Instandhaltungskosten senken: Fehlende Kostentransparenz macht Wartung unnötig teuer

Was kostet dich deine Instandhaltung wirklich? Eine Frage, die du dir als Instandhaltungsleiter*in täglich stellst. Die Preise für Ersatzteile steigen, Stundensätze von externen Dienstleistungen werden teurer und das Management erwartet ein detailliertes Reporting. Dir ist bewusst, dein Umgang mit Kosten beeinflusst die Anlagenverfügbarkeit und die Produktivität deines Teams - und entscheidet darüber, wie die Führungsebene dich und dein Team bewertet.

Dennoch erschwert dir eure aktuelle Kostenverfolgung die Beantwortung wichtiger Fragen: 

• Welche Anlagen treiben unsere Kosten - und warum genau diese?
• Welche Wartungskosten kann ich beeinflussen - und welche nicht?
• Ist vorbeugende Instandhaltung wirklich günstiger als reaktive Instandhaltung - oder nur gefühlt?

Um Budgets zu verteilen, über Maßnahmen zu entscheiden und Investitionen zu begründen, brauchst du ein Verständnis dafür, wo und warum eure Kosten entstehen. Kostentransparenz und ein standardisiertes Kostentracking können hier für dich den entscheidenden Unterschied machen.

Erfahre im folgenden Beitrag, wie du durch Kostentransparenz in deinem Arbeitsalltag sichere Entscheidungen triffst, welche Kostenbereiche du im Blick haben solltest und wie du eure Kostenverfolgung durch moderne Instandhaltungssoftware vereinfachst.

Was versteht man unter Instandhaltungskosten und wie werden Instandhaltungskosten berechnet?

Du kennst die Herausforderung: Die Instandhaltung wird im Unternehmen oft als reiner Kostenfaktor betrachtet. Dabei verfügst du als Instandhaltungsverantwortliche*r über einen entscheidenden Hebel: Je genauer du deine Zahlen kennst, desto zuverlässiger trägst du zu einer langfristigen Investitionssicherheit und Senkung der Kosten im Unternehmen bei. Welche Zahlen solltest du also im Blick haben?

Definition: Was sind Instandhaltungskosten?

Instandhaltungskosten sind alle Kosten, die anfallen, um Anlagen, Maschinen, Gebäude oder technische Einrichtungen eines Unternehmens oder Betriebs funktionsfähig, sicher und einsatzbereit zu halten. Laut DIN 31051 zählen dazu alle Kosten in Zusammenhang mit Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung der Anlagen. Diese lassen sich in direkte (z.B. Löhne, Ersatzteilkosten) und indirekte Kosten (z.B. Downtime, Energiekosten) unterteilen. 

Das Problem: In vielen Betrieben werden vor allem die indirekten Kosten nicht vollständig erfasst. Der remberg Instandhaltungsreport 2025 zeigt: Nur 14% messen Downtime sowohl in Stunden als auch in Euro. Insgesamt 25% der Befragten geben an, über Kostentransparenz ihrer Instandhaltungskosten zu verfügen.

Welche Kosten sollten also dokumentiert und analysiert werden, damit du Ausgaben besser steuern, Budgets nachverfolgen und Investitionen planen kannst?

Die drei Kostenbereiche in der Instandhaltung

Für eine transparente und steuerbare Betrachtung haben sich folgende drei Kostenbereiche bewährt:

Arbeitskosten: Zeiteinträge × Stundensatz

Die Arbeitskosten ergeben sich aus dem Zeitaufwand für Instandhaltungsmaßnahmen und den dazugehörigen Stundensätzen. Entscheidend ist, dass Arbeitszeiten konkret einem Auftrag und einer Anlage zugeordnet werden. So kannst du nachvollziehen, welche Einsätze, Anlagen oder Störungen die höchsten Kosten verursachen.

Ersatzteilkosten: Entnahme × Stückpreis

Ersatzteilkosten entstehen durch den Verbrauch von Material im Rahmen von Wartungen, Reparaturen oder Störungen. Hier kannst du eine lückenlose Dokumentation sicherstellen, wenn bei der Entnahme eines neuen Teils der Stückpreis direkt dem jeweiligen Auftrag und der betroffenen Anlage zugewiesen wird. 

Sonstige Kosten: externe Dienstleister, Reisekosten, Expresszuschläge

Zu den sonstigen Kosten zählen unter anderem externe Dienstleistungen, Reisekosten oder Express- und Notfallzuschläge bei dringend benötigten Ersatzteilbestellungen. Diese Kosten werden in Excel-Listen oder ERP-Systemen häufig separat erfasst und können so der eigentlichen Maßnahme nicht direkt zugeordnet werden.

Warum ist fehlende Kostentransparenz ein Risiko für Instandhaltungsteams? 

Je weniger du deine Zahlen kennst, desto mehr Risiken gibt es im Betriebsalltag: 

Du triffst Investitionsentscheidungen reaktiv und auf Basis von Bauchgefühl

Wenn Wartungs-, Reparatur- und Ausfallkosten nicht einheitlich je Anlage erfasst sind, lassen sich Ersatz- oder Modernisierungsinvestitionen gegenüber der Führungsebene kaum sinnvoll begründen. 

Der Technische Leiter eines Softwareherstellers nennt im Gespräch mit remberg ein Beispiel aus seinem Betriebsalltag: Bei einem älteren Fahrzeug fallen plötzlich Reparaturkosten von 4.500 bis 5.000 Euro an. Ohne Überblick über die bisherigen Gesamtkosten lässt sich kaum beurteilen, ob sich die Reparatur wirtschaftlich noch rechtfertigen lässt.

Du weißt nicht, ob sich präventive Maßnahmen wirklich rechnen

Sind Kostendaten über verschiedene Systeme und Dokumente verteilt, wird eine standardisierte Auswertung fast unmöglich: Wie teuer war eine Maßnahme oder wie hoch sind die Kosten einer Anlage wirklich? Präventive Maßnahmen lassen sich korrektiven Maßnahmen auf Kostenebene nicht gegenüberstellen. Die fehlende Transparenz führt dazu, dass durch Entscheidungen vielleicht kurzfristig Kosten gespart, aber langfristig Ausfälle verursacht werden.

In den Kundengesprächen zeigt sich: Das Problem in präventive Maßnahmen zu investieren liegt nicht darin, dass diese als zu teuer wahrgenommen werden, sondern dass ihre Kosten und ihre Wirkung gegenüber korrektiven Maßnahmen mit der bisherigen Kostenverfolgung nicht belegbar sind. 

Du erkennst Budgetüberschreitungen zu spät

Der fehlende Einblick in laufende Kosten (z.B. Arbeitszeit, Ersatzteile, externe Dienstleistungen) führt dazu, dass Abweichungen erst am Monats- oder Quartalsende auffallen.

Der Instandhaltungsleiter eines Versorgungsunternehmens beschreibt im Gespräch mit remberg die bisherige Reporting-Problematik: “Wir berichten quartalsweise über angefallene Kosten, Instandsetzungen, Wartungskosten, etc. Das bindet bei uns im Moment sehr viele Kapazitäten und Zeit, um die Daten für das Berichtswesen zusammenzuführen und zu plausibilisieren.”

Du zögerst die Modernisierung oder den Austausch einer Anlage hinaus

Ausgaben können in Excel oder ERP-Systemen oftmals nicht eindeutig Aufträgen und Anlagen zugeordnet werden. Das führt dazu, dass problematische und kostenintensive Anlagen lange untentdeckt bleiben. 

Der Instandhaltungsleiter eines Lebensmittelherstellers wünscht sich Auswertungen auf Maschinen- und Linienebene: “Welche Ersatzteile wurden in Maschine XY verbaut? Welche Kosten sind dabei entstanden? Wie hoch sind die Gesamtkosten im Monat oder Jahr?” Die aktuell fehlende Transparenz erschwere ihm konkrete Entscheidungen. 

All diese Risiken lassen sich auf dieselbe Ursache zurückführen: fehlende Transparenz darüber, wo Kosten entstehen - und welche davon steuerbar sind. 

Kostenverfolgung auf Anlagenebene: Deine Grundlage für fundierte Entscheidungen

In unseren Gesprächen mit Kunden taucht ein Muster immer wieder auf: Eine Anlage fällt regelmäßig aus, alle wissen, dass sie teuer ist - doch ohne belastbare Zahlen lässt sich nicht beurteilen, ob Reparieren, Modernisieren oder Ersetzen wirtschaftlich sinnvoller ist. Um eine Maßnahme zu begründen, reicht es nicht aus, Kosten nur gesammelt, zeitverzögert oder auf Kostenstellenebene zu betrachten - viel wichtiger ist die Zuordnung auf Anlagenebene über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Lucas Bock, Senior Product Manager bei remberg, nennt hier beispielsweise die Cost Maintenance Ratio als wichtige Kennzahl für die Entscheidung: “Liegen die Instandhaltungskosten über einem bestimmten Anteil am Wiederbeschaffungswert, beispielsweise fünf Prozent, ist häufig der Punkt erreicht, an dem sich eine Neuanschaffung wirtschaftlich eher rechnet als weitere hohe Investitionen in Wartung und Reparatur.”

Eine Instandhaltungssoftware bzw. CMMS wie remberg ermöglicht dir, durch seine Kostentracking-Funktion diese und weitere Kennzahlen innerhalb kürzester Zeit zu ermitteln. Und liefert dir somit eine vollständige Kostentransparenz für deine Instandhaltung. 

Datensicherheit statt Bauchgefühl

In remberg werden alle Kosten auftragsbasiert erfasst und anlagenbasiert dargestellt. Arbeitszeiten, Ersatzteile und sonstige Kosten werden im System direkt dem jeweiligen Auftrag - und damit automatisch der betroffenen Maschine, Anlage oder Linie - zugeordnet. “Im Kostentracking in remberg sehe ich genau, für welche Auftragstypen wie viele Kosten insgesamt anfallen: Sind das präventive, also vorbeugende Wartungen, oder sind das korrektive Wartungen? So kann ich kalkulieren: Ist es günstiger für mich, in eine Präventivmaßnahme zu investieren, anstatt einen Ausfall zu riskieren?”, erklärt Senior Product Manager Lucas Bock.

Wie diese Kostentransparenz in deinem Betriebsalltag sichtbar wird, zeigt die folgende Tabelle: 

Vollständige Kostentransparenz in remberg

Sobald die Kosten auftrags- und anlagenbasiert vorliegen, erhältst du als Instandhaltungsleiter*in echten Handlungsspielraum. Du siehst nicht nur, dass Kosten entstehen, sondern wo, wodurch und in welcher Höhe - aktuell, nachvollziehbar und vergleichbar über Zeit. In remberg lassen sich...

• ...die drei Kostenbereiche Arbeitskosten, Ersatzteilkosten und sonstige Kosten erfassen, kalkulieren und verfolgen.
• ...deine Kosten und Budgets auf Anlagenebene zeitbasiert nachvollziehen.
• ...im Dashboard Analysen durchführen, um Kostentreiber zu identifizieren und die Kosten für präventive und korrektive Maßnahmen gegenüberzustellen.

Instandhaltungskosten steuern, statt verwalten: Profitiere von Kostentransparenz in deiner Instandhaltung

Mit Hilfe der Kostenverfolgung auf Anlagen- und Auftragsebene in einem CMMS wie remberg unterscheidest du wirtschaftlich sinnvolle Maßnahmen von dauerhaft teuren Ausgaben. Mit diesem Gesamtüberblick über die Kosten triffst du bessere Entscheidungen, reduzierst Risiken und gestaltest eure Instandhaltung effizienter. Wie verbessert das deinen Arbeitsalltag?

Triff zuverlässige Investitionsentscheidungen

Nutze die Übersicht über die Gesamtkosten (Arbeitskosten, Ersatzteilkosten und sonstige Kosten) als auch die Kostenhistorie pro Anlage und stelle die Gesamtkosten von Anlagen gegenüber, um zu bewerten, welche Instandhaltungsmaßnahmen dauerhaft teuer sind - und welche sich wirtschaftlich lohnen.

Das Ergebnis? Du steckst kein Geld in unnötige Reparaturen und den übermäßig teuren Weiterbetrieb von Anlagen. 

Bewerte die Wirtschaftlichkeit deiner Assets

Reale Daten zeigen dir, wann sich Reparaturen lohnen, oder wann ein Ersatz, eine Modernisierung oder der Austausch einer Anlage wirtschaftlich sinnvoller ist. Plane deine Maßnahmen auf Basis der Kostenhistorie pro Anlage und standardisierter Kennzahlen.

Das Ergebnis? Du investierst vorausschauend und nachhaltig in die richtigen Anlagen, statt ständig nur akute Störungen zu beheben.

Plane dein Budget realistisch

Der Budgetverbrauch wird in remberg in Echtzeit dargestellt und lässt sich einzelnen Anlagen zuordnen. Verfolge deinen Budgetverbrauch im zeitlichen Verlauf, z.B. Year-to-date oder Last-12-Months, und erkenne dadurch frühzeitig, wie sich dein Budget entwickelt. Diese Kostentransparenz erleichtert dir die Budgetplanung und Kostenschätzung.

Das Ergebnis? Ungeplante Budgetüberschreitungen und kurzfristige Sparmaßnahmen gehören der Vergangenheit an.

Passe deine Instandhaltungsstrategie vorausschauend an

Ob präventive oder korrektive Maßnahmen wirtschaftlicher sind, lässt sich nur beantworten, wenn deine Kosten systematisch und einheitlich erfasst werden. Verfolge die Kosten pro Auftragstyp, analysiere historische Kostenverläufe je Anlage und stelle Kosten über unterschiedliche Zeiträume hinweg gegenüber. So entscheidest du eindeutig, welche Instandhaltungsstrategie langfristig wirtschaftlicher ist. 

Das Ergebnis? Du verzeichnest weniger ungeplante Ausfälle von Anlagen und weniger teure “Feuerwehr”-Einsätze.

Minimiere Kosteneskalationen

Kostentreiber wie häufige Störungen, teure Ersatzteile und kostenintensive externe Dienstleistungen erkennst du deutlich früher als bisher, weil du die Gesamtkosten pro Anlage, den Budgetverbrauch rückwirkend und in Echtzeit im Blick hast. Statt Analysen zeitversetzt durchzuführen, sind die Berichte auf Knopfdruck verfügbar. 

Das Ergebnis? Wenn du dein Budget in Echtzeit überwachst, verminderst du das Risiko von explodierenden Kosten, die du nachträglich gegenüber dem Management rechtfertigen musst.

Steigere das Vertrauen von Management und Controlling 

Eine einheitliche Datenbasis („Single Source of Truth“) in einem digitalen und standardisierten System sorgt dafür, dass alle Beteiligten über dieselben Zahlen sprechen. Die Nachvollziehbarkeit einzelner Maßnahmen auf Auftragsebene und eine unveränderliche Kostenhistorie machen deine Instandhaltungskosten transparent, prüfbar und audit-sicher.

Das Ergebnis? Du kommst aufgrund der einheitlichen Datengrundlage zu schnelleren Entscheidungen mit der Führungsebene. 

Priorisiere Budget, Zeit und Ressourcen im Betriebsalltag

Der aktuelle Überblick über die Kosten pro Anlage, kumulierte Kosten aus mehreren Aufträgen und der Echtzeit-Einblick in den Budgetverbrauch ermöglicht es dir, Maßnahmen nach Kosten-Nutzen-Wirkung statt nach Dringlichkeit zu bewerten. 

Das Ergebnis? Kein “Verzetteln” mehr: Arbeitskräfte, Budget und Ersatzteile werden genau dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. 

Optimierung der Instandhaltungsstrategie: Durch Kostentransparenz teure Ausfälle verhindern

Durch eine genaue Kenntnis aller Kosten erkennst du frühzeitig, wo gezielte Investitionen teure Ausfälle, unnötige Reparaturen und Budgeteskalationen verhindern. Je genauer deine Datenbasis, desto zuverlässiger setzt du dein Budget, die Zeit und die Ressourcen gezielt dort ein, wo sie messbar Wirkung entfalten. Und dein Team profitiert von einer höheren Anlagenverfügbarkeit, weniger Dokumentationsaufwand und auf lange Sicht niedrigeren Instandhaltungskosten. 

Mit einem transparenten Überblick über die Kosten kannst du nicht nur heute zuverlässiger planen. Nutze die Datenbasis, um Prognosen zu erstellen und Trends für die Zukunft zu ermitteln. So lässt sich mittel- und langfristig eure Instandhaltungsstrategie noch besser an die Bedürfnisse eures Betriebs anpassen. 

Du möchtest erfahren, wie du durch den Einsatz einer modernen Instandhaltungssoftware wie remberg vollständige Kostentransparenz für deinen Bereich erzielst? Vereinbare jetzt deinen persönlichen Beratungstermin.