alle benötigten Informationen - von der Wartungshistorie bis zur Bedienungsanleitung.
Wartungspläne für Wartungen, Inspektionen, uvm.
Digitale Wartungspläne helfen dir, geplante Ereignisse effizient zu managen. So sorgst du für einen reibungslosen Betrieb und erhöhst die Lebensdauer deiner Anlagen.
Ticketsystem für Anfragen & Störmeldungen
Bei ungeplanten Ereignissen oder Störungen ermöglicht dir das Ticketsystem eine schnelle Reaktion. Du kannst das Ticket priorisieren und Maßnahmen sofort ergreifen.
Digitale Plantafel
Ein weiterer Gamechanger ist die integrierte, digitale Plantafel. Sie ermöglicht eine intuitive und flexible Planung deiner Kapazitäten, Ressourcen, Räumen und Personal - alles in einer übersichtlichen Ansicht.
Warum Asset Manager jetzt auf moderne CAFM-Software setzen
Damit Facility Manager*innen den steigenden Anforderungen in Gebäudebetrieb, Nachhaltigkeit und Effizienz gerecht werden, muss moderne CAFM-Software heute deutlich mehr leisten als klassische Wartungsplanung. Gefragt sind Lösungen, die den Alltag operativ entlasten, gleichzeitig gesetzliche Vorgaben sicher erfüllen und darüber hinaus zukunftsfähige Technologien integrieren.
Der remberg Instandhaltungsreport zeigt deutlich: Digitalisierung ist nicht nur ein Effizienzthema, sondern eine Voraussetzung dafür, Gebäude sicher, wirtschaftlich und nachhaltig zu betreiben. Moderne CAFM-Software vereint Mobilität, Datenintelligenz und KI - und schafft damit den Sprung von reaktiven Prozessen hin zu einem strategischen, vorausschauenden Facility Management. Wer heute auf CAFM-Software setzt, reduziert nicht nur Aufwand und Stillstände, sondern baut ein Fundament, das kommende ESG-, Compliance- und Digitalisierungsanforderungen problemlos trägt. Erfahre mehr in einem persönlichen Gespräch.