Digitale Maschinenakte: Das solltest du wissen

Du stehst vor einer Anlage, die plötzlich streikt. Dein erster Gedanke: "Moment, hatten wir das nicht schon mal?" Aber wo war nochmal die Notiz dazu? In welchem Ordner? Oder war es doch nur eine mündliche Übergabe?

Klingt vertraut? In vielen Betrieben ist eine strukturierte Dokumentation von Service- und Instandhaltungsmaßnahmen an Maschinen, Anlagen und Equipment eher Wunschdenken als Realität. Und mal ehrlich: Wer hat schon die Zeit, nach einem hektischen Tag noch einen Roman über jede Kleinigkeit zu schreiben?

Doch genau hier liegt der Haken: Ohne ordentliche Aufzeichnungen wiederholen wir oft die gleichen Fehler, verlieren wertvolles Wissen und verschwenden unnötig Zeit und Ressourcen.

Die gute Nachricht - es gibt einen Ausweg aus diesem Dilemma: die Maschinenakte. Aber keine Sorge, wir reden hier nicht von staubigen Aktenordnern, sondern von einer modernen, digitalen Lösung, die dir den Rücken freihält und trotzdem alle wichtigen Infos auf Abruf bereithält. Hier erfährst du, was eine digitale Maschinenakte auszeichnet, wie eine moderne Instandhaltungssoftware (CMMS) wie remberg bei der Dokumentation hilft und wie dein Betrieb von einer digitalen Maschinenakte profitiert.

Was ist eine digitale Maschinenakte?

Eine Maschinenakte, auch als Lebenslaufakte oder Maschinentagebuch bekannt, ist quasi eine digitale Abbildung jeder Maschine, Anlage oder Equipment. Sie dokumentiert lückenlos den gesamten Lebenszyklus deiner Anlagen und Maschinen – von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme.

Laut DIN 77005-1:2018-09 "Lebenslaufakten für technische Anlagen" ist eine Lebenslaufakte die Zusammenstellung aller für den Lebenslauf einer technischen Anlage relevanten Dokumente und Daten. Sie geht damit über eine simple Dokumentensammlung hinaus und wird zum zentralen Informationshub für alle Beteiligten.

Maschinenakte, Lebenslaufakte, Maschinentagebuch: Was ist der Unterschied?

In der Praxis kursieren mehrere Begriffe, die oft synonym verwendet werden:

• Maschinenakte: Fokus auf technische Dokumentation und Instandhaltung.
• Lebenslaufakte: Laut DIN 77005-1:2018-09 die vollständige Sammlung aller lebenszyklusrelevanten Daten einer Anlage.
• Maschinentagebuch: Laufende Dokumentation von Beobachtungen, Störungen und Ereignissen im täglichen Betrieb.

Eine digitale Maschinenakte verbindet alle drei Ansätze und macht daraus einen zentralen, intelligent strukturierten Informationshub.

Was gehört in eine digitale Maschinenakte?

Eine gut strukturierte digitale Maschinenakte ist dein Schweizer Taschenmesser in der Instandhaltung. Sie besteht im Kern aus vier inhaltlichen Säulen. Diese bilden alle technischen, organisatorischen und historischen Informationen ab, die für die Instandhaltung wichtig sind.

1. Technische Dokumentation
   • Handbücher und Bedienungsanleitungen
   • Technische Zeichnungen und Schaltpläne
   • Spezifikationen und Datenblätter
   • Softwareversionen und Updatehistorie
2. Wartungshistorie
   • Protokolle durchgeführter Wartungen
   • Reparaturberichte
   • Ersatzteilwechsel und -bestellungen
   • Störungsmeldungen und deren Behebung
3. Leistungsdaten und Kennzahlen
   • Produktionsleistung
   • Energieverbrauch
   • Ausfallzeiten
   • OEE (Overall Equipment Effectiveness)
4. Compliance-Informationen
   • Prüfprotokolle und Zertifizierungen
   • Sicherheitsrichtlinien
   • Umweltauflagen
   • Arbeitsschutzmaßnahmen

Was nutzt eine digitale Maschinenakte?

Viele Unternehmen kämpfen mit denselben strukturellen Problemen: Informationen liegen verstreut in Ordnern, Netzlaufwerken und E-Mails, Wissen liegt bei einzelnen Personen, lückenhafte Dokumentationen und Audit-Vorbereitung nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Die Effekte im Betrieb sind direkt spürbar:

1. Verlust von Informationen: Ohne eine Maschinenakte sind wichtige Informationen über die Historie von Maschinen, Anlagen oder anderen Assets oft verstreut, unvollständig oder schwer zugänglich. Das führt dazu, dass relevante Daten im Laufe der Zeit verloren gehen oder übersehen werden, was die Wartung und Instandhaltung erschwert und spätestens bei Audits zu richtigen Problemen führt. Der remberg Instandhaltungsreport 2025 bestätigt diese Lücke: 15 % der Befragten gaben an, dass in ihrem Betrieb wichtig Informationen zu Anlagen schlecht dokumentiert sind, 23 % sind unentschieden.
2. Ineffiziente Abläufe: Ohne zentral gespeicherte und leicht zugängliche Daten müssen Mitarbeiter häufig verschiedene Quellen durchsuchen oder manuell nach Informationen suchen. Dieser zeitaufwändige Prozess verzögert Entscheidungsprozesse und führt zu unnötigen Wartezeiten.
3. Erhöhte Fehleranfälligkeit: Manuelle Dokumentation und die Verwendung mehrerer unverbundener Systeme erhöhen das Risiko von Fehlern. Daten können falsch eingegeben, doppelt erfasst oder schlicht vergessen werden, was die Zuverlässigkeit der Informationen mindert und potenziell zu Fehlentscheidungen führt.
4. Mangelnde Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Ohne eine Maschinenakte ist es schwierig, die Historie von Wartungen, Reparaturen oder Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Das erschwert es, Ursachen für Probleme zu identifizieren und langfristige Trends oder wiederkehrende Muster zu erkennen.
5. Erhöhte Kosten und Ausfallzeiten: Die genannten Ineffizienzen und Fehler können zu längeren Ausfallzeiten und höheren Instandhaltungskosten führen. Wenn relevante Informationen fehlen oder schwer zugänglich sind, kann es länger dauern, Probleme zu beheben, was die Betriebszeit und Produktivität negativ beeinflusst.

Insgesamt führen fehlende Maschinenakten zu einer geringeren Prozesssicherheit, höheren Kosten und einem erhöhten Risiko für Betriebsunterbrechungen. Eine digitale Maschinenakte löst genau diese Herausforderungen, indem sie alle Daten an einem Ort bündelt, strukturiert, durchsuchbar und auswertbar macht.

Eine digitale Maschinenakte ist Bestandteil jedes modernen CMMS (CMMS Anbieter vergleichen). Im Video erfährst du mehr über die Funktionsweise moderner Instandhaltungssoftware am Beispiel von remberg:

Vorteile einer digitalen Maschinenakte

Die Umstellung auf eine digitale Dokumentation ist kein „Nice-to-have“ - sondern ein echter Game-Changer für Unternehmen.

1. Zeitersparnis & Effizienz

Eine digitale Maschinenakte reduziert den Suchaufwand enorm: Statt Ordnern, Excel-Listen oder mündlichen Übergaben reicht ein QR-Code an der Maschine, um sofort alle relevanten Informationen aufzurufen - vom Schaltplan bis zur Störhistorie. Mit remberg können Mitarbeitende Wartungen direkt am Tablet dokumentieren und der KI-Copilot beantwortet Fragen aus Handbüchern in Sekunden.

Die Stadtwerke Olching haben durch den Einsatz von remberg als CMMS einen 360°-Überblick alle Anlagen und Systeme erlangt. Fridolin Felsche, Head of Technology Division, über die digitalen Lebenslaufakten im CMMS: "Mit der remberg Software haben wir einen klaren, digitalen Überblick über alle Anlagen in den Bereichen Fernwärme, Ladesäulen und zukünftig auch Photovoltaik. Dadurch arbeiten wir im Team effizienter."

2. Weniger Kosten & höhere Anlagenverfügbarkeit

Durch vollständige Transparenz lassen sich Störungen schneller beheben. Die Historie zeigt, welche Maßnahmen in der Vergangenheit geholfen haben und welche Teile verbaut wurden. So werden Fehler nicht doppelt gesucht. Wartungsintervalle lassen sich anhand realer Daten optimieren, und remberg verknüpft Ersatzteile automatisch mit Aufträgen - Fehlbestellungen werden reduziert.

Viele Unternehmen erreichen dadurch 30 bis 50 % weniger ungeplante Stillstände und senken Reparaturkosten und Produktionsausfallkosten deutlich.

3. Sicherung von Erfahrungswissen

Wissen bleibt nicht länger im Kopf einzelner Mitarbeitender, sondern wird zentral dokumentiert: Fotos, Hinweise, Problemlösungen oder besondere Schritte werden direkt in der digitalen Maschinenakte gespeichert. Neue Teammitglieder können sich dadurch schneller einarbeiten und typische Fehler vermeiden. Auch bei Personalwechseln, Schichtbetrieb oder Ruhestand bleibt Know-how erhalten.

Die digitale Maschinenakte macht Erfahrungswissen dauerhaft verfügbar und sorgt dafür, dass das Team immer auf dem gleichen Wissensstand arbeitet.

4. Audit- & Compliance-Sicherheit

Alle Prüfberichte und Dokumentationen werden automatisch in der digitalen Maschinenakte hinterlegt - chronologisch, vollständig und revisionssicher. DGUV-, UVV- und TÜV-Nachweise können in Sekunden exportiert werden, sobald Auditoren sie benötigen.

Systeme wie remberg erinnern an anstehende Prüfintervalle, sodass keine Fristen mehr übersehen werden. Statt tagelanger Vorbereitung genügt ein kurzer Export. Die Auditfähigkeit verbessert sich deutlich und Compliance-Risiken sinken spürbar.

5. Datenbasierte Entscheidungen

Erst eine vollständige Lebenslaufakte ermöglicht fundierte Entscheidungen. KPIs wie MTTR, MTBF oder Ersatzteilkosten zeigen klar, welche Maschinen kritisch sind und wo Investitionen sinnvoll sind. Dashboards, wie sie remberg bietet, visualisieren aktuelle Störungsmuster, Kosten und Wartungsaufwände. Dadurch lassen sich Wartungsstrategien optimieren und Prioritäten datenbasiert setzen. Die Instandhaltung entwickelt sich so vom reaktiven Kostenfaktor zum aktiven Werttreiber im Unternehmen.

Einkaufsführer Instandhaltungssoftware

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‍Digitale Maschinenakte in der Praxis: So verändert sie den Betriebsalltag

Der Nutzen einer digitalen Maschinenakte zeigt sich am deutlichsten im täglichen Arbeiten. Ein modernes CMMS wie remberg führt alle relevanten Informationen automatisch an einem Ort zusammen. Erfahre in unserem Einkaufsführer für CMMS, wie du die für euch passende digitale Lösung in der Instandhaltung zurückgreifst.

Da alle Teammitglieder auf dieselben Informationen zugreifen, entstehen weniger Rückfragen. Störungen werden direkt an der Maschine per QR-Code gemeldet, und die Dokumentation erfolgt unmittelbar im Einsatz, ohne spätere Nacharbeit am PC. Ersatzteile, Berichte und Prüfnachweise werden in Echtzeit mit der Maschinenakte verknüpft. So bleibt nicht nur Wissen im Unternehmen erhalten - es entsteht ein reibungsloser, effizienter und transparenter Wartungsprozess, von dem Technikteams, Management und letztlich auch die Anlagen selbst profitieren.

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