Instandhaltung Audit: Was Auditoren prüfen & wie du jederzeit bestehst
Audits entscheiden sich nicht in Diskussionen. Sie entscheiden sich darin, wie schnell und sauber du Informationen belegen kannst.
Wenn der Auditor vor der Tür steht, zählt keine gute Absicht. Kein "Das haben wir gemacht, aber nicht dokumentiert." Kein "Das müsste irgendwo in dem Ordner sein." Was zählt, sind Fakten – nachvollziehbar, auffindbar, belegbar.
Das Frustrierende daran: Die meisten Instandhaltungsteams machen ihre Arbeit gut. Die Wartungen laufen, die Anlagen funktionieren, die Techniker wissen, was sie tun. Aber wenn es darum geht, das alles zu beweisen, wird es eng.
In Gesprächen mit Instandhaltungsleitern hören wir regelmäßig denselben Satz: "Nicht die Wartung ist das Problem – sondern der Nachweis."
Und die Zahlen bestätigen das. Der remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt: 43 % der Betriebe organisieren ihre Instandhaltung noch mit Excel, 28 % sogar mit Papier – und fast die Hälfte gibt an, dass ihre aktuellen Tools sie im Alltag ausbremsen. Besonders bei Audits.
Die Folge beschrieb ein Instandhaltungsleiter in einem Gespräch mit uns so:
"Wir werden dreimal im Jahr kontrolliert von irgendwem, sei es eine Zertifizierung, sei es eine Behörde – und die Kollegen stehen dreimal im Jahr da und machen für vier Monate rückwirkend ihre Häkchen."
Christoph Funken, Instandhaltungsberater bei der Menger Group, kennt dieses Muster aus seiner Beratungspraxis:
Interaktiver Test: Ist deine Instandhaltung auditfähig?
Die 6 Prüfbereiche: Worauf Auditoren achten
Unabhängig von Branche oder Standard folgen Audits ähnlichen Mustern. Auditoren prüfen nicht nur, ob etwas getan wurde, sondern wie nachvollziehbar es belegt werden kann. Hier sind die sechs Bereiche, die immer wieder geprüft werden.
1. Lebenslaufakte je Anlage
Auditoren wollen die komplette Historie einer Anlage sehen: Wartungen, Störungen, Reparaturen, Prüfungen – chronologisch und lückenlos. Die Frage ist nicht "Haben Sie gewartet?" sondern "Zeigen Sie mir alles, was an Anlage XY in den letzten zwei Jahren passiert ist."
In remberg hat jedes Asset seine eigene digitale Lebenslaufakte – auch Maschinenakte genannt. Alle Ereignisse an einem Ort, jederzeit abrufbar, durchsuchbar und exportierbar.
2. Nachweise zu Stichtagen
Für einen bestimmten Tag X müssen Prüfprotokolle, Checklisten und Reports schnell auffindbar sein. "Schnell" heißt: in Minuten, nicht in Stunden. Wenn der Auditor nach dem Wartungsprotokoll vom 15. März fragt und du 20 Minuten im Archiv suchst, ist das keine gute Ausgangslage.
Mit remberg filtert man nach Datum und Anlage – ein Kunde beschreibt, dass der Audit-Log in unter drei Minuten steht, inklusive aller relevanten Protokolle.
3. Rückverfolgbarkeit (Audit Trail)
Wer hat was wann gemacht? Wer hat etwas geändert, wer hat es freigegeben? Ein lückenloser Audit-Trail ist keine Kür, sondern Pflicht – besonders bei Änderungen an Stammdaten, Prüfintervallen oder Freigabeprozessen.
remberg protokolliert automatisch alle Änderungen. Revisionssichere Dokumentation ohne manuellen Aufwand.
4. Einhaltung von Intervallen und Pflichten
Geplante Wartungen und gesetzliche Prüfungen dürfen nicht vergessen werden. Auch nicht bei Personalwechsel, Urlaubszeiten oder Produktionsdruck. Auditoren prüfen, ob Intervalle eingehalten wurden – und ob es ein System gibt, das sicherstellt, dass sie auch künftig eingehalten werden.
remberg bietet automatische Erinnerungen und Eskalationen über die vorbeugende Instandhaltung – damit kein Termin durchrutscht.
5. Kritikalität und Risiko
Kritische Anlagen und Ersatzteile müssen klar gekennzeichnet und priorisiert sein – nicht nur im Kopf des Lageristen, sondern dokumentiert. Eine Kritikalitätsbewertung nach FMEA, ABC-Analyse oder eigenem Schema zeigt dem Auditor, dass Risiken systematisch gemanagt werden.
6. Zugriff und Sicherheit
Rollen, Rechte und Datenschutz fließen zunehmend in Audits ein. Wer darf was sehen und ändern? Wie sind sensible Daten geschützt? DSGVO-Konformität ist Grundvoraussetzung. Je nach Branche kommen ISO 27001, NIS2 oder branchenspezifische Regularien wie FDA 21 CFR Part 11 hinzu.
remberg bietet rollenbasierte Zugriffssteuerung, wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform und ISO-27001-ready.
Normen & Standards: Was für dein Audit relevant ist
Die Grundprinzipien der Auditfähigkeit gelten überall. Aber je nach Branche und Standard verschiebt sich der Fokus. Christoph Funken beobachtet diese Entwicklung:
Hier ein Überblick, welche Standards für die Instandhaltung relevant sind – und was sie konkret fordern:
Der gemeinsame Nenner: Alle Standards verlangen nachvollziehbare, vollständige und revisionssichere Aufzeichnungen. Jeder Eintrag muss einem Verantwortlichen zugeordnet sein. Änderungen müssen protokolliert werden. Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.
Was passiert, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt sind? → Fehlende Wartungsdokumentation: Risiken, Haftung & was jetzt zu tun ist
Wie du dich auf Audits vorbereiten kannst? → Audit-Vorbereitung Instandhaltung: In 5 Schritten von Panik zur Routine
Wie ein Audit mit remberg aussieht
Wie sich das in der Praxis "anfühlt", zeigt dieses Video. Kathi aus unserem Customer Success Team geht die remberg Software aus Sicht einer Auditorin durch – Schritt für Schritt, von der Anlagenübersicht bis zum Stichtagsnachweis.
Der Unterschied: Stunden vs. Minuten
In Gesprächen mit Instandhaltungsteams zeigt sich ein klares Muster:
Christian Texter, Werkleiter bei Meguin Mineralölwerke, berichtet von einer Audit-Vorbereitung in Stunden statt Tagen, weil in remberg alle Lieferanten- und Produktnachweise zentral digital vorliegen. Die Dokumentationszeit sank um bis zu 90 %.
Michael Faber, CAD/CAM-Programmierer bei W. Gessmann GmbH, bringt es auf den Punkt: "Instandhaltungssoftware macht nicht nur die Arbeit im Team einfacher, sondern hat auch externe Auditoren begeistert. Das ist für uns ein wesentlicher Baustein, um den Aufwand bei Lieferantenaudits zu vereinfachen und Abläufe zu beschleunigen."
Was diesen Unterschied möglich macht
Moderne Instandhaltungssoftware wie remberg verändert nicht die Wartung selbst. Sie verändert, wie Wartungen dokumentiert werden. Der Nachweis entsteht dort, wo die Arbeit passiert.
Das funktioniert über vier Mechanismen:
Digitale Lebenslaufakte. Alle Informationen zu einer Anlage an einem Ort: Wartungshistorie, Prüfberichte, Störungsmeldungen, Ersatzteile. Der Auditor fragt nach Pumpe 47? Ein Klick, alles da.
Integrierte Dokumentation. Wenn der Techniker einen Arbeitsauftrag abschließt, dokumentiert er gleichzeitig. Checklisten werden abgehakt, Fotos hochgeladen, Zeiten erfasst – alles im selben Workflow, nicht danach.
Automatischer Audit-Trail. Wer hat wann was gemacht oder geändert? Das System protokolliert automatisch. Keine manuelle Pflege, kein Risiko, dass Einträge fehlen.
Mobile Erfassung. Die mobile App von remberg ermöglicht Dokumentation direkt an der Anlage, auch offline. Einfach genug, dass sie tatsächlich genutzt wird.
Auditfähigkeit ist kein Projekt, sondern ein Ergebnis
Auditfähigkeit ist kein Zustand, den man vor dem Audit herstellt. Es ist das Ergebnis von Prozessen, die im Alltag funktionieren.
Christoph Funken bringt den Unterschied auf den Punkt:
Auditfähigkeit in der Instandhaltung bedeutet, dass alle wartungs- und prüfrelevanten Nachweise pro Anlage jederzeit vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher abrufbar sind.
Das ist kein Zusatzaufwand. Es ist die Grundlage für eine Instandhaltung, die nicht nur funktioniert, sondern das auch belegen kann. Und wenn der nächste Auditor vor der Tür steht, ist das keine Prüfung mehr, vor der du dich wappnen musst – sondern eine Gelegenheit zu zeigen, wie professionell dein Team arbeitet.
Du willst sehen, wie auditfähige Dokumentation in der Praxis aussieht? Entdecke remberg in der Produkttour → oder fordere eine persönliche Demo an.